Weryfikacja kontrahentów: jak działa STIR (kiedy blokada konta bankowego) i co grozi za brak sprawdzenia rachunku na białej liście podatników VAT?

• Mechanizmy i cele wdrożenia systemu STIR
• Blokada rachunku bankowego
• Biała lista podatników VAT – zakres, obowiązki i sankcje
• Zachowanie należytej staranności
• Proces weryfikacji rachunku
• Narzędzia do weryfikacji rachunku

Mechanizmy i cele wdrożenia systemu STIR

Głównymi celami powstania STIR są ograniczenie wyłudzeń podatku VAT i prostsza weryfikacja partnerów biznesowych. System pozwala na monitorowanie rachunków firmowych oraz transakcji zawieranych w obrocie gospodarczym. Co ważne, organy Krajowej Administracji Skarbowej mogą wykorzystywać dane pozyskane dzięki jego pracy nawet bez formalnego wszczęcia postępowania karnego skarbowego. STIR analizuje dane uzyskane z banków i SKOK-ów, wyszukując firmy, które mogą być zaangażowane w nielegalne działania finansowe.

W praktyce system przetwarza dane z ponad 5 milionów kont bankowych przedsiębiorców oraz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o VAT. Procedura kontroli nie obejmuje rachunków osób prywatnych, które takiej działalności nie prowadzą. Fiskus wykorzystuje STIR do analizy transakcji bankowych, oraz do wykrywania powiązań pomiędzy podatnikami. Jego działaniami sterują algorytmy wspierane narzędziami sztucznej inteligencji.

Blokada rachunku bankowego

Blokada rachunku w systemie STIR następuje decyzją Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, gdy analiza danych wskazuje na wysokie ryzyko wykorzystania konta do wyłudzeń podatkowych. Po otrzymaniu takiej decyzji Bank lub SKOK niezwłocznie wstrzymuje możliwość dysponowania środkami na okres do 72 godzin. W uzasadnionych przypadkach blokada może zostać przedłużona maksymalnie do 3 miesięcy. Celem takiego działania jest zabezpieczenie środków przed ich wyprowadzeniem i ochrona interesów Skarbu Państwa.

Biała lista podatników VAT – zakres, obowiązki i sankcje

Biała lista podatników VAT to wykaz rachunków bankowych należących do podatników VAT zarejestrowanych przez naczelników urzędów skarbowych. Obejmuje także rachunki wykreślone z tej listy oraz podmioty przywrócone do rejestru.

Zapłata na rachunek, który nie widnieje w wykazie, wiąże się z poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Brak weryfikacji rachunku naraża przedsiębiorcę także na zarzut niedochowania należytej staranności.

Jeśli przedsiębiorca zapłaci swojemu kontrahentowi powyżej 15 tys. zł na rachunek inny niż wskazany w oficjalnym wykazie:
- nie będzie mógł zaliczyć tej kwoty (lub jej części) do kosztów uzyskania przychodu,
- poniesie solidarną odpowiedzialność z kontrahentem za niezapłacony podatek VAT – w części proporcjonalnej do tej transakcji.

Z tych sankcji można się jednak uwolnić, jeśli w ciągu 7 dni od dokonania przelewu na niewłaściwy rachunek przedsiębiorca złoży zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego.

Zachowanie należytej staranności

Zachowanie należytej staranności w transakcjach między przedsiębiorcami wiąże się z działaniem z taką ostrożnością, jakiej można oczekiwać od rzetelnego uczestnika obrotu gospodarczego. W praktyce chodzi o to, by podatnik przed dokonaniem płatności sprawdził swojego partnera biznesowego i upewnił się, że nie bierze udziału w fikcyjnych lub ryzykownych transakcjach. W kontekście podatku VAT oznacza to w szczególności weryfikację kontrahenta w rejestrze podatników VAT oraz sprawdzenie numeru rachunku bankowego na białej liście. Działanie to potwierdza, że przedsiębiorca dochował należytej staranności i nie przyczynił się do ewentualnego oszustwa podatkowego.

Proces weryfikacji rachunku

Publiczny wykaz rachunków bankowych w postaci białej listy oraz mechanizm STIR wspólnie uszczelniają obrót gospodarczy – STIR od strony instytucji finansowych, a biała lista od strony przedsiębiorców.

Oba systemy się uzupełniają. Banki, które przekazują dane do STIR-u, korzystają z tych samych informacji, które trafiają do białej listy.

Dzięki temu:
1) STIR wie, które rachunki są firmowe i zarejestrowane,
2) Biała lista pokazuje przedsiębiorcom tylko te rachunki, które STIR „widzi” jako prawidłowe i aktywne

Przedsiębiorca, który zamierza zapłacić kontrahentowi kwotę powyżej 15 tys. zł, powinien wejść na stronę Ministerstwa Finansów i w wyszukiwarce białej listy wpisać NIP oraz numer rachunku, na który planuje dokonać przelewu. Należy także wskazać datę płatności, ponieważ dane na liście są aktualizowane codziennie. Jeśli rachunek widnieje w wykazie, oznacza to, że został potwierdzony przez system STIR – czyli przez banki i SKOK-i, które przekazują do administracji skarbowej aktualne informacje o rachunkach przedsiębiorców. Taka weryfikacja potwierdza, że płatność może być wykonana bez ryzyka podatkowego.

Narzędzia do weryfikacji rachunku

Ocena rzetelności partnera biznesowego jest możliwa nie tylko na stronie MF, ale również za pośrednictwem systemów do wystawiania faktur. Jednym z nich jest mOrganizer finansów. Jak podkreśla Magdalena Kurowska z biura rachunkowego OFFICITY Sp. z o. o.:
- Podatnicy, którzy wystawiają faktury w mOrganizerze finansów, mają możliwość szybkiego sprawdzenia rachunku kontrahenta na białej liście podatników VAT. Dzięki połączeniu z bazą danych Ministerstwa Finansów weryfikacja odbywa się automatycznie, co zapewnia klientom spokój i bezpieczeństwo. Co ważne, funkcja ta będzie dostępna również w 2026 r. Dzięki możliwości integracji mOrganizera z KSeF, pozostanie on wygodną i intuicyjną aplikacją do wystawiania faktur, także po wdrożeniu pełnej cyfryzacji dokumentów.

Weryfikacja kontrahentów, choć dla wielu przedsiębiorców może wydawać się dodatkowym obowiązkiem, w praktyce stanowi wyraz przezorności i ostrożności w prowadzeniu biznesu. Regularne korzystanie z białej listy i analiza transakcji w systemie STIR dają pewność, że współpraca odbywa się uczciwie i zgodnie z prawem. To także skuteczna ochrona przed sankcjami i utratą środków, która wzmacnia bezpieczeństwo finansowe firmy i buduje zaufanie w relacjach gospodarczych.

Autorzy:
Magdalena Kurowska, OFFICITY Sp. z o. o.
OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych