Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

• Jak działa tryb awaryjny KSeF w praktyce?
• Jaka data faktury wystawionej poza KSeF?
• Kto skorzysta z trybu awaryjnego KSeF?
• Dlaczego tryb awaryjny w KSeF jest tak ważny?

Jak działa tryb awaryjny KSeF w praktyce?

Ministerstwo Finansów będzie publikować komunikaty o awarii Krajowego Systemu e-Faktur w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Dzięki temu podatnicy będą mieli pewność, że mogą skorzystać z tego trybu.

Jak to działa w praktyce? Podatnik wystawia fakturę w postaci elektronicznej, zgodnie ze strukturą, i wskazuje datę jej wystawienia w polu P_1. Oznacza to, że faktura jest wystawiana tak jak w trybie online – nie można np. podczas awarii wystawić faktury papierowej. Różnicą jest to, że faktura może być przekazana klientowi w uzgodniony sposób, np. elektronicznie, w formie PDF, a nawet papierowo, tj. wydrukowana, zanim wyślemy ją faktycznie do KSeF.

Po zakończeniu awarii przedsiębiorca ma jednak 7 dni roboczych na dosłanie faktury do systemu, aby nadać jej numer KSeF. Jeżeli w trakcie trwającej awarii zostanie ogłoszona kolejna, termin liczy się od zakończenia tej ostatniej, o ile wcześniej, tj. pomiędzy awariami, nie wysłaliśmy jej.

Jaka data faktury wystawionej poza KSeF?

Dla nabywcy w przypadku awarii datą otrzymania faktury jest dzień udostępnienia faktury poza KSeF, o ile została przekazana przed przesłaniem jej do KSeF. W przypadku, gdyby taka faktura nie została udostępniona wcześniej, datą otrzymania będzie ta określona na zasadach ogólnych, a więc nadania fakturze numeru KSeF.

Dla kupującego może to mieć istotne znaczenie, chociażby w celu ustalenia daty odliczenia podatku VAT. Faktury wystawione poza systemem KSeF muszą być oznaczone dwoma kodami QR:

• „OFFLINE” – umożliwiającym weryfikację treści,
• „CERTYFIKAT” – potwierdzającym tożsamość wystawcy.

Kto skorzysta z trybu awaryjnego KSeF?

W praktyce każdy przedsiębiorca. Najczęściej będą to jednak branże wystawiające dużą liczbę dokumentów dziennie, gdzie zatrzymanie fakturowania choćby na kilka godzin mogłoby wprowadzić chaos w firmie. Hurtownie, sieci handlowe czy firmy logistyczne nie mogą sobie pozwolić na przestoje, dlatego możliwość wystawiania faktur w czasie awarii jest dla nich kluczowa. Skorzystają także przedsiębiorcy mobilni – firmy serwisowe, transportowe czy eventowe – którzy działają w terenie i muszą obsługiwać klientów niezależnie od dostępności systemu.

Warto zwrócić uwagę, że w niektórych przypadkach przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawienia faktury. Stanie się tak np., gdy umowa pomiędzy kontrahentami jasno określa, że do danego dnia faktura musi być wystawiona, np. ostatniego dnia miesiąca, niezależnie od dostępności KSeF. Po drugie – gdy mija termin ustawowy na wystawienie faktury. Zgodnie z przepisami faktura musi być wystawiona do 15. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.

Dlaczego tryb awaryjny w KSeF jest tak ważny?

Tryb awaryjny to zapewnienie możliwości ciągłości fakturowania, wywiązania się z umowy, jak i dopełnienie obowiązków wynikających z przepisów. Ważne jest, żeby pamiętać o 7-dniowym terminie przesłania faktury do KSeF i poprawności struktury przy wystawianiu faktury. Niedosłanie faktury do KSeF albo wystawienie faktury w nieodpowiedniej strukturze grozi karą. Przy czym kary będą obowiązywały dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt