Samochód w firmie (JDG) – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć

• Wydatki na zakup auta
• Kupno nowego lub używanego auta za środki własne. Kiedy zaliczyć do kosztów?
• Odliczenie VAT przy zakupie samochodu
• Samochód na kredyt
• Leasing operacyjny lub finansowy
• Wydatki związane z użytkowaniem samochodu
• Samochód prywatny w firmie
• Ubezpieczenie samochodu
• Sprzedaż samochodu firmowego

Wydatki na zakup auta

Przedsiębiorcy mają kilka możliwości nabycia samochodu. Zakup nowego pojazdu w salonie wiąże się z dużym jednorazowym wydatkiem. Z tego powodu właściciele firm chętnie korzystają z kredytów i innych narzędzi finansowych pozwalających na kupno samochodu bez wydawania własnych środków. Każdy z tych sposobów niesie ze sobą nieco inne konsekwencje podatkowe. Jak podkreśla Anna Krawczyńska, Księgowa Prowadząca i Ekspert Księgowy z CashDirector S.A.:
- Należy pamiętać, że forma zakupu oraz jego przeznaczenie wpływa na możliwość amortyzowania pojazdu czy odliczania podatku VAT, ma także znaczenie dla ujmowania odsetek i innych kosztów kredytowych w księgowości. Przykładowo przy leasingu operacyjnym auto nie podlega amortyzacji i to rata jest kosztem. Natomiast w leasingu finansowym wydatki poniesione na odsetki oraz amortyzację można wliczyć w koszty.

Kupno nowego lub używanego auta za środki własne. Kiedy zaliczyć do kosztów?

Zakup auta za gotówkę pozwala na zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych warunków:
- udokumentowania transakcji fakturą lub w przypadku auta kupionego od osoby prywatnej umową kupna-sprzedaży,
- wykazania związku pomiędzy prowadzeniem działalności a koniecznością korzystania z auta.

Samochód należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Auto o wartości poniżej 10 000 zł może być jednorazowym kosztem, a droższe trzeba poddać amortyzacji, zgodnie z obowiązującymi stawkami procentowymi. Od stycznia 2019 roku limit amortyzacji wynosi 150 000 zł (225 000 zł w przypadku auta elektrycznego).

Jeżeli wartość samochodu wraz z opłatami rejestracyjnymi nie przekracza 10 000 zł, kwota zakupu od razu stanie się kosztem podatkowym. Pojazd nie podlega amortyzacji - zostaje wliczony w koszty uzyskania przychodu jednorazowo.

Odliczenie VAT przy zakupie samochodu

Przedsiębiorcy mogą odliczyć 50% podatku VAT od faktury zakupu samochodu osobowego, jeżeli pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.

Pełne (100%) odliczenie VAT jest możliwe tylko w przypadku, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej – pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów, takich jak:
- zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
- prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu,
- ustanowienie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Pełne odliczenie VAT przysługuje również w przypadku zakupu pojazdu ciężarowego, który spełnia ustawowe definicje oraz posiada odpowiednie homologacje (przykładowo VAT-1 w dowodzie rejestracyjnym po przejściu badania technicznego sprawdzającego wymagania, by uznać pojazd za ciężarowy np. w przypadku samochodu poniżej 3,5 t.) potwierdzające jego przeznaczenie do celów gospodarczych i braku możliwości użytku prywatnego.

Samochód na kredyt

Zakup samochodu na kredyt nie oznacza, że cała rata może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Spłata części kapitałowej kredytu nie stanowi kosztu podatkowego (jest uwzględniana w kosztach na zasadach amortyzacji). Możliwe jest ujęcie w kosztach:
- zapłaconych odsetek – w dacie ich faktycznej zapłaty, na podstawie harmonogramu spłat oraz potwierdzenia,
- prowizji,
- opłat bankowych,
- składek ubezpieczeniowych związanych z udzieleniem kredytu, o ile zakup pojazdu ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Leasing operacyjny lub finansowy

Leasing operacyjny i finansowy to popularne formy finansowania samochodów w działalności gospodarczej, różniące się zasadami rozliczania podatkowego.

W leasingu operacyjnym właścicielem pojazdu pozostaje leasingodawca, pojazd nie jest środkiem trwałym firmy, a przedsiębiorca zalicza do kosztów uzyskania przychodu:
- pełne raty leasingowe z uwzględnieniem limitu (część kapitałowa i odsetki),
- opłatę wstępną,
- dodatkowe ubezpieczenia,
- koszty rejestracji.

Z kolei w leasingu finansowym samochód trafia do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy, który rozlicza:
- odpisy amortyzacyjne (z uwzględnieniem limitu),
- część odsetkową raty (100%).

Wybór formy leasingu wpływa nie tylko na sposób ujmowania kosztów, ale też rozliczania VAT.

Jak podkreśla Anna Krawczyńska: - W leasingu operacyjnym podatek VAT jest doliczany do każdej raty leasingowej i rozliczany stopniowo. Natomiast w przypadku leasingu finansowego cały VAT naliczany jest z góry, przy wystawieniu faktury za zakup samochodu. Co istotne, leasing operacyjny traktowany jest jako usługa i podlega opodatkowaniu stawką 23% VAT. Z kolei leasing finansowy uznawany jest bardziej za kredyt lub pożyczkę, co również wiąże się z 23% stawką, ale tylko na fakturze za zakup pojazdu, a odsetki nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ są odsetkami od pożyczki. Dlatego u podatnika rozliczającego się ryczałtem z VAT odliczeniu będzie podlegał jedynie podatek VAT z faktury za zakup samochodu, a późniejsze raty już nie będą miały wpływu na wynik finansowy.

Z punktu widzenia płynności finansowej warto zapoznać się z zasadami rozliczania leasingów i upewnić się, czy w wybranej formie opodatkowania można rozliczać koszty uzyskania przychodu, w zależności od tego, czy przedsiębiorca planuje odliczenie VAT jednorazowo, czy zależy mu na stopniowym obciążeniu kosztami.

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu

Odliczenie wydatków związanych z eksploatacją pojazdów od kosztów uzyskania przychodu zależy przede wszystkim od sposobu jego wykorzystania w działalności gospodarczej.

Jeśli samochód jest używany wyłącznie do celów firmowych i został zgłoszony do urzędu skarbowego poprzez formularz VAT-26, a przedsiębiorca prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, to:
- 100% wydatków eksploatacyjnych (np. paliwo, naprawy, serwis, myjnia, opony) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,
- można odliczyć 100% VAT od tych wydatków.

Natomiast, jeśli samochód jest używany zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych i jest przekazany do firmy jako środek trwały (czyli tzw. „użytek mieszany”) przedsiębiorcy, to:
- do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 75% poniesionych wydatków eksploatacyjnych,
- można odliczyć 50% VAT od tych wydatków.

Samochód prywatny w firmie

W przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu do celów firmowych, bez przekazywania do firmy, również możliwe jest ujęcie części wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu. W sytuacji, gdy pojazd nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można rozliczyć 20% poniesionych wydatków związanych z jego użytkowaniem w działalności.

Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, serwisu, ubezpieczenia czy opłat drogowych, o ile mają one związek z prowadzoną działalnością. Choć taka forma rozliczenia nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu ani zgłoszenia do urzędu, warto pamiętać, że odliczenia są mocno ograniczone i muszą być odpowiednio udokumentowane, a właściciel firmy musi być także właścicielem pojazdu.

Ubezpieczenie samochodu

Jednym z kosztów związanych z eksploatacją pojazdu są koszty jego ubezpieczenia. Mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu w całości lub części, w zależności od przeznaczenia samochodu rozliczanego w działalności. Rozliczając ubezpieczenie należy pamiętać, że odszkodowania również wpływają na przychody i koszty działalności. Wypłacone odszkodowanie może stanowić przychód do opodatkowania, dlatego w takim przypadku wymagane jest poinformowanie księgowej oraz przekazanie stosownej dokumentacji.

Sprzedaż samochodu firmowego

Sprzedaż samochodu firmowego w działalności gospodarczej oznacza, że trzeba zapłacić podatek dochodowy od uzyskanego przychodu oraz rozliczyć VAT – jeżeli służył do działalności opodatkowanej VAT i był rozliczany VAT z kosztów.

Sprzedaż trzeba udokumentować fakturą, ująć ją w ewidencji księgowej jako przychód oraz wykreślić pojazd z ewidencji środków trwałych. Jeśli samochód został wcześniej wycofany z firmy i sprzedany prywatnie, to podatek dochodowy obowiązuje tylko wtedy, gdy sprzedaż nastąpiła przed upływem 6 lat od wycofania.

Samochód w działalności gospodarczej to nie tylko środek transportu, ale przede wszystkim narzędzie pracy – równie istotne jak komputer czy telefon. Jak każde narzędzie, podlega określonym przepisom i zasadom rozliczania, które warto dobrze znać. Doświadczona księgowa pomoże wybrać optymalne rozwiązania i zadba o to, by rozliczenia były zgodne z przepisami i korzystne dla firmy.