REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?
Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?
INFOR

REKLAMA

REKLAMA

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

rozwiń >

Samofakturowanie to procedura, w której fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca, zgodnie z art. 106d ustawy o VAT. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0, stosowanie samofakturowania wymaga wcześniejszego zawarcia umowy między stronami, określającej m.in. zasady wystawiania i zatwierdzania faktur.

REKLAMA

REKLAMA

System Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) umożliwia realizację tej procedury w formie elektronicznej, zapewniając bezpieczeństwo danych oraz pełną kontrolę nad nadawaniem i delegowaniem uprawnień. W praktyce możliwe są różne modele samofakturowania: zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące mogą być wystawiane przez nabywcę, a nabywca może wskazać osoby fizyczne lub podmioty trzecie do wystawiania faktur w swoim imieniu. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą sprawnie realizować obowiązki fakturowe, zachowując zgodność z przepisami i transparentność procesu, zgodnie z wytycznymi MF.

Samofakturowanie w KSeF – co warto wiedzieć?

Zgodnie z art. 106d ustawy, podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące sprzedaż. Warunkiem jest wcześniejsze zawarcie umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy.

To procedura tzw. samofakturowania, w której fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca. System KSeF, służący do powszechnego e-fakturowania, umożliwia korzystanie z tej procedury.

REKLAMA

Procedura zatwierdzania faktur w KSeF

Podstawą samofakturowania jest umowa zawarta pomiędzy stronami. W praktyce mogą występować różne modele, zgodne z obowiązującymi przepisami, np.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • faktury pierwotne wystawia nabywca, a faktury korygujące – sprzedawca,
  • zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące wystawia nabywca.

Warto pamiętać, że nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach samofakturowania nie oznacza, że wszystkie dokumenty muszą być tak wystawiane. System nie przewiduje możliwości ograniczenia tego prawa wyłącznie do wybranych faktur (np. pierwotnych). Takie ograniczenie może wynikać jedynie z ustaleń umownych między stronami.

Umowa powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę faktury – działającego w imieniu i na rzecz sprzedawcy – powinno nastąpić bezpośrednio przed wprowadzeniem dokumentu do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji wynika z ustaleń umownych stron transakcji i nie jest realizowany w KSeF.

Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację treści zaproponowanej treści pliku XML, tzw. „milcząca zgoda”).

Uprawnienie do samofakturowania w KSeF

Uprawnienia bezpośrednie

Podatnik (sprzedawca), posiadając pełen zakres uprawnień właścicielskich – w tym prawo do zarządzania uprawnieniami w KSeF – może wskazać nabywcę towarów lub usług jako uprawnionego do wystawiania faktur.

Przykład

Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień w ramach samofakturowania. Opis procesu:

  1. Podatnik X (jednoosobowa działalność gospodarcza) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym. Posiada pełen zakres uprawnień (w tym prawo do zarządzania uprawnieniami).
  2. Nadaje uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy – podatnikowi Y.
  3. Dzięki temu podatnik Y, po uwierzytelnieniu się w systemie w swoim kontekście, może wystawiać faktury, w których występuje jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca.

Nadanie uprawnienia przez osobę zarządzającą

Uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy) może nadać również osoba fizyczna posiadająca prawo do zarządzania uprawnieniami. To ona wskazuje nabywcę, który będzie wystawiał faktury w procedurze samofakturowania.

Przykład

Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień w ramach samofakturowania. Opis procesu:

  1. Podatnik X (spółka z o.o.) uwierzytelnia się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Posiada pełen zakres uprawnień, w tym prawo do zarządzania. Nadaje uprawnienie do zarządzania osobie fizycznej Y (dyrektorowi finansowemu).
  2. Osoba fizyczna Y uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym w kontekście podatnika X i nadaje uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy – podatnikowi Z (innej spółce z o.o.).
  3. Dzięki temu podatnik Z, po uwierzytelnieniu się w systemie pieczęcią kwalifikowaną, może wystawiać faktury, w których występuje jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca.

Wystawianie faktur w ramach samofakturowania przez osobę fizyczną wskazaną przez nabywcę samofakturującego

Nabywca (podatnik VAT czynny) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) do wystawiania faktur w ramach samofakturowania, może wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim kontekście. Wówczas ta osoba będzie mogła wystawiać również faktury w procedurze samofakturowania w imieniu tego nabywcy (samofakturującego).

Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) nie jest więc w szczególny sposób uprawniana do samofakturowania. Uprawnienie, które posiada od nabywcy tj. uprawnienie do wystawiania faktur, automatycznie pozwala na wystawianie faktur w procedurze samofakturowania, jeśli podatnik, od którego osoba fizyczna otrzymała uprawnienie, jest do tego jako nabywca uprawniony.

Przykład

Przykładowy przebieg procesu nadawania uprawnień w ramach samofakturowania. Opis procesu:

  1. podatnik X (spółka z o.o.) uwierzytelnia się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami), nadaje uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy (podatnikowi Y– jednoosobowej działalności gospodarczej); dzięki temu podatnik Y po uwierzytelnieniu się w systemie (podpisem kwalifikowanym) w swoim kontekście będzie mógł wystawiać m. in. faktury, w których wystąpi jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca,
  2. podatnik Y (jednoosobowa działalność gospodarcza) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym w swoim kontekście, posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami we własnym imieniu) oraz uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika X; podatnik Y wskazuje osobę fizyczną (swojego pracownika) jako osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim imieniu, dzięki temu osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie (np. podpisem kwalifikowanym) w kontekście podatnika Y będzie mogła wystawiać zarówno faktury, w których podatnik Y wystąpi jako nabywca, a podatnik X jako sprzedawca (samofakturowanie), jak również faktury, w których podatnik Y występuje jako sprzedawca.

Samofakturowanie a uprawnienia pośrednie

Nabywca samofakturujący (partner) może nadać uprawnienie do wystawiania faktur podmiotowi z NIP i umożliwić mu pośrednie delegowanie tego uprawnienia. Podmiot z NIP może:

  • nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur w ramach konkretnego partnera, które umożliwia także wystawianie faktur w imieniu tego partnera w procedurze samofakturowania (jeśli partner otrzymał takie uprawnienie),
  • nadać uprawnienie osobie fizycznej (np. swojemu pracownikowi) do wystawiania faktur w ramach wszystkich podatników (partnerów), które umożliwia także wystawianie faktur w imieniu partnerów w procedurze samofakturowania (jeśli partnerzy otrzymali takie uprawnienie).

Podmiot uprawniony przez nabywcę posiada więc uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje jednocześnie uprawnieniem do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).

Jeśli kilku partnerów (np. nabywców samofakturujących) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur tylko jednego spośród ww. partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie mogła wystawiać faktury wyłącznie w imieniu jednego partnera, w tym faktury wystawiane w jego imieniu w procedurze samofakturowania.

Jeśli kilku partnerów (np. nabywców samofakturujących) nada danemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur, a podmiot ten (np. biuro rachunkowe) nada uprawnienie osobie fizycznej do wystawiania faktur wszystkich partnerów, to ww. osoba fizyczna będzie mogła wystawiać faktury wszystkich partnerów, w tym faktury wystawiane w ich imieniu w procedurze samofakturowania.

Samofakturowanie a struktura logiczna FA(3)

Faktury wystawione w procedurze samofakturowania charakteryzują się tym, że:

  • dane sprzedawcy (mimo, że to nie on wystawia fakturę) zawarte są w części Podmiot1,
  • dane nabywcy (wystawcy) zawarte są w części Podmiot2,
  • faktura zawiera wartość „1” w polu P_17 - powyższy znacznik stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy. Zgodnie bowiem z powołanym przepisem, w przypadku faktur wystawionych w procedurze samofakturowania faktura powinna zawierać między innymi wyraz „samofakturowanie”.

Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania

Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania będą przechowywane w KSeF w kontekście nabywcy jak i sprzedawcy. Nabywca będzie miał dostęp wyłącznie do faktur tego sprzedawcy, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie oraz tych, które sprzedawca wystawił dla niego sam. Nabywca nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży tego podatnika, jak i faktur otrzymywanych przez niego od innych jego kontrahentów.

Nabywca nie ma obowiązku przekazania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur. Sprzedawca będzie miał bowiem dostęp w KSeF do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, ponieważ jest stroną transakcji (Podmiot1).

Więcej na ten temat w Podręczniku KSeF 2.0 Cz. III Dodatkowe funkcjonalności KSeF. Stan prawny na dzień: 1 lutego 2026 r.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA