Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

• Ustawa o KSeF: Zmiany i nowe funkcjonalności w KSeF – opublikowano ustawę
• Terminy wdrożenia KSeF – kto, kiedy i na jakich zasadach?
• Zwrot VAT – skrócony termin to realne wsparcie
• Nowe funkcjonalności w KSeF – tryb offline24 i okres przejściowy

Ustawa o KSeF: Zmiany i nowe funkcjonalności w KSeF – opublikowano ustawę

Od dawna zapowiadany projekt dotyczący obowiązkowych e-faktur wreszcie został sfinalizowany. 1 września 2025 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, której głównym celem jest pełne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają istotne znaczenie zarówno dla dużych korporacji, jak i mniejszych przedsiębiorców, ponieważ jasno określają harmonogram wejścia w życie obowiązkowego KSeF, przedstawiają nowe funkcjonalności systemu oraz wprowadzają zmiany w procedurach podatkowych.

Choć termin wdrożenia systemu był przedmiotem szerokiej debaty, ustawodawca ostatecznie potwierdził, że daty obowiązkowego KSeF pozostają bez zmian. Równocześnie przedsiębiorcy zyskali dodatkowe narzędzia i okresy przejściowe, które mają ułatwić dostosowanie się do nowej rzeczywistości.

Terminy wdrożenia KSeF – kto, kiedy i na jakich zasadach?

Zgodnie z nowelizacją, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF będzie wprowadzany etapowo, aby umożliwić podatnikom płynne przejście na nowy system. Szczegółowy harmonogram wygląda następująco:

• od 1 lutego 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla największych podmiotów, czyli podatników, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy,
• od 1 stycznia 2027 r. – do systemu włączą się także najmniejsi podatnicy, których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Warto dodać, że dla mikroprzedsiębiorców przewidziano specjalne rozwiązanie. W okresie od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą oni musieli wystawiać faktur elektronicznych, o ile ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy wskazanego progu 10 tys. zł brutto. To ważne udogodnienie, które pozwoli najmniejszym firmom zyskać więcej czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków.

Zwrot VAT – skrócony termin to realne wsparcie

Jedną z kluczowych zmian, jakie niesie ze sobą ustawa o KSeF, jest przyspieszenie procedury zwrotu podatku VAT. Dotychczasowy podstawowy termin wynosił 60 dni, co dla wielu przedsiębiorców oznaczało długi czas oczekiwania na odzyskanie należnych środków. Od teraz, dzięki nowelizacji, zwrot będzie następował już w ciągu 40 dni, czyli o jedną trzecią szybciej niż dotychczas.

To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla firm, które często borykają się z problemami płynności finansowej. Skrócenie terminu zwrotu VAT ma być jednym z elementów rekompensujących przedsiębiorcom dodatkowe obowiązki związane z wdrożeniem KSeF.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

Nowe funkcjonalności w KSeF – tryb offline24 i okres przejściowy

Nowelizacja przewiduje również szereg udogodnień technicznych dla podatników. Najważniejszym z nich jest możliwość korzystania z trybu KSeF offline24. Rozwiązanie to skierowane jest do przedsiębiorców, których specyfika działalności uniemożliwia wystawianie faktur w czasie rzeczywistym, np. z powodu braku stałego dostępu do internetu. W ramach trybu offline możliwe będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej bez połączenia z systemem, jednak dokument będzie musiał zostać przesłany do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Aby korzystać z tego trybu w okresie obowiązkowego KSeF, podatnik będzie musiał uzyskać specjalny certyfikat wystawcy faktury. Ma to zapewnić bezpieczeństwo i autentyczność wystawianych dokumentów.

Dodatkowo ustawodawca przewidział rozwiązania przejściowe:

• do końca 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących,
• do końca 2026 r. odroczone zostały także kary za błędy w obsłudze KSeF,
• w tym samym okresie przesunięto obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury.

Takie podejście ma zapewnić podatnikom bezpieczny czas adaptacji i ograniczyć ryzyko kosztownych błędów.

Podstawa prawna

Nowelizacja wprowadzająca zmiany w KSeF została przyjęta ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203). Jest to akt prawny, który modyfikuje wcześniejszą ustawę z 16 czerwca 2023 r. i nadaje jej nowy, bardziej rozbudowany kształt, dostosowany do wymogów pełnego wdrożenia e-faktur w Polsce.