Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?
- Czym jest self-billing w praktyce?
- Self-billing w KSeF – co już wiemy?
- Co z firmami zagranicznymi (VAT UE), które nie mają siedziby w Polsce?
- Z czym trzeba się liczyć w praktyce?
- Dla kogo self-billing jest przydatny?
Czym jest self-billing w praktyce?
Self-billing (tzw. samofakturowanie) polega na tym, że to nabywca – za zgodą sprzedawcy – wystawia fakturę w jego imieniu i na jego rzecz. Warunkiem umożliwiającym zastosowanie tego rozwiązania jest posiadanie zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę, statusu podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Aby skorzystać z tego udogodnienia konieczne jest zawarcie umowy między sprzedawcą i nabywcą, która to musi zawierać procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Dopiero wtedy taka faktura staje się pełnoprawnym dokumentem. Faktura musi oczywiście zawierać wszystkie dane określone w ustawie, w tym adnotację „samofakturowanie”.
W przypadku transakcji B2B jest to rozwiązanie stosowane coraz częściej, szczególnie w łańcuchach dostaw, e-commerce, przy rozliczeniach wewnątrzgrupowych oraz przy powtarzalnych transakcjach.
W praktyce podatkowej funkcjonuje ono już od dawna, jednak dopiero wdrożenie KSeF postawiło pytanie: czy i jak będzie można korzystać z self-billingu w nowym systemie fakturowania elektronicznego?
Self-billing w KSeF – co już wiemy?
Zgodnie z obecnym stanem prawnym i komunikatami Ministerstwa Finansów:
- self-billing będzie technicznie możliwy w KSeF,
- konieczne będzie uzyskanie zgody sprzedawcy oraz nadanie odpowiednich uprawnień w KSeF,
- wystawiający fakturę w imieniu innego podatnika musi być uwierzytelniony (np. certyfikatem wystawcy),
- zagraniczne podmioty posługujące się polskim numerem VAT UE będą mogły korzystać z KSeF – również w trybie self-billingu, ale wymaga to spełnienia dodatkowych warunków formalnych i technicznych.
Przypominamy! Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zostanie wdrożony obowiązkowy KSeF dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 roku 200 mln złotych. Dla pozostałych podatników termin ten został przesunięty na 1 kwietnia 2026 roku. Ministerstwo Finansów przewidziało jeszcze jeden dodatkowy termin dla podatników wykluczonych cyfrowo – 1 stycznia 2027 roku. W przypadku tych ostatnich wartość sprzedaży nie może przekroczyć 10 tys. złotych miesięcznie. KSeF jest to platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jej celem jest uszczelnienie systemu VAT, ułatwienie rozliczeń i ograniczenie kontroli przez urzędy skarbowe. Aktualnie system ten umożliwia dobrowolne działanie od 1 stycznia 2022 roku.
Co z firmami zagranicznymi (VAT UE), które nie mają siedziby w Polsce?
Tu pojawia się najwięcej wątpliwości. Po pierwsze KSeF przewiduje możliwość działania na podstawie identyfikatora podatkowego VAT UE (np. DE..., FR...), jednak obecnie interfejsy API oraz przepisy wykonawcze nie zapewniają pełnej funkcjonalności i bezpieczeństwa dla takich przypadków. Praktyka dopiero się kształtuje – brakuje objaśnień i precedensów (np. interpretacji ogólnych).
Z czym trzeba się liczyć w praktyce?
Dla podmiotów zagranicznych, które rozliczają VAT w Polsce, brak siedziby może być barierą dla korzystania z polskich narzędzi uwierzytelniających (certyfikatów KSeF). Konieczne może być działanie za pośrednictwem pełnomocników lub przedstawicieli podatkowych. Pojawia się problem z dostępem do polskiego ePUAP i Profilu Zaufanego – wymaganych dla części typów uwierzytelnienia.
W przypadku, gdy to zagraniczny nabywca chce wystawiać faktury w imieniu polskiego sprzedawcy (np. sieć handlowa lub platforma e-commerce), potrzebne są:
- formalne upoważnienie i odpowiednia konfiguracja dostępów w KSeF,
- przemyślana architektura prawno-podatkowa (umowy, polityka fakturowania, compliance),
- kompatybilność systemów ERP po obu stronach.
Jednakże self-billing w KSeF to duża szansa na uproszczenie rozliczeń – również dla firm zagranicznych. Trzeba się przy tym liczyć z tym, że pełne wykorzystanie tego rozwiązania wymaga dokładnej analizy struktury transakcji, znajomości uwarunkowań technicznych systemu, a przede wszystkim – śledzenia pojawiających się zmian w przepisach wykonawczych i dokumentacji API.
Obszar | Stan na dziś (VIII 2025) | Co wymaga doprecyzowania? |
|---|---|---|
Self-billing w KSeF | Technicznie możliwy, przewidziany w dokumentacji MF | Brak oficjalnego przewodnika wdrożeniowego, brak wzorów zgód/upoważnień |
Zagraniczny podmiot (VAT UE) | Może korzystać z KSeF, jeśli ma nadany PL NIP i odpowiednie uwierzytelnienie | Niejasność co do ścieżki autoryzacji i nadawania uprawnień bez Profilu Zaufanego |
Certyfikaty wystawcy | Dostępne od 1 listopada 2025, ważne 2 lata, działa także offline | Czy zagraniczny podmiot może uzyskać certyfikat samodzielnie? |
Tokeny vs certyfikaty | Token dostępny alternatywnie – nie wymaga ePUAP | Zasady bezpieczeństwa tokenów dla podmiotów zagranicznych nie są jeszcze szeroko opisane |
Udział przedstawiciela podatkowego | Możliwy – może działać w imieniu zagranicznego podatnika | Brak jednoznacznych procedur działania pełnomocników w self-billingu |
Wymogi dokumentacyjne | Potrzebne jest pisemne porozumienie z dostawcą | Brakuje wzorców i wytycznych dot. takich umów w KSeF |
API KSeF i formaty danych | Wersje API umożliwiają wystawianie faktur w imieniu innego podmiotu | Nadal pojawiają się błędy integracyjne, wymaga testów systemowych i współpracy z dostawcami ERP |
Dla kogo self-billing jest przydatny?
Self-billing jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy mają problemy z terminowym otrzymywaniem faktur od kontrahentów. Zapewnia on większą kontrolę i zarządzenie dokumentacją finansową. Ogranicza błędy co do ilości czy ceny towarów/usług. Dla sprzedawcy to również oszczędność czasu i zasobów, brak konieczności wystawiania faktur korygujących w przypadku pomyłki.
Warto już dziś zaplanować wdrożenie KSeF z uwzględnieniem scenariuszy self-billingu – zwłaszcza, jeśli firma działa w modelu cross-border (model biznesowy, który umożliwia sprzedawcy i nabywcy z różnych państw zawieranie transakcji przez Internet).