Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury. Czy ktoś się w tym połapie?

• Cztery nowe formy faktury VAT od 2026 r.
• Jakie będą skutki "cudownego" rozmnożenia faktur?
• Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury
• Koncepcja obowiązkowego KSeF wymaga pilnej i zasadniczej zmiany. Trzeba w szczególności zadbać o poufność faktur

Cztery nowe formy faktury VAT od 2026 r.

Te cztery nowe formy faktury VAT, to:

1) faktury ustrukturyzowane (art. 2 pkt. 31a ustawa o VAT),
2) faktury elektroniczne fakultatywnie zastępujące te faktury w okresie, gdy wszystko będzie działać (art. 106nda i 106nha ustawy o VAT),
3) faktury elektroniczne wystawiane w razie tzw. niedostępności KSeF (art. 106n tej ustawy),
4) faktury elektroniczne wystawiane w trybie awaryjnym (art. 106n tej ustawy).

Faktury te będą musiały być obowiązkowo kodowane w przypadku ich „udostępnienia nabywcy poza KSeF”, przy czym w przypadku faktur wymienionych w pkt. 2), 3), 4) na każdej z tych faktur będą aż dwa kody: jeden „służący do weryfikacji faktury” (co to znaczy?) i drugi do „weryfikacji certyfikatu” (po co?).

Czyli każda z tych faktur ma dwa byty prawne: „w KSeF” i „poza KSeF”.

Jakie będą skutki "cudownego" rozmnożenia faktur?

Ci podatnicy, którzy jeszcze interesują się tymi przepisami, zadają pytanie: jeżeli są owe dwa byty prawne tych faktur, a zwłaszcza ten drugi byt w przypadku 1) można wielokrotnie „użyć poza KSeF”, to obiektywnie może powstać dowolna ilość egzemplarzy każdego z tych dokumentów, które będą potencjalnie znane nawet tysiącom podmiotów i każdy z tych dokumentów będzie odrębną „fakturą” w rozumieniu tej ustawy (oryginałem).

Czyli nowy cud w Kanie Galilejskiej – faktury VAT zostały rozmnożone. Jakie to będzie miało skutki praktyczne, a zwłaszcza jak to wykorzystają legalnie (i nielegalnie) podmioty zajmujące się „optymalizacją” tego podatku – nie chcę nawet pisać.

Ale spójrzmy na to praktycznie: refakturując koszty np. energii elektrycznej dołącza się do tej faktury kopie dokumentu źródłowego (kopie, a nie oryginał). W nowym systemie nie będzie kopii faktury tylko jej „udostępnienie” (na prawach oryginału!) i dokument ten („użyty poza KSeF”) dalej będzie hulać po sieci w dodatku z owymi kodami, co będzie dawało każdemu dostęp do KSeF.

Czy ktoś wyobraża sobie skutki tego pomysłu? Pojawi się skup faktur „udostępnionych” albo „użytych” poza KSeF, czyli wywiadownie gospodarcze (i nie tylko) będą dysponować miliardami oryginalnych dokumentów, które poprzez owe kody pozwalają na dostęp do KSeF.

Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury

Prawdopodobnie doszliśmy do istoty tego problemu: faktura VAT, jak każdy dokument biznesowy musi być i jest z istoty dokumentem poufnym, nawet objętym kontraktową tajemnicą handlową - w związku z tym musi być jasne i czytelne rozróżnienie między oryginałem tego dokumentu i jego kopią. Do oryginału mogą mieć dostęp tylko strony umowy: nabywca i odbiorca – osobom trzecim dokument ten nie powinien być znany; a jeśli już mogą wejść w jego posiadanie, to tylko w formie kopii. To elementarz wiedzy biznesowej i szkoda, że musimy go przypominać. „Użycie faktury poza KSeF” rodzi ryzyko (oczywiste!), że może powstać wiele „oryginałów” tego dokumentu nad którymi nikt nie będzie mieć kontroli.

Koncepcja obowiązkowego KSeF wymaga pilnej i zasadniczej zmiany. Trzeba w szczególności zadbać o poufność faktur

Nie jest to problem interpretacji przepisów, lecz ich koncepcji merytorycznej, która wymaga pilnej i zasadniczej rewizji. Pytanie, czy da się ją jeszcze poprawić. Sam pomysł wystawiania faktur poprzez KSeF jest z istoty błędny i dużo bardziej groźny niż np. krajowe odwrotne obciążenie w VAT, które nam podsunęła Unia Europejska jako sposób „uszczelniania” tego podatku (w latach 2011-2019). Warunkiem niezbędnym funkcjonowania tego podatku jest powszechny system fakturowania oraz rzetelność tych dokumentów. Dokumenty te zawierają miliardy poufnych danych, więc ustawodawca musi zapewnić bezpieczeństwo prawne wystawcom tych dokumentów.

Dostęp do nich mogą mieć tylko organy skarbowe, które obowiązuje nakaz zachowania tajemnicy skarbowej oraz organy ścigania, które obowiązuje tajemnicą śledztwa. Jeśli ktoś chciałby tworzyć centralny rejestr faktur, to przecież musi on spełniać jednocześnie trzy warunki:
1) do tego rejestru byłyby przekazywane wyłącznie tylko te informacje, które są niezbędne dla prowadzenia kontroli podatkowych (czyli wyciągi niektórych danych z faktur),
2) dostęp do tego rejestru dla organów skarbowych (tylko!) musi być ograniczony do określonych procedur chroniących prywatność obywateli i tajemnicę biznesową,
3) dane zgromadzone w tym rejestrze muszą być objęte bezwzględną tajemnicą skarbową.

Żadnej z tych przesłanek nie spełnia KSeF i będzie sabotowany przez podatników. Zresztą nie ma on żadnego sensu z punktu widzenia interesu publicznego. Po co gromadzić informacje o fakturach dotyczących czynności zwolnionych z VAT, objętych stawką 0% oraz niepodlegających opodatkowaniu? Po co gromadzić faktury, które dotyczą masowych czynności, gdzie prawdopodobieństwo wystąpienia oszustw jest wręcz marginalne, bo nikt nie odlicza na ich podstawie podatku naliczonego? Czy warto więc dalej upierać się przy tym pomyśle?

prof. dr hab. Witold Modzelewski,
Instytut Studiów Podatkowych