KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności gospodarczych

• KSeF: Kluczowa data dla JDG – już od 1 lutego 2026 roku
• Nowe podejście do fakturowania dla JDG - co tak naprawdę zmieni KSeF?
• Wyzwania dla przedsiębiorców na JDG! KSeF to przede wszystkim zmiana mentalna
• Już czas na przygotowanie do obowiązkowego KSeF!

KSeF: Kluczowa data dla JDG – już od 1 lutego 2026 roku

Wbrew powszechnym informacjom, dla JDG kluczową datą jest już 1 lutego 2026 roku. To od tego dnia każdy przedsiębiorca, niezależnie od skali działalności, będzie zobowiązany do korzystania z KSeF. W tej dacie przedsiębiorcy muszą już odbierać faktury od największych firm, ale również od firm, które także zaczną wystawiać faktury od tego dnia.

Etapowość KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur i, zgodnie z przepisami, od 1 lutego 2026 obowiązek obejmuje dużych podatników (powyżej 200 mln zł obrotu w 2024 roku). Natomiast od 1 kwietnia 2026 – pozostałe firmy. Przepisy przewidują też, że firmy z przychodami miesięcznymi na fakturze do 10 tys. zł mogą opóźnić obowiązek wystawiania faktur do końca 2026 r.

Niezależnie jednak od tego, każda, nawet najmniejsza firma, z KSeF zetknie się już wcześniej. Przykładem może być zatankowanie pojazdu już w lutym czy też faktura za media, bo przecież praktycznie każdy przedsiębiorca posiada chociażby telefon. Dlatego też już dziś warto zastanowić się nie tylko nad tym, jak będą wystawiane faktury, ale również nad tym, jak odbierać faktury kosztowe – czy przez aplikację podatnika, czy system zewnętrzny.

Nowe podejście do fakturowania dla JDG - co tak naprawdę zmieni KSeF?

Dla wielu JDG KSeF wymusi nowe podejście do fakturowania. Nie wystarczy już PDF wysyłany e-mailem czy dokument przechowywany w segregatorze. Wszystko będzie odbywać się cyfrowo, a dostęp do faktur zapewni sam system. To wygoda, bo faktury będą archiwizowane przez 10 lat i nigdy nie zaginą, ale jednocześnie wymaga to od przedsiębiorcy opanowania nowych narzędzi.

W praktyce JDG będą miały do wyboru darmową aplikację przygotowaną przez resort finansów albo komercyjne programy księgowe dostosowane do KSeF. Korzyści z nowego rozwiązania także są zauważalne. Wśród nich najważniejszy jest szybszy zwrot VAT, skrócony z 60 do 40 dni.

Dla mikroprzedsiębiorców liczy się też bezpieczeństwo – faktura raz wprowadzona do systemu nie może zaginąć, a ewentualna kontrola podatkowa jest prostsza, bo wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu. I co istotne, każda faktura będzie dostarczona do odbiorcy – nie będzie obowiązku dostarczania np. faktury pocztą.

Zobacz także: KSeF się rozpędza. Kiedy rusza moduł zgłoszeń dotyczący faktur z załącznikami do e-US?

Wyzwania dla przedsiębiorców na JDG! KSeF to przede wszystkim zmiana mentalna

Nie można jednak pomijać wyzwań. Największym z nich będzie zmiana nawyków. Wystawienie faktury w Wordzie czy Excelu to czynność, do której przyzwyczaiły się tysiące JDG. Teraz konieczne będzie korzystanie z jednolitego systemu, zrozumienie jego zasad i dostosowanie się do narzuconego formatu.

Problematyczne może być też wystawianie faktur w sytuacji braku internetu, ale na to przewidziano tryb offline24, w którym dokument trzeba wysłać do systemu w ciągu jednego dnia roboczego. Uważam, że ten tryb będzie powszechny – przedsiębiorca wystawi fakturę, będzie mógł nawet ją zwizualizować i udostępnić kontrahentowi od razu, bez czekania na nadanie jej numeru KSeF.

Uważam, że zmiana dla JDG ma wymiar przede wszystkim mentalny. Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności do tej pory traktowało fakturowanie jako prostą czynność, często wykonywaną w najprostszych programach. Od 2026 roku będzie to proces cyfrowy, uregulowany i nadzorowany online.

Już czas na przygotowanie do obowiązkowego KSeF!

To oznacza konieczność wcześniejszego przygotowania, wybrania odpowiedniego programu, przeszkolenia się i przećwiczenia obsługi KSeF, zanim system stanie się obowiązkowy. I na koniec dnia, "w mojej ocenie, okaże się, że fakturowanie jest proste, bez papieru i dodatkowo bezpieczne".

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt