KSeF już nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury od 2026 roku! Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony?

• Co to jest KSeF?
• Kto korzysta z KSeF?
• Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?
• Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF? Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
• Możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem
• KSeF a PEF
• Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA fakultatywnie w KSeF

KSeF nie jest już przyszłością – to obowiązek, który wkrótce obejmie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Od 1 lutego 2026 r. fiskus przejmie pełną kontrolę nad fakturami – wszystkie dokumenty sprzedaży trafią do centralnego Krajowego Systemu e-Faktur. Najwięksi podatnicy, z obrotami powyżej 200 mln zł, wejdą do systemu jako pierwsi, a już od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie wszystkich pozostałych. To oznacza koniec swobody w wystawianiu tradycyjnych faktur i konieczność dostosowania się do nowych rygorów technicznych i prawnych. Choć przewidziano pewne wyłączenia, np. dla transakcji OSS czy biletów jednorazowych, w praktyce zdecydowana większość firm będzie musiała przestawić się na KSeF. Dla nieprzygotowanych oznacza to ryzyko chaosu, błędów i sankcji. A oto wyjaśnienia MF:

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny każdej wystawionej fakturze. Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
  - uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zgodnie z procedowanym aktualnie projektem ustawy KSeF 2.0 nastąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE: Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF? Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

1. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji

Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

WAŻNE: Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.

2. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji

Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.

• procedura OSS nieunijna
• procedura importu IOSS
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób

WAŻNE: W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

3. Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu: Projekt rozporządzenia) w tym między innymi:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
• świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
• świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
• • nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP
  • sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP

WAŻNE: Jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.

4. Czwartą grupę stanowią wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Uwaga: Materiał dotyczący wyłączeń wskazanych w pkt 4 został przygotowany w oparciu o założenia projektu ustawy KSeF 2.0, którego treść może ulec jeszcze modyfikacjom. Projekt dostępny jest na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem

Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, głównie dostawców mediów (energii, gazu), podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne i dostawców paliw wystawiających faktury o złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości od 1 lutego 2026 r., zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych.

Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.

KSeF a PEF

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu  w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.

Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną

Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA fakultatywnie w KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF.
Dla faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR(1).