KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

• Ryzyko sporu i chaos w komunikacji
• Procedura i technologia, czyli podwójne zabezpieczenie

Zbliża się rewolucja w fakturowaniu. Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów dużych, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych, za wyjątkiem firm osiągających sprzedaż na poziomie do 10 tys. zł brutto miesięcznie, dla których wyznaczoną datą jest 1 stycznia 2027 roku.

Obligatoryjny KSeF niesie ze sobą nie tylko cyfryzację, ale także gruntowną zmianę w relacjach między przedsiębiorcą a obsługującym go biurem rachunkowym.

Dotychczasowy model, w którym przedsiębiorca fizycznie dostarczał dokumenty do księgowości, stanowił dorozumianą deklarację, że są to faktury przeznaczone do zaksięgowania. W nowej rzeczywistości wszystkie faktury wystawione na firmę będą automatycznie pobierane z centralnego rejestru Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorca może nawet nie mieć z nimi fizycznego kontaktu, zanim trafią do systemu księgowego.

Ta zmiana rodzi kluczowy problem: które z pobranych automatycznie faktur faktycznie stanowią koszt uzyskania przychodu i powinny trafić do ewidencji? Odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia podatkowe niezmiennie spoczywa na barkach przedsiębiorcy. Jednak to księgowy będzie musiał w jakiś sposób uzyskać potwierdzenie, co należy zaksięgować, a co pominąć. Bez jasno określonych zasad komunikacji i akceptacji dokumentów, biura rachunkowe stają przed ryzykiem działania w informacyjnej próżni, co może mieć poważne konsekwencje dla obu stron.

Ryzyko sporu i chaos w komunikacji

Brak systemowego rozwiązania problemu autoryzacji faktur z KSeF otwiera pole do nieporozumień i przyszłych sporów. Wyobraźmy sobie sytuację kontroli urzędu skarbowego, która za trzy lata zakwestionuje zasadność ujęcia w kosztach niektórych dokumentów. Organ podatkowy zwróci się z pytaniami do przedsiębiorcy. Ten, nie pamiętając szczegółów sprzed lat, może zrzucić odpowiedzialność na biuro rachunkowe, twierdząc, że to księgowość samowolnie podjęła decyzję o zaksięgowaniu faktury. Księgowa z kolei będzie argumentować, że działała w dobrej wierze, bazując na dostępnych dokumentach.

– Taki scenariusz prowadzi do niepotrzebnych napięć i konieczności czasochłonnego wyjaśniania przeszłych zdarzeń.

Alternatywą jest próba zarządzania tym procesem za pomocą poczty elektronicznej – czyli wysyłanie klientowi listy faktur z prośbą o ich opisanie i zatwierdzenie. Jest to jednak rozwiązanie nieefektywne, narażone na błędy i trudne do archiwizacji w sposób, który stanowiłby niezbity dowód w razie kontroli – wyjaśnia Kacper Kostrzewa, CEO Scanye.

W skrajnych przypadkach, jeśli przedsiębiorca poniesie szkodę w wyniku zakwestionowania kosztów, może on wystąpić z pozwem cywilnym przeciwko biuru rachunkowemu, zarzucając mu niedochowanie należytej staranności. Mimo posiadania przez biuro polisy OC, jest to sytuacja, której obie strony z pewnością wolałyby jednak uniknąć.

Procedura i technologia, czyli podwójne zabezpieczenie

Choć do momentu, w którym KSeF stanie się obowiązkowy zostało jeszcze trochę czasu, to ze zmianami w biurze rachunkowym nie warto czekać. Taka rewolucja wiąże się ze zmianą dotychczasowego trybu pracy, ale też nabyciem nowych umiejętności i nawyków, do czego potrzebne są szkolenia. Co zatem można zrobić, aby nie doprowadzić do chaosu i zabezpieczyć interesy zarówno klienta, jak i własnego biura? Zdaniem ekspertów księgowi powinni działać dwutorowo.

– Pierwszym krokiem jest stworzenie i wdrożenie wewnętrznego dokumentu, który można nazwać procedurą bezpieczeństwa księgowania faktur z KSeF. Taki regulamin, zaakceptowany przez klienta, jasno określa zasady współpracy w nowym środowisku – w jaki sposób przedsiębiorca będzie wskazywał dokumenty do ujęcia w kosztach. Posiadanie takiej procedury jest dla biura dowodem na dochowanie należytej staranności i stanowi pierwszą linię obrony w razie ewentualnych sporów – podpowiada Kacper Kostrzewa.

Drugim, uzupełniającym elementem jest wdrożenie dedykowanego narzędzia technologicznego, swoistego pośrednika między KSeF a programem księgowym. Na rynku dostępne są systemy, które tworzą wspólną przestrzeń dla biura i jego klienta. Przedsiębiorca w prostej aplikacji widzi wszystkie swoje faktury pobrane z KSeF i samodzielnie oznacza te mające być zaksięgowane. Każda taka decyzja pozostawia cyfrowy ślad, tworząc pełną i niepodważalną historię akceptacji dokumentów. Dla księgowego jest to gwarancja bezpieczeństwa – księguje tylko to, co zostało jednoznacznie wskazane przez klienta. Dla przedsiębiorcy to z kolei wygoda i pewność, że ma pełną kontrolę nad swoimi finansami.

– Inwestycja w takie rozwiązanie to nie tylko zabezpieczenie prawne, ale również sposób na budowanie transparentnej i opartej na zaufaniu relacji z klientem w erze cyfrowej rachunkowości. Biura rachunkowe, które już dziś zaczną edukować swoich klientów i wdrażać odpowiednie narzędzia, zyskają przewagę konkurencyjną i spokój w obliczu nadchodzących zmian – podkreśla Kacper Kostrzewa.

Zwłaszcza, że dedykowane narzędzie technologiczne przekłada się nie tylko na usprawnienie procesów księgowych, ale też na ograniczenie kosztów operacyjnych, w związku ze spadkiem wydatków na drukowanie dokumentów i zakup materiałów biurowych. Pozwala też skupić się pracownikom biura na bardziej merytorycznych zadaniach, takich jak analiza dokumentów czy doradztwo podatkowe, a także wpływa na szybsze kontrole skarbowe - dokumenty można w kilka minut przesłać do Urzędu Skarbowego w formie cyfrowej.

– Właściciele, pracownicy i klienci biura rachunkowego nie muszą się obawiać. Nie zostaną pozostawieni sami sobie przy wdrażaniu nowego rozwiązania. Mogą liczyć na fachową pomoc i doradztwo na każdym etapie wdrożenia i używania oprogramowania – dodaje Kacper Kostrzewa.

Pobierz gotową „procedurę bezpieczeństwa księgowania faktur z KSeF”