KSeF zmieni wszystko. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

• Jakie największe wyzwania czekają firmy przy przejściu na obowiązkowy KSeF?
• Jak KSeF zmieni codzienną pracę księgowych w biurach rachunkowych?
• Czy integracja systemów księgowych z KSeF będzie dużym problemem dla małych i średnich firm?
• Jakie błędy najczęściej mogą pojawiać się przy wysyłce faktur do KSeF?
• Jak KSeF wpłynie na kontrolę podatkową i relacje z urzędem skarbowym?
• Jakie sankcje mogą grozić przedsiębiorstwom za nieprawidłowe korzystanie z KSeF?
• W jaki sposób KSeF może ułatwić procesy raportowania i analiz finansowych w firmach?
• Jak biura rachunkowe powinny przygotować swoich klientów do nowych obowiązków?

Jakie największe wyzwania czekają firmy przy przejściu na obowiązkowy KSeF?

Trudno jest wskazać największe wyzwania, z jakimi muszą się zmierzyć firmy w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Z jednej strony ważne jest przygotowanie infrastruktury informatycznej, oprogramowania, które umożliwi płynne i prawidłowe fakturowanie w strukturze FA(3) – nie tylko zakup oprogramowania, ale również wdrożenie. Chodzi o takie przygotowanie programów, by interfejs był jak najbardziej przyjazny operatorowi, który de facto może nieznacznie zmienić pracę samego fakturzysty. Uważam, że jest to możliwe przy dobrym programie i prawidłowym wdrożeniu – a to jest poważne wyzwanie zarówno dla programistów, jak i osób merytorycznych w zakresie obsługi podatkowej.

To również przygotowanie procesu fakturowania, a w ramach takiego np. wdrożenie dodatkowych dokumentów potwierdzających transakcję. Z drugiej strony to kwestia obiegu danych z faktur zakupowych i sprzedażowych, ich przekazywania i obróbki, która pozwoli na efektywną weryfikację i opisy merytoryczne przy zakupowych. Do tego dochodzi aktualizacja szeregu procesów, nie tylko podatkowych, dostosowanie umów itp.

Jednym słowem – pracy wiele i to różnego rodzaju, a czasu mało. Na dodatek w 2026 roku spodziewamy się funkcjonowania nie tylko faktur ustrukturyzowanych, ale wystawianych w ich miejsce, a czasami przed nimi, faktur innego rodzaju. To niesie ryzyko wielokrotnego rozliczenia itp.

Jak KSeF zmieni codzienną pracę księgowych w biurach rachunkowych?

W teorii nie powinien, w praktyce obawiam się, że jednak tak. Zwłaszcza pierwszy rok, paradoksalnie wobec braku sankcji za niestosowanie KSeF, a w efekcie spodziewanego równoległego fakturowania kilku rodzajów faktur plus dokumentów innych niż faktury, niesie ze sobą dużo dodatkowej pracy.

W pierwszym okresie z pewnością pojawiały się będą spory kompetencyjne na linii biuro – klient. Dzisiaj można obserwować, że oczekiwania klientów są często w nieuzasadniony sposób wygórowane. To może oznaczać konfrontację, a u mniej asertywnych wobec klientów właścicieli BR – więcej pracy dla ich księgowych.

Czy integracja systemów księgowych z KSeF będzie dużym problemem dla małych i średnich firm?

Zasadniczo nie powinno to stanowić dużego problemu. Jak się zdaje, dostawcy oprogramowania są przygotowani, ale czas pokaże, czy faktycznie wszystko zadziała – zwłaszcza że KSeF będzie dla tych podatników/biur rachunkowych ich obsługujących wdrażany równolegle z JPK_CIT/PT i ST. Jak pokazała historia, walka na wielu frontach jednocześnie nie wróży dobrze (o czym przekonali się w przeszłości niezbyt rośli przywódcy).

Jakie błędy najczęściej mogą pojawiać się przy wysyłce faktur do KSeF?

Pomijając kwestię wydajności po stronie Ministerstwa Finansów, po stronie podatników problemem mogą okazać się błędy powodowane koniecznością uzupełnienia szeregu pól, które przy zwykłym fakturowaniu nie są każdorazowo uzupełniane (element „Adnotacja” i konieczność zaznaczenia np. że to nie jest faktura VAT marża, że nie ma odwrotnego obciążenia itp.). Na dodatek wprowadzone są jako obowiązkowe (czyli z naruszeniem prawa unijnego) pola JST i GV – obawiam się, że podatnicy mogą zapominać o konieczności uzupełnienia tych pól. Oczywiście metodą jest dobre wdrożenie i predefiniowanie tych pól tak, aby zawsze były odznaczone na „NIE” – to jednak może prowadzić do błędów merytorycznych, których oczywiście KSeF nie wychwyci.

Problemem mogą okazać się błędy w numerach VAT i ich skutki. Ważne jest to, by podatnicy uświadomili sobie, że Krajowy System e-Faktur za nich niczego nie zrobi – no może poza doręczeniem faktury. W szczególności nie sprawdzi merytorycznie treści faktury, a nawet nie dokona weryfikacji rachunkowej. Problemów na początku mogą przysparzać pola, które moim zdaniem docelowo będą bardzo przydatne, jak te wchodzące w skład węzła Podmiot3 czy dotyczące dat w polu P_6A.

Jak KSeF wpłynie na kontrolę podatkową i relacje z urzędem skarbowym?

Mam nadzieję, że tak, bo inaczej sens całej operacji o kryptonimie KSeF byłby pozbawiony sensu. Uczciwi podatnicy oczekują, że dysponując tak dużą ilością danych, organy nie tylko nie będą ich zajmować czynnościami sprawdzającymi dotyczącymi ich kontrahentów, ale nade wszystko w krótkim czasie zareagują na nieścisłości w ich rozliczeniach, by np. będąc ofiarami nieuczciwych kontrahentów, mogli w krótkim czasie zadziałać, ograniczając straty tym powodowane.

Wbrew temu, co – jak się zdaje – wydaje się niektórym urzędnikom (ale to chyba jest coraz mniejsza grupa), większość podatników chce bezpiecznie i uczciwie rozliczać podatki i jest przekonana, że nieuczciwi przedsiębiorcy winni być eliminowani z rynku.

Jakie sankcje mogą grozić przedsiębiorstwom za nieprawidłowe korzystanie z KSeF?

W pierwszym roku – podatkowe żadne. Od 2027 r. to będzie sankcja podatkowa do 100% VAT z faktury (przy braku 18,7% kwoty z faktury), ale już od początku nie będzie sankcji karnoskarbowych. Do tego należy dołożyć negatywne konsekwencje cywilnoprawne.

Paradoksalnie to kontrahenci mogą zmusić ich do prawidłowego fakturowania z KSeF, nawet od lutego czy kwietnia 2026 r. Wystarczy bowiem, że w umowie jest – często stosowany – zapis typu: „Termin płatności wynosi 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury”. W tej sytuacji uchybienie zasadom fakturowania ustrukturyzowanego lub ich niezastosowanie oznacza brak rozpoczęcia biegu terminu płatności.

W jaki sposób KSeF może ułatwić procesy raportowania i analiz finansowych w firmach?

Tutaj pomocne może być to, na co liczą organy, czyli ujednolicenie formy i struktury danych. Standaryzacja ułatwi implementację do innych systemów i obróbkę. Chodzi nie tylko o obróbkę podatkową czy finansową, ale również cywilnoprawną (windykacja), marketingową etc.

Taka standaryzacja może być pomocna w komunikacji biura rachunkowego z klientem, przekazywaniu danych do weryfikacji merytorycznej i zwrotnym przekazywaniu opisów. Problem w tym, że to wszystko wymaga odpowiedniego oprogramowania, które ma tylko część firm, a to często niemały wydatek.

Jak biura rachunkowe powinny przygotować swoich klientów do nowych obowiązków?

Edukować, edukować i jeszcze raz edukować. Nie chodzi przy tym o naukę fakturowania – tego klienci muszą nauczyć się sami – ale o cel, istotę, rolę i funkcję Krajowego Systemu e-Faktur. W ramach tego należy ustalić obszary kompetencyjne, które de facto nie powinny ulec zmianie względem tego, co jest teraz, ale klienci często uważają inaczej. Konieczne jest dostosowanie umów, procedur, niejednokrotnie wdrożenie oprogramowania do przesyłania i obróbki danych (jeżeli idą w kierunku digitalizacji).

Wniosek: Za 3–5, może 7 lat wszyscy będziemy zadowoleni z tego, że jest KSeF, ale najpierw napracujemy się dużo i nieraz będziemy narzekać na MF i nasz los 😉

O ekspercie

Radosław Kowalski - prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, wcześniej kierownik działu windykacji w jednej z największych firm teleinformatycznych. Specjalizuje się w zagadnieniach podatkowych. Autor licznych publikacji, doświadczony wykładowca i szkoleniowiec.

Pan Radosław będzie jednym z prelegentów konferencji: Kongres KSeF – Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu, która odbędzie się 13 listopada 2025 r. w Warszawie. Szczegółowa agenda dostępna jest na stronie: promocje.infor.pl/kongres-KSeF