Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

• Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?
• Procedura zatwierdzania faktur w KSeF
• Uprawnienie do samofakturowania w KSeF
• Samofakturowanie a uprawnienia pośrednie
• Samofakturowanie a struktura logiczna FA(3)
• Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania

Samofakturowanie to procedura, w której fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca, zgodnie z art. 106d ustawy o VAT. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0, stosowanie samofakturowania wymaga wcześniejszego zawarcia umowy między stronami, określającej m.in. zasady wystawiania i zatwierdzania faktur.

System Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) umożliwia realizację tej procedury w formie elektronicznej, zapewniając bezpieczeństwo danych oraz pełną kontrolę nad nadawaniem i delegowaniem uprawnień. W praktyce możliwe są różne modele samofakturowania: zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące mogą być wystawiane przez nabywcę, a nabywca może wskazać osoby fizyczne lub podmioty trzecie do wystawiania faktur w swoim imieniu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawnie realizować obowiązki fakturowe, zachowując zgodność z przepisami i transparentność procesu, zgodnie z wytycznymi MF.

Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 106d ustawy, podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż. Warunkiem jest wcześniejsze zawarcie umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.

To procedura tzw. samofakturowania, w której fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca. System KSeF, służący do powszechnego e-fakturowania, umożliwia korzystanie z tej procedury.

Procedura zatwierdzania faktur w KSeF

Podstawą samofakturowania jest umowa zawarta pomiędzy stronami. W praktyce mogą występować różne modele, zgodne z obowiązującymi przepisami, np.:

• faktury pierwotne wystawia nabywca, a faktury korygujące – sprzedawca,
• zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące wystawia nabywca.

Warto pamiętać, że nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach samofakturowania nie oznacza, że wszystkie dokumenty muszą być tak wystawiane. System nie przewiduje możliwości ograniczenia tego prawa wyłącznie do wybranych faktur (np. pierwotnych). Takie ograniczenie może wynikać jedynie z ustaleń umownych między stronami.

Umowa powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę faktury – działającego w imieniu i na rzecz sprzedawcy – powinno nastąpić bezpośrednio przed wprowadzeniem dokumentu do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji wynika z ustaleń umownych stron transakcji i nie jest realizowany w KSeF.

Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację treści zaproponowanej treści pliku XML, tzw. „milcząca zgoda”).

Uprawnienie do samofakturowania w KSeF

Uprawnienia bezpośrednie

Podatnik (sprzedawca), posiadając pełen zakres uprawnień właścicielskich – w tym prawo do zarządzania uprawnieniami w KSeF – może wskazać nabywcę towarów lub usług jako uprawnionego do wystawiania faktur.

Nadanie uprawnienia przez osobę zarządzającą

Uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy) może nadać również osoba fizyczna posiadająca prawo do zarządzania uprawnieniami. To ona wskazuje nabywcę, który będzie wystawiał faktury w procedurze samofakturowania.

Wystawianie faktur w ramach samofakturowania przez osobę fizyczną wskazaną przez nabywcę samofakturującego

Nabywca (podatnik VAT czynny) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) do wystawiania faktur w ramach samofakturowania, może wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim kontekście. Wówczas ta osoba będzie mogła wystawiać również faktury w procedurze samofakturowania w imieniu tego nabywcy (samofakturującego).

Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) nie jest więc w szczególny sposób uprawniana do samofakturowania. Uprawnienie, które posiada od nabywcy tj. uprawnienie do wystawiania faktur, automatycznie pozwala na wystawianie faktur w procedurze samofakturowania, jeśli podatnik, od którego osoba fizyczna otrzymała uprawnienie, jest do tego jako nabywca uprawniony.

Samofakturowanie a uprawnienia pośrednie

Nabywca samofakturujący (partner) może nadać uprawnienie do wystawiania faktur podmiotowi z NIP i umożliwić mu pośrednie delegowanie tego uprawnienia. Podmiot z NIP może:

• nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur w ramach konkretnego partnera, które umożliwia także wystawianie faktur w imieniu tego partnera w procedurze samofakturowania (jeśli partner otrzymał takie uprawnienie),
• nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur w ramach wszystkich podatników (partnerów), które umożliwia także wystawianie faktur w imieniu partnerów w procedurze samofakturowania (jeśli partnerzy otrzymali takie uprawnienie).

Podmiot uprawniony przez nabywcę posiada więc uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje jednocześnie uprawnieniem do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).

Jeśli kilku partnerów (np. nabywców samofakturujących) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur tylko jednego spośród ww. partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie mogła wystawiać faktury wyłącznie w imieniu jednego partnera, w tym faktury wystawiane w jego imieniu w procedurze samofakturowania.

Jeśli kilku partnerów (np. nabywców samofakturujących) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur wszystkich partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie mogła wystawiać faktury wszystkich partnerów, w tym faktury wystawiane w ich imieniu w procedurze samofakturowania.

Samofakturowanie a struktura logiczna FA(3)

Faktury wystawione w procedurze samofakturowania charakteryzują się tym, że:

• dane sprzedawcy (mimo, że to nie on wystawia fakturę) zawarte są w części Podmiot1,
• dane nabywcy (wystawcy) zawarte są w części Podmiot2,
• faktura zawiera wartość „1” w polu P_17 - powyższy znacznik stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy. Zgodnie bowiem z powołanym przepisem, w przypadku faktur wystawionych w procedurze samofakturowania faktura powinna zawierać między innymi wyraz „samofakturowanie”.

Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania

Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania będą przechowywane w KSeF w kontekście nabywcy jak i sprzedawcy. Nabywca będzie miał dostęp wyłącznie do faktur tego sprzedawcy, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie oraz tych, które sprzedawca wystawił dla niego sam. Nabywca nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży tego podatnika, jak i faktur otrzymywanych przez niego od innych jego kontrahentów.

Nabywca nie ma obowiązku przekazania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur. Sprzedawca będzie miał bowiem dostęp w KSeF do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, ponieważ jest stroną transakcji (Podmiot1).

Więcej na ten temat w Podręczniku KSeF 2.0 Cz. III Dodatkowe funkcjonalności KSeF. Stan prawny na dzień: 1 lutego 2026 r.