Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?
REKLAMA
REKLAMA
Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.
- Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?
- Procedura zatwierdzania faktur w KSeF
- Uprawnienie do samofakturowania w KSeF
- Samofakturowanie a uprawnienia pośrednie
- Samofakturowanie a struktura logiczna FA(3)
- Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania
Samofakturowanie to procedura, w której fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca, zgodnie z art. 106d ustawy o VAT. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0, stosowanie samofakturowania wymaga wcześniejszego zawarcia umowy między stronami, określającej m.in. zasady wystawiania i zatwierdzania faktur.
REKLAMA
REKLAMA
System Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) umożliwia realizację tej procedury w formie elektronicznej, zapewniając bezpieczeństwo danych oraz pełną kontrolę nad nadawaniem i delegowaniem uprawnień. W praktyce możliwe są różne modele samofakturowania: zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące mogą być wystawiane przez nabywcę, a nabywca może wskazać osoby fizyczne lub podmioty trzecie do wystawiania faktur w swoim imieniu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawnie realizować obowiązki fakturowe, zachowując zgodność z przepisami i transparentność procesu, zgodnie z wytycznymi MF.
Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?
Zgodnie z art. 106d ustawy, podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż. Warunkiem jest wcześniejsze zawarcie umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
To procedura tzw. samofakturowania, w której fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca. System KSeF, służący do powszechnego e-fakturowania, umożliwia korzystanie z tej procedury.
REKLAMA
Procedura zatwierdzania faktur w KSeF
Podstawą samofakturowania jest umowa zawarta pomiędzy stronami. W praktyce mogą występować różne modele, zgodne z obowiązującymi przepisami, np.:
- faktury pierwotne wystawia nabywca, a faktury korygujące – sprzedawca,
- zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące wystawia nabywca.
Warto pamiętać, że nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach samofakturowania nie oznacza, że wszystkie dokumenty muszą być tak wystawiane. System nie przewiduje możliwości ograniczenia tego prawa wyłącznie do wybranych faktur (np. pierwotnych). Takie ograniczenie może wynikać jedynie z ustaleń umownych między stronami.
Umowa powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę faktury – działającego w imieniu i na rzecz sprzedawcy – powinno nastąpić bezpośrednio przed wprowadzeniem dokumentu do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji wynika z ustaleń umownych stron transakcji i nie jest realizowany w KSeF.
Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację treści zaproponowanej treści pliku XML, tzw. „milcząca zgoda”).
Uprawnienie do samofakturowania w KSeF
Uprawnienia bezpośrednie
Podatnik (sprzedawca), posiadając pełen zakres uprawnień właścicielskich – w tym prawo do zarządzania uprawnieniami w KSeF – może wskazać nabywcę towarów lub usług jako uprawnionego do wystawiania faktur.
Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień w ramach samofakturowania. Opis procesu:
- Podatnik X (jednoosobowa działalność gospodarcza) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym. Posiada pełen zakres uprawnień (w tym prawo do zarządzania uprawnieniami).
- Nadaje uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy – podatnikowi Y.
- Dzięki temu podatnik Y, po uwierzytelnieniu się w systemie w swoim kontekście, może wystawiać faktury, w których występuje jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca.
Nadanie uprawnienia przez osobę zarządzającą
Uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy) może nadać również osoba fizyczna posiadająca prawo do zarządzania uprawnieniami. To ona wskazuje nabywcę, który będzie wystawiał faktury w procedurze samofakturowania.
Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień w ramach samofakturowania. Opis procesu:
- Podatnik X (spółka z o.o.) uwierzytelnia się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Posiada pełen zakres uprawnień, w tym prawo do zarządzania. Nadaje uprawnienie do zarządzania osobie fizycznej Y (dyrektorowi finansowemu).
- Osoba fizyczna Y uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym w kontekście podatnika X i nadaje uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy – podatnikowi Z (innej spółce z o.o.).
- Dzięki temu podatnik Z, po uwierzytelnieniu się w systemie pieczęcią kwalifikowaną, może wystawiać faktury, w których występuje jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca.
Wystawianie faktur w ramach samofakturowania przez osobę fizyczną wskazaną przez nabywcę samofakturującego
Nabywca (podatnik VAT czynny) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) do wystawiania faktur w ramach samofakturowania, może wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim kontekście. Wówczas ta osoba będzie mogła wystawiać również faktury w procedurze samofakturowania w imieniu tego nabywcy (samofakturującego).
Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) nie jest więc w szczególny sposób uprawniana do samofakturowania. Uprawnienie, które posiada od nabywcy tj. uprawnienie do wystawiania faktur, automatycznie pozwala na wystawianie faktur w procedurze samofakturowania, jeśli podatnik, od którego osoba fizyczna otrzymała uprawnienie, jest do tego jako nabywca uprawniony.
Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień w ramach samofakturowania. Opis procesu:
- podatnik X (spółka z o.o.) uwierzytelnia się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami), nadaje uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy (podatnikowi Y– jednoosobowej działalności gospodarczej); dzięki temu podatnik Y po uwierzytelnieniu się w systemie (podpisem kwalifikowanym) w swoim kontekście będzie mógł wystawiać m. in. faktury, w których wystąpi jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca,
- podatnik Y (jednoosobowa działalność gospodarcza) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym w swoim kontekście, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami we własnym imieniu) oraz uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika X; podatnik Y wskazuje osobę fizyczną (swojego pracownika) jako osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim imieniu, dzięki temu osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie (np. podpisem kwalifikowanym) w kontekście podatnika Y będzie mogła wystawiać zarówno faktury, w których podatnik Y wystąpi jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca (samofakturowanie), jak również faktury, w których podatnik Y występuje jako sprzedawca.
Samofakturowanie a uprawnienia pośrednie
Nabywca samofakturujący (partner) może nadać uprawnienie do wystawiania faktur podmiotowi z NIP i umożliwić mu pośrednie delegowanie tego uprawnienia. Podmiot z NIP może:
- nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur w ramach konkretnego partnera, które umożliwia także wystawianie faktur w imieniu tego partnera w procedurze samofakturowania (jeśli partner otrzymał takie uprawnienie),
- nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur w ramach wszystkich podatników (partnerów), które umożliwia także wystawianie faktur w imieniu partnerów w procedurze samofakturowania (jeśli partnerzy otrzymali takie uprawnienie).
Podmiot uprawniony przez nabywcę posiada więc uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje jednocześnie uprawnieniem do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).
Jeśli kilku partnerów (np. nabywców samofakturujących) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur tylko jednego spośród ww. partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie mogła wystawiać faktury wyłącznie w imieniu jednego partnera, w tym faktury wystawiane w jego imieniu w procedurze samofakturowania.
Jeśli kilku partnerów (np. nabywców samofakturujących) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur wszystkich partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie mogła wystawiać faktury wszystkich partnerów, w tym faktury wystawiane w ich imieniu w procedurze samofakturowania.
Samofakturowanie a struktura logiczna FA(3)
Faktury wystawione w procedurze samofakturowania charakteryzują się tym, że:
- dane sprzedawcy (mimo, że to nie on wystawia fakturę) zawarte są w części Podmiot1,
- dane nabywcy (wystawcy) zawarte są w części Podmiot2,
- faktura zawiera wartość „1” w polu P_17 - powyższy znacznik stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy. Zgodnie bowiem z powołanym przepisem, w przypadku faktur wystawionych w procedurze samofakturowania faktura powinna zawierać między innymi wyraz „samofakturowanie”.
Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania
Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania będą przechowywane w KSeF w kontekście nabywcy jak i sprzedawcy. Nabywca będzie miał dostęp wyłącznie do faktur tego sprzedawcy, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie oraz tych, które sprzedawca wystawił dla niego sam. Nabywca nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży tego podatnika, jak i faktur otrzymywanych przez niego od innych jego kontrahentów.
Nabywca nie ma obowiązku przekazania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur. Sprzedawca będzie miał bowiem dostęp w KSeF do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, ponieważ jest stroną transakcji (Podmiot1).
Więcej na ten temat w Podręczniku KSeF 2.0 Cz. III Dodatkowe funkcjonalności KSeF. Stan prawny na dzień: 1 lutego 2026 r.
REKLAMA
© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.
REKLAMA
