Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

• Podmioty i transakcje wyłączone z KSeF
• Dokumenty specyficzne i uproszczone poza KSeF
• Proforma, noty i inne wyłączenia z KSeF
• KSeF: usługi finansowe i okresy przejściowe
• Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

Podmioty i transakcje wyłączone z KSeF

Przede wszystkim obowiązek KSeF nie obejmie podmiotów, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeśli podatnik zagraniczny posiada co prawda stałe miejsce w naszym kraju, ale nie bierze ono udziału w konkretnej transakcji, faktura również nie musi być wystawiona w systemie.

Podobne podejście zastosowano do sprzedaży B2C, czyli na rzecz konsumentów. Faktury na ich rzecz nadal będą mogły być wystawiane poza KSeF, w tym przypadku obowiązuje dobrowolność. Przedsiębiorca może się jednak zdecydować, żeby nie było dualizmu obiegu dokumentacji.

Wyłączone są też transakcje objęte procedurami unijnymi OSS i IOSS, dotyczącymi np. sprzedaży wysyłkowej czy e-commerce. Tutaj obowiązują odrębne zasady raportowania, a odbiorcami z zasady są osoby fizyczne, a więc fiskus nie nakłada dodatkowego obowiązku fakturowania w KSeF.

Dokumenty specyficzne i uproszczone poza KSeF

Kolejna grupa to dokumenty specyficzne, które w praktyce trudno dopasować do ustrukturyzowanego schematu e-Faktury. Dotyczy to m.in. biletów jednorazowych, np. za przejazd autostradą, pociągiem czy komunikacją miejską. Takie bilety mogą pełnić funkcję faktury, ale przepisy przewidują dla nich wyłączenie z KSeF, bo nie zawierają wszystkich danych wymaganych w schemacie.

Podobnie jest z fakturami uproszczonymi do kwoty 450 zł brutto, które mogą być dokumentowane paragonem z NIP. Te również, przynajmniej w okresie przejściowym, nie będą musiały trafiać do systemu. A od 1 stycznia 2027 r. w ogóle nie będzie można wystawiać tzw. faktur uproszczonych.

Rachunki też nie będą trafiały do KSeF. Rachunek to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub wykonanie usługi, najczęściej wystawiany na żądanie klienta przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub osoby prywatne, np. przy najmie prywatnym.

Proforma, noty i inne wyłączenia z KSeF

Poza zakresem KSeF znajdą się także dokumenty, które formalnie nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. To choćby faktury proforma, które pełnią funkcję oferty, a nie dokumentu podatkowego. Podobnie noty korygujące – ich istotą jest akceptacja przez wystawcę faktury, co utrudniałoby proces w systemie elektronicznym. W miejsce not korygujących będą wystawiane faktury korygujące.

W KSeF nie będzie także not odsetkowych czy też obciążeniowych. Do katalogu wyłączeń zaliczamy również dokumenty VAT RR związane z nabyciem produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Natomiast podobnie jak przy konsumentach, dobrowolnie będzie można takie faktury wystawiać w KSeF. W tym przypadku jednak będzie potrzebne nadanie odpowiednich uprawnień przez rolnika ryczałtowego.

KSeF: usługi finansowe i okresy przejściowe

Zwolnione zostaną również niektóre usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT. Poza KSeF pozostaną, jeśli są dokumentowane przez podmioty uprawnione do ich świadczenia. Chodzi tu o m.in.:

• transakcje finansowe związane z walutami, banknotami i monetami będącymi prawnym środkiem płatniczym (z wyłączeniem numizmatów i monet kolekcjonerskich),
• usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne oraz pośrednictwo w ich świadczeniu,
• udzielanie kredytów i pożyczek, a także zarządzanie nimi,
• poręczenia, gwarancje i inne zabezpieczenia finansowe,
• depozyty, prowadzenie rachunków i transakcje płatnicze (przelewy, przekazy, czeki, weksle),
• obrót udziałami i akcjami w spółkach oraz ich zarządzanie,
• obrót i zarządzanie instrumentami finansowymi.

Warto pamiętać o okresach przejściowych. Ustawodawca przewidział, że najmniejsi przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł, będą mogli do końca 2026 roku wystawiać dokumenty w dotychczasowej formie. Także sprzedaż zaewidencjonowana przy użyciu kasy fiskalnej i dokumentowana paragonem z NIP nie trafia do KSeF.

Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF obejmie zdecydowaną większość faktur sprzedażowych, ale nadal pozostanie kilka istotnych wyjątków. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF będą wystawiane przez największe firmy, tj. których przychód w 2024 r. był na poziomie co najmniej 200 mln zł z VAT, a od 1 kwietnia 2026 r. przez pozostałe.

Przedsiębiorcy powinni przygotować się na cyfryzację i wdrożyć systemy, które pozwolą im sprawnie fakturować, ale też i odbierać faktury z KSeF. Jednocześnie warto pamiętać o wyłączeniach, aby nie tracić czasu na próby wprowadzania do KSeF dokumentów, które nigdy nie zostały do tego przewidziane.

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt