Czym jest faktura ustrukturyzowana? Czy jej papierowa wersja jest fakturą w świetle ustawy o VAT?

• Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jakie formy może przybierać?
• Czy papierowa wersja faktury ustrukturyzowanej jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt. 31 ustawy o VAT?

Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jakie formy może przybierać?

Aby to zrobić trzeba jakoś zmierzyć się z chaosem legislacyjnym, który miłosiernie nam króluje w tych przepisach oraz półoficjalnych i oficjalnych wypowiedziach na ich temat. W zależności o tego, którą część tych nowelizacji czytamy, to odnajdujemy inną wizję statusu faktur ustrukturyzowanych. W pierwszej koncepcji, zgodnej zresztą z ustawową definicją, faktura ta jest wyłącznie bytem wirtualnym, który „leży” w KSeF od momentu jej autoryzacji przez władzę poprzez nadanie numeru: nie ma ona innego bytu i poza KSeF nie istnieje (art. 2 pkt. 32a tej ustawy). Może być ona dostępna dla tych, którzy mają do niej dostęp zgodnie z ustawą: potwierdza ten pogląd nowy ust. 1 art. 112aa tej ustawy. Okazuje się jednak, że w innych częściach tej nowelizacji faktura ta istnieje również w innej formie a przede wszystkim można tej innej formy „użyć poza KSeF”: zgodnie z art. 106gb ust. 5 i 5a pkt. 2 (nowy przepis tej ustawy) mowa jest tam o tym, że nie tylko podatnik, ale również każdy inny podmiot może „użyć poza KSeF” tej faktury. Wniosek z tego rozumowania jest dość oczywisty: faktura ustrukturyzowana ma wiele form, w tym papierową i elektroniczną i każdy może jej używać tak jak chce.

Autopromocja

Radosław Kowalski

Szkolenie online

Akademia podatków 2026/2027 – Edycja 11

13.10 | 18.11 | 8.12 | 13.01.2027 r., 10:00-15:00 online, na żywo + nagranie

Zapisz się

Czy papierowa wersja faktury ustrukturyzowanej jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt. 31 ustawy o VAT?

Ten pogląd został jednak zanegowany przez domniemanych autorów tych przepisów, którzy twierdzą, że owa papierowa wersja tego dokumentu nie jest fakturą w rozumieniu tej ustawy i nie można odliczyć z niej podatku naliczonego, mimo że została „użyta poza KSeF”. Czy użyto więc „kopii” tego dokumentu czy „faktury”? Ustawa mówi o „użyciu faktury poza KSeF”.

Czujemy się jak w czeskim filmie, bo na szkoleniach księgowi zadają pytanie: czy jeżeli dostawcy oczekują od kontrahenta tzw. wizualizacji papierowej tego dokumentu, to czy mam ją traktować jako DOWÓD, czyli oryginał, czy też informacja, że gdzieś jest jej oryginał (w KSeF). Jeśli „ewidencjonuje fakturę”, to musi być w jej posiadaniu, a fizycznie podatnik posiada tylko dokument papierowy. Czy mam go przechowywać? Jeśli prawdą jest, że faktura ustrukturyzowana ma wiele form, to każda z nich jest „fakturą” w rozumieniu tej ustawy, a KSeF jest tylko urzędowym archiwum ich wersji elektronicznych, a podatnik powinien przechowywać jej papierową lub elektroniczną wersję doprowadzoną do jakiejś czytelności.

Lecz to nie koniec opowieści: czy dla nabywców (usługobiorców), którzy nie są podatnikami VAT czynnymi, momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest jej udostępnienie w sposób „uzgodniony”? Jeśli tak, to udostępniona będzie tylko wersja papierowa lub elektroniczna, a nie wirtualna wersja tego dokumentu w KSeF.

Starając się odpowiedzieć racjonalnie na powyższe dylematy pragnę stwierdzić, że ustawa jest wewnętrznie sprzeczna i nie można jej w sposób poprawny zinterpretować. Poza KSeF może być użyty tylko jakiś inny dokument, który nie jest „fakturą” w rozumieniu art. 2 ust. 3 ustawy o VAT. Bo jeśli on jest również „fakturą”, to dana czynność jest dokumentowana dwoma odrębnymi fakturami (mają różne daty faktycznego wystawienia) i do jednej z nich ma zastosowanie (tej papierowej) art. 108 ust. 1 ustawy o VAT (pusta faktura).

Najlepszym rozwiązaniem byłaby (poza rezygnacją z tego pomysłu) kolejna „nowelizacja nowelizacji” i odwrócenie zasady: faktura jest wystawiana w tradycyjny sposób, a potem jest przesyłana do KSeF, co powinno mieć wymiar tylko materialno-techniczny, a nie być jej „wystawieniem”.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski