REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF fakturowanie w jednostkach budżetowych
KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

rozwiń >

Jakie specyficzne wyzwania we wdrożeniu KSeF pojawiają się w jednostkach budżetowych?

Struktura logiczna e-Faktury jest dostosowana do specyfiki JST. JST będzie miała jedno konto w KSeF, z którego będą korzystały jednostki i zakłady budżetowe. Wyzwaniem jest więc takie nadanie uprawnień dla poszczególnych jednostek i zakładów budżetowych, aby każda z nich widziała tylko swoje faktury, a nie innych jednostek. Ministerstwo Finansów przewidziało w tym celu specjalne poziomy uprawnień i identyfikatory wewnętrzne, które powinny być stosowane przez JST.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Czy KSeF wpłynie na sposób klasyfikacji i rozliczania wydatków budżetowych?

Nie powinien wpłynąć, gdyż zmienia się tylko sposób wystawiania faktur, a nie ich klasyfikacji i rozliczenia w podziale na paragrafy. KSeF to pełna automatyzacja procesu wystawiania faktur i odbierania, ale nie zmienia on innych regulacji obowiązujących w sprawozdawczości JST.

Jak KSeF zmieni proces obiegu dokumentów i ich akceptacji w sektorze publicznym?

Te same osoby, które mają aktualnie obowiązki w zakresie opisywania faktur i przekazywania ich do akceptacji, będą nadal realizowały te zadania. Różnica polega na tym, że aby otrzymać faktury, osoby te będą musiały uzyskać uprawnienia dostępowe do KSeF JST w celu ich pobrania, wydruku, a w dalszej kolejności opisania.

Czy jednostki budżetowe będą miały specjalne zasady lub wyjątki w stosowaniu KSeF?

Jednostki niescentralizowane, takie jak np. samorządowe instytucje kultury, będą miały swoje samodzielne konto w KSeF, natomiast jednostki scentralizowane do VAT z gminą czy powiatem (JST) będą miały jedno konto w KSeF.
Część jednostek budżetowych w ogóle nie wystawia faktur sprzedażowych, więc konto w KSeF będzie służyło im tylko do odbioru faktur zakupowych. Natomiast dla tych jednostek i zakładów budżetowych, które wystawiają faktury, KSeF będzie służył zarówno do wczytania faktury sprzedażowej, jak i do pobrania faktury zakupowej.

REKLAMA

Jakie ryzyka wiążą się z błędnym wystawieniem lub odrzuceniem faktury w KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych?

Błędne wystawienie faktury w KSeF wiązać się będzie z koniecznością wczytania faktury korygującej do KSeF – nabywca nie będzie już miał możliwości wystawienia noty korygującej. Z KSeF jednostka nie będzie mogła usunąć wadliwej faktury, jeśli już ją skutecznie wczyta.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Natomiast odrzucenie faktury przez KSeF oznacza jej niezgodność ze schemą FA(3), co spowoduje konieczność ponownego wczytania faktury do KSeF przez JST. Pracownicy jednostek budżetowych, aby zminimalizować to ryzyko, powinni zawsze sprawdzać, czy wczytanym do KSeF fakturom został nadany numer KSeF. Dopiero wówczas będą mieć pewność, że skutecznie wystawili fakturę.

Jak KSeF wpłynie na kontrole i audyty w administracji publicznej?

Zgodnie z art. 297h ordynacji podatkowej dane z KSeF będą udostępniane organom Krajowej Administracji Skarbowej, a więc znacznie łatwiej będzie można wykryć błąd w fakturze niż przy aktualnym trybie fakturowania.

Dane te będą też udostępniane innym organom, takim jak:

  • Generalny Inspektor Informacji Finansowej – zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  • sądy lub prokurator – w związku z toczącym się postępowaniem,
  • ABW, SKW, AW, SWW, CBA, Policja, Żandarmeria Wojskowa, Straż Graniczna, Służba Więzienna, SOP – w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania sprawdzającego na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych,
  • CBA – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań ustawowych,
  • ABW – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych ustawą.

Wzrośnie więc skuteczność wykrywania błędów i tzw. pustych faktur przez organy administracji skarbowej. JST powinny jeszcze dokładniej monitorować faktury, które będą trafiać na ich konto w KSeF. Będzie także możliwość zgłoszenia nieprawidłowości do administracji – chodzi o faktury scamowe, które trafią na konto KSeF, a nie będą dotyczyły żadnej zakupionej usługi czy towaru.

Jak jednostki budżetowe powinny przygotować swoich pracowników do pracy w KSeF?

Podstawowa umiejętność to prawidłowe wystawienie faktury zgodnie z ustawą VAT. Pracownicy powinni przypomnieć sobie zasady fakturowania z podziałem na typy faktur, stawki VAT, momenty powstania obowiązku podatkowego.

Jednostki budżetowe powinny więc przeszkolić pracowników z fakturowania i z obsługi programów do wystawiania faktur – po wdrożeniu aktualizacji do wystawiania faktury w wersji FA(3). Pracownicy powinni też testować udostępnioną przez Ministerstwo Finansów aplikację KSeF 2.0, która zawiera nowe funkcjonalności.

Czy KSeF może przyczynić się do większej przejrzystości wydatków publicznych?

Tak, gdyż dostawcy będą zmuszeni weryfikować swoje faktury przed ich wczytaniem do KSeF, a więc dokładniej będą je opisywać i sprawdzać. Po wczytaniu do KSeF faktura trafia potencjalnie do weryfikacji przez urzędnika skarbowego, więc trzeba założyć, że może być poddana szerszym czynnościom sprawdzającym.

JST też będzie musiała dokładniej sprawdzać dane na fakturach wystawionych przez dostawców z punktu widzenia zgodności ponoszonego wydatku z umową, zgodnie z zasadą gospodarności i dyscypliną finansów publicznych.

O ekspertce

dr Małgorzata Rzeszutek – doradca podatkowy, założyciel Polskiego Instytutu Podatków i Rachunkowości, specjalistka w prawie podatkowym i dziedzinach pokrewnych. Posiada ponad 13-letnie doświadczenie w spółkach audytorskich, dydaktyce akademickiej oraz nadzorach i audytach podatkowych w spółkach podlegających badaniu sprawozdań finansowych.

Autorka publikacji w zakresie podatku dochodowego i VAT. Na rynku szkoleniowym specjalizuje się m.in. w opodatkowaniu podmiotów medycznych oraz w dokumentacji cen transferowych. Wykładowca uniwersytecki i doświadczony szkoleniowiec.

Pani Małgorzata będzie jedną z prelegentek konferencji: Kongres KSeF – Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu, która odbędzie się 13.11.2025 r. w Warszawie. Szczegółowa agenda dostępna jest na stronie: promocje.infor.pl/kongres-KSeF

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA