Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł sponsorowany
SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury
SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury
Materiały prasowe

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Tryb online – standardowy, ale nie zawsze dostępny

Podstawowym trybem przewidzianym w ustawie jest tryb online (art. 106gb). W tym modelu faktura najpierw trafia do KSeF, otrzymuje unikalny numer i dopiero wtedy może zostać przekazana nabywcy w formie wizualizacji (PDF, wydruk, EDI). Każda wizualizacja musi zawierać kod QR online, a pod nim numer KSeF.

To scenariusz najbezpieczniejszy i w pełni zgodny z prawem, ale wymaga, aby system KSeF działał sprawnie i natychmiast przetwarzał dokumenty. W realiach biznesowych, np. na stacjach benzynowych czy w punktach handlowych, nabywca często oczekuje faktury od razu. Co wtedy?

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Materiały prasowe

Potwierdzenie transakcji – rozwiązanie na czas oczekiwania

Ministerstwo Finansów przewidziało specjalny dokument: „Potwierdzenie transakcji”. Zawiera on podstawowe dane o sprzedaży (sprzedawcę, nabywcę, kwotę) oraz dwa kody QR offline, które pozwalają zweryfikować fakturę w KSeF, gdy zostanie już tam zarejestrowana.

To rozwiązanie umożliwia sprzedawcy przekazanie klientowi dokumentu „na poczekaniu”. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to faktura VAT – nie zawiera stawek i kwot podatku, a jedynie stanowi potwierdzenie operacji.

Tryb offline24 – faktura natychmiastowa

Ustawa o VAT dopuszcza też tzw. tryb offline24 (art. 106nda). Sprzedawca może wystawić fakturę bez kontaktu z KSeF, przekazać ją nabywcy i dopiero następnego dnia roboczego zarejestrować w systemie. Na takim dokumencie muszą znaleźć się dwa kody QR offline.

Dla klientów indywidualnych czy zagranicznych to praktyczne rozwiązanie. Jednak w przypadku nabywców krajowych B2B pojawia się problem – faktura offline24 formalnie nie jest uznawana za dostarczoną przez KSeF, a więc do czasu jej rejestracji kontrahent nie ma prawa do odliczenia VAT.

Awaria lub niedostępność KSeF – co robić?

Ustawodawca przewidział różne scenariusze zakłóceń działania KSeF:

  • Niedostępność KSeF (art. 106nh) – np. planowe wyłączenie,
  • Awaria KSeF (art. 106nf) – częściowe problemy techniczne,
  • Awaria całkowita (art. 106ng) – brak dostępu do systemu.

W każdym przypadku sprzedawca może wystawić fakturę z dwoma kodami QR offline, a po przywróceniu systemu ma obowiązek przesłać ją do KSeF w określonym terminie (dzień roboczy dla niedostępności KSeF lub 7 dni dla awarii KSeF).

Ryzyko błędów i jak je ograniczyć

Największym zagrożeniem w praktyce jest wprowadzenie do obrotu prawnego dokumentu, który finalnie nie zostanie wystawiony w KSeF. Może się tak zdarzyć, gdy kontrahent bez dostępu do KSeF otrzyma fakturę offline, potraktuje ją jak standardową fakturę a sprzedawca nie będzie mógł jest zarejestrować w KSeF. 

Ustawodawca skomplikował postępowanie podatników na tyle, że na podstawie samego wydruku faktury nie można stwierdzić w jakim dokładnie trybie była wystawiona faktura a jest to decydujące w zakresie możliwości jej zaksięgowania. Dlatego eksperci SmartKSeF rekomendują, aby na każdej wizualizacji wskazywać szczegółowy tryb wystawienia dokumentu. Prosty zapis typu „Faktura VAT nr 123 – tryb offline24” eliminuje nieporozumienia i daje nabywcy jasną informację, jak traktować dokument księgowo.

SmartKSeF – automatyzacja zgodności

SmartKSeF został zaprojektowany tak, aby przedsiębiorca nie musiał zagłębiać się w zawiłości ustawy. System:

  • monitoruje bieżący stan KSeF i automatycznie dostosowuje tryb,
  • generuje odpowiednie kody QR (online lub offline),
  • oznacza na fakturze sposób jej wystawienia,
  • rejestruje faktury w KSeF po ustąpieniu awarii bez dodatkowych działań podatnika.

Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że każda faktura jest wystawiona zgodnie z przepisami, a klient otrzymuje dokument właściwy do księgowania.

Podsumowanie

Obowiązkowe e-fakturowanie to rewolucja w obiegu dokumentów w Polsce. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania procesów i nauczenia się nowych zasad. Jednocześnie daje to szansę na większą automatyzację i bezpieczeństwo rozliczeń.

SmartKSeF pozwala przejść przez ten proces bezpiecznie – obsługuje wszystkie tryby e-fakturowania, automatycznie reaguje na awarie i minimalizuje ryzyko błędów księgowych. To rozwiązanie, które w praktyce staje się „tłumaczem” skomplikowanych regulacji VAT na prosty i bezpieczny proces biznesowy. Zaufali mu już między innymi: Credit Agricole EFL Leasing, Auchan czy Empik.

https://www.exorigo-upos.pl/smartksef/

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł sponsorowany

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?