REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.
INFOR

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Od kilku lat w zamówieniach publicznych obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów, a od 2026 r. czeka nas istotna zmiana – pełna integracja Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą wystawiać faktury ustrukturyzowane już nie tylko w PEF, ale również w KSeF, który stanie się centralnym narzędziem do obsługi tego typu dokumentów.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

W praktyce nowe przepisy obejmą wszystkie transakcje B2G (Business-to-Government), czyli współpracę firm z podmiotami publicznymi. Od 1 lutego 2026 r. (a w przypadku mniejszych podatników od 1 kwietnia 2026 r.) faktury przesyłane w ramach zamówień publicznych będą musiały spełniać wymagania określone w normie EN-16931-1:2017, a ich obsługa techniczna będzie możliwa dzięki integracji systemów PEF i KSeF.

W najnowszym Podręczniku KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak będzie wyglądał proces wystawiania, przesyłania i odbierania faktur PEF w KSeF, jakie ograniczenia techniczne będą obowiązywać oraz jakie korzyści płyną z centralizacji systemów. To szczególnie ważne informacje dla przedsiębiorców oraz instytucji publicznych, które muszą przygotować się na nadchodzące zmiany.

Faktury ustrukturyzowane wystawiane w zamówieniach publicznych

Od kwietnia 2019 r. obowiązują przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.). Ustawa ta reguluje zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych przy użyciu Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

REKLAMA

PEF to system teleinformatyczny umożliwiający odbieranie i wysyłanie faktur elektronicznych oraz dokumentów na linii zamawiający – wykonawca. Korzystają z niego m.in. urzędy zobowiązane do przyjmowania ustrukturyzowanych faktur, a także wykonawcy zamówień publicznych – firmy świadczące usługi lub dostarczające towary podmiotom publicznym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Warto podkreślić, że zamawiający, np. urząd, nie może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej związanej z realizacją zamówienia publicznego.

KSeF a PEF

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu definiuje ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną jako dokument spełniający wymagania umożliwiające jego przesyłanie za pośrednictwem PEF. Z kolei w ustawie o VAT wskazano, że faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w KSeF z numerem identyfikującym ją w tym systemie.

Do czasu pełnego wdrożenia KSeF oba systemy – KSeF i PEF – funkcjonowały oddzielnie, a faktury z PEF nie mogły być przesyłane do KSeF. Zmieni się to wraz z obowiązkowym wprowadzeniem KSeF od 1 lutego 2026 r. (dla mniejszych podatników od 1 kwietnia 2026 r.). Od tego momentu obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie również transakcje B2G (Business-to-Government), czyli relacje przedsiębiorców z administracją publiczną.

Zgodnie z nowym art. 106gb ust. 7 ustawy, ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną będzie faktura:

  • przesłana za pośrednictwem PEF lub systemu OpenPEPPOL,
  • zgodna z normą europejską EN-16931-1:2017,
  • po wprowadzeniu do KSeF i nadaniu jej numeru identyfikującego.
Ważne

Od 1 lutego 2026 r. systemy KSeF i PEF zostaną zintegrowane.

W przypadku faktur wystawianych w zamówieniach publicznych zastosowanie będzie miała norma europejska EN-16931-1:2017. Oznacza to, że w tym przypadku nie będzie stosowana struktura FA(3).

KSeF będzie przyjmował wyłącznie następujące rodzaje faktur z PEF:

  • faktura PEF,
  • faktura specjalizowana,
  • faktura korygująca PEF.

Techniczne aspekty związane z obsługą faktur PEF w KSeF

Rejestracja dostawcy usług Peppol

Zgodnie z projektem rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (proces legislacyjny w toku: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12379252) , uprawnienia do wystawiania faktur w systemie posiada podmiot upoważniony przez podatnika do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, który zapewnia komunikację w ramach sieci Peppol, zarządzanej przez stowarzyszenie OpenPEPPOL. Taki podmiot jest certyfikowanym dostawcą usług Peppol i posługuje się unikalnym identyfikatorem w sieci (tzw. identyfikatorem brokera Peppol).

Rejestracja dostawcy usług Peppol w KSeF będzie możliwa poprzez przekazanie do systemu pliku rejestracyjnego podpisanego ważnym certyfikatem. Plik ten zawierać będzie dane identyfikacyjne – nazwę lub imię i nazwisko oraz identyfikator brokera Peppol. Mechanizm rejestracji w KSeF zapewnia weryfikację tożsamości podmiotu i sprawdzenie aktualności jego statusu jako certyfikowanego dostawcy usług Peppol.

Aby podatnik mógł nadać lub odebrać uprawnienia takiemu podmiotowi, konieczne będzie wskazanie jego numeru identyfikacyjnego oraz nazwy. Uprawnienia nadawane będą w ramach KSeF drogą elektroniczną po uwierzytelnieniu się podatnika, a także przez osoby fizyczne zarządzające jego uprawnieniami. Co ważne, uprawnienia te nie będą nadawane przez zawiadomienie ZAW-FA.

Proces wysyłki faktury

Aby przesłać fakturę PEF do KSeF, konieczne będzie wykonanie następujących kroków:

  • dostawca usług Peppol uwierzytelnia się w systemie,
  • po weryfikacji zgodności pliku xml ze wzorem struktury logicznej PEF (zgodnym z normą europejską) dostawca przesyła fakturę do KSeF,
  • system sprawdza zgodność NIP sprzedawcy z NIP-em kontekstu, który nadał uprawnienie do wystawiania faktur PEF,
  • faktura jest przetwarzana, otrzymuje numer KSeF, a dostawca może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Ograniczenie metod wysyłki

Faktury PEF będą mogły być przesyłane do KSeF wyłącznie w sesji interaktywnej. Wysyłka wsadowa nie będzie możliwa.

Otrzymywanie faktur PEF przez nabywcę

Integracja KSeF i PEF przyniesie korzyści zarówno podatnikom, jak i administracji skarbowej. Użytkownicy PEF zyskają dostęp do usług KSeF, takich jak:

  • walidacja semantyczna e-Faktur,
  • przechowywanie i dostęp do faktur w systemie,
  • weryfikacja poprawności faktur.

Administracja podatkowa otrzyma w uzasadnionych sytuacjach dostęp do wszystkich e-Faktur – niezależnie od tego, czy zostały wystawione w standardzie PEF, czy KSeF.

Faktura przesłana do KSeF będzie dostępna dla sprzedawcy i nabywcy bez dodatkowych ograniczeń. Dokumenty PEF przechowywane będą w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione – analogicznie jak w przypadku faktur w strukturze FA(3).

Źródło: Podręcznik KSeF 2.0 Cz. IV KSeF w JST i GV Pozostałe modele uprawnień. Stan prawny na dzień: 1 lutego 2026 r.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA