Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

• Czym jest self-billing w praktyce?
• Self-billing w KSeF – co już wiemy?
• Co z firmami zagranicznymi (VAT UE), które nie mają siedziby w Polsce?
• Z czym trzeba się liczyć w praktyce?
• Dla kogo self-billing jest przydatny?

Czym jest self-billing w praktyce?

Self-billing (tzw. samofakturowanie) polega na tym, że to nabywca – za zgodą sprzedawcy – wystawia fakturę w jego imieniu i na jego rzecz. Warunkiem umożliwiającym zastosowanie tego rozwiązania jest posiadanie zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę, statusu podatnika VAT lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Aby skorzystać z tego udogodnienia konieczne jest zawarcie umowy między sprzedawcą i nabywcą, która to musi zawierać procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Dopiero wtedy taka faktura staje się pełnoprawnym dokumentem. Faktura musi oczywiście zawierać wszystkie dane określone w ustawie, w tym adnotację „samofakturowanie”.

W przypadku transakcji B2B jest to rozwiązanie stosowane coraz częściej, szczególnie w łańcuchach dostaw, e-commerce, przy rozliczeniach wewnątrzgrupowych oraz przy powtarzalnych transakcjach.

W praktyce podatkowej funkcjonuje ono już od dawna, jednak dopiero wdrożenie KSeF postawiło pytanie: czy i jak będzie można korzystać z self-billingu w nowym systemie fakturowania elektronicznego?

Self-billing w KSeF – co już wiemy?

Zgodnie z obecnym stanem prawnym i komunikatami Ministerstwa Finansów:

• self-billing będzie technicznie możliwy w KSeF,
• konieczne będzie uzyskanie zgody sprzedawcy oraz nadanie odpowiednich uprawnień w KSeF,
• wystawiający fakturę w imieniu innego podatnika musi być uwierzytelniony (np. certyfikatem wystawcy),
• zagraniczne podmioty posługujące się polskim numerem VAT UE będą mogły korzystać z KSeF – również w trybie self-billingu, ale wymaga to spełnienia dodatkowych warunków formalnych i technicznych.

Co z firmami zagranicznymi (VAT UE), które nie mają siedziby w Polsce?

Tu pojawia się najwięcej wątpliwości. Po pierwsze KSeF przewiduje możliwość działania na podstawie identyfikatora podatkowego VAT UE (np. DE..., FR...), jednak obecnie interfejsy API oraz przepisy wykonawcze nie zapewniają pełnej funkcjonalności i bezpieczeństwa dla takich przypadków. Praktyka dopiero się kształtuje – brakuje objaśnień i precedensów (np. interpretacji ogólnych).

Z czym trzeba się liczyć w praktyce?

Dla podmiotów zagranicznych, które rozliczają VAT w Polsce, brak siedziby może być barierą dla korzystania z polskich narzędzi uwierzytelniających (certyfikatów KSeF). Konieczne może być działanie za pośrednictwem pełnomocników lub przedstawicieli podatkowych. Pojawia się problem z dostępem do polskiego ePUAP i Profilu Zaufanego – wymaganych dla części typów uwierzytelnienia.

W przypadku, gdy to zagraniczny nabywca chce wystawiać faktury w imieniu polskiego sprzedawcy (np. sieć handlowa lub platforma e-commerce), potrzebne są:

• formalne upoważnienie i odpowiednia konfiguracja dostępów w KSeF,
• przemyślana architektura prawno-podatkowa (umowy, polityka fakturowania, compliance),
• kompatybilność systemów ERP po obu stronach.

Jednakże self-billing w KSeF to duża szansa na uproszczenie rozliczeń – również dla firm zagranicznych. Trzeba się przy tym liczyć z tym, że pełne wykorzystanie tego rozwiązania wymaga dokładnej analizy struktury transakcji, znajomości uwarunkowań technicznych systemu, a przede wszystkim – śledzenia pojawiających się zmian w przepisach wykonawczych i dokumentacji API.

Dla kogo self-billing jest przydatny?

Self-billing jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy mają problemy z terminowym otrzymywaniem faktur od kontrahentów. Zapewnia on większą kontrolę i zarządzenie dokumentacją finansową. Ogranicza błędy co do ilości czy ceny towarów/usług. Dla sprzedawcy to również oszczędność czasu i zasobów, brak konieczności wystawiania faktur korygujących w przypadku pomyłki.

Warto już dziś zaplanować wdrożenie KSeF z uwzględnieniem scenariuszy self-billingu – zwłaszcza, jeśli firma działa w modelu cross-border (model biznesowy, który umożliwia sprzedawcy i nabywcy z różnych państw zawieranie transakcji przez Internet).