E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

• E-faktura w KSeF: Definicja faktury ustrukturyzowanej
• Wzór faktury ustrukturyzowanej
• Jak wystawić e-fakturę w KSeF?
• Format pól w pliku faktury ustrukturyzowanej

Poniższy tekst pochodzi z Broszury informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3), przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Publikacja ma na celu przybliżenie przedsiębiorcom i podatnikom zmian w zakresie faktur ustrukturyzowanych, które od 1 lutego 2026 r. będą obowiązywać w nowym formacie FA(3). Broszura wyjaśnia definicję e-faktury, opisuje zasady wystawiania i odbierania dokumentów w systemie KSeF oraz wskazuje dostępne narzędzia bezpłatne i komercyjne umożliwiające prawidłowe wypełnienie faktur. Ponadto przedstawia szczegółowe informacje o strukturze pól w pliku XML, ich charakterze obowiązkowym, opcjonalnym i fakultatywnym, co ułatwia stosowanie przepisów w codziennej praktyce księgowej i podatkowej.

E-faktura w KSeF: Definicja faktury ustrukturyzowanej

Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie (art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz. U. z 2025 r. poz. 775).

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i odbierana za pomocą KSeF przy użyciu oprogramowania interfejsowego, w formie elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 ze zm.).

Wzór faktury ustrukturyzowanej

Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązuje od 1 września 2023 r. i będzie stosowana do 31 stycznia 2026 r. Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3). Nowy wzór uwzględnia propozycje zgłoszone przez przedsiębiorców, dostawców oprogramowania oraz przedstawicieli branży księgowej podczas konsultacji KSeF w 2024 r. Struktura FA(3) w wersji produkcyjnej jest dostępna pod adresem: https://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/

WAŻNE: Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r. stosuje się strukturę FA(3).

Oznacza to, że od tego dnia strukturę FA(3) wykorzystuje się również do:

• faktur korygujących, jeśli faktura pierwotna została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktur FA(2) lub FA(1),
• faktur rozliczających, gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktur FA(2) lub FA(1).

Jak wystawić e-fakturę w KSeF?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

• Aplikacja Podatnika KSeF – umożliwia korzystanie z KSeF podatnikom i upoważnionym podmiotom, zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i odbieranie e-faktur, podgląd dokumentów, pobranie UPO KSeF oraz weryfikację statusu wysyłki. https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
• Aplikacja Mobilna KSeF – pozwala na szybkie wystawianie i odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/aplikacja-mobilna-ksef/
• Aplikacja e-mikrofirma – umożliwia powiązanie konta z KSeF, wystawianie faktur, odbieranie dokumentów oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT bez ręcznego przepisywania danych. Dostępna w e-Urzędzie Skarbowym: https://urzadskarbowy.gov.pl

Fakturę ustrukturyzowaną można również wystawić przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF.

Format pól w pliku faktury ustrukturyzowanej

Ogólne zasady dotyczące formatu pól:

1. Format pliku: XML
2. Charakter pól (elementów) w pliku XML:
3. • Obligatoryjny – musi być wypełniony (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne). Obowiązek wynika z przepisów ustawy i struktury logicznej wzoru.
   • Opcjonalny – wypełnia się tylko, jeśli spełniony jest warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz). Nie jest wymagany dla poprawności semantycznej pliku.
   • Fakultatywny – wypełnienie nie jest wymagane ani przez ustawę, ani dla poprawności semantycznej (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersz). Może być wymagane przez inne akty prawne.

WAŻNE: Obligatoryjność pola zależy także od charakteru elementu, w którym występuje.

Przykład:

• Element Fa/Platnosc oraz wchodzący w jego skład element RachunekBankowy są fakultatywne.
• Jeśli podatnik wypełnia RachunekBankowy, należy również uzupełnić pole obligatoryjne NrRB.
• Jeśli element RachunekBankowy nie jest wypełniany, pole NrRB również pozostaje puste.

3. Pola znakowe są polami alfanumerycznymi. Dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr. Maksymalna ilość znaków wynosi co do zasady 256.

W przypadku pól GTIN, GTINZ maksymalna ilość znaków wynosi 20.

W przypadku pól CN, CNZ, Indeks, IndeksZ, OpisInnegoLadunku, OpisInnegoTransportu, PKOB, PKOBZ, PKWiU, PKWiUZ, UU_ID, UU_IDZ, Jednostka maksymalna ilość znaków wynosi W przypadku pola IDNabywcy maksymalna ilość znaków wynosi 32, a w przypadku pola IPKSeF 13.

W przypadku pól Nazwa, AdresL1 oraz AdresL2, P_7, P_7Z, LinkDoPlatnosci oraz znajdujących się w elemencie Zalacznik pól ZNaglowek, Akapit, Opis maksymalna ilość znaków wynosi 512.

4. Polskie znaki diakrytyczne muszą być wpisywane przy użyciu kodowania UTF-8. W polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. „/”, „– ”, „+”.

5. Pola kwotowe (numeryczne) służą do podania wartości liczbowej. Wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji). Jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki („ . ”).

6. Kwoty podawane są co do zasady z dokładnością do 2 miejsc po kropce – o ile występują (np. 12345.56).

W przypadku pól P_8B, P_12_XII, P_8BZ, P_12Z_XII, KursWaluty, KursWalutyZK, KursWalutyZW, KursWalutyZ, KursUmowny, Udzial, wartości podawane są z dokładnością do 6 miejsc po kropce – o ile występują.

Cenę jednostkową w polach P_9A, P_9B, P_9AZ oraz kwoty opustów lub obniżek prezentowane w polu P_10 można podawać z dokładnością do 8 miejsc po kropce.

7. Wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus („ –”).

8. Daty podawane są w formacie RRRR-MM-DD (np. 2026-02-01).

9. Wymóg podania daty i czasu dotyczy tylko jednego pola. Jest to pole opisujące datę i czas wytworzenia faktury. Datę i czas podaje się w formacie RRRR-MM-DDTGG:MM:SS (np.: 2026-02-01T09:30:47Z; gdzie T oznacza „Time”). Przy podawaniu czasu uniwersalnego (UTC) na końcu należy dodać literę „Z” (ZULU).

Ponadto w strukturze występują pola fakultatywne dotyczące czasu rozpoczęcia i zakończenia transportu (DataGodzRozpTransportu, DataGodzZakTransportu) wypełniane również w takim formacie.

10. Numery identyfikacji podatkowej ujęte w strukturze faktury ustrukturyzowanej należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających oraz poprzez wyodrębnienie literowego kodu kraju do osobnego pola przeznaczonego na ten kod.

WAŻNE: Polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrVatUE, ani w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID. Zobacz pełną treść broszury informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3).