Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

• Podstawowy tryb online – standard w codziennym wystawianiu faktur w KSeF
• Tryb offline24 i niedostępność systemu KSeF – elastyczność dla przedsiębiorców
• Tryb awaryjny – rozwiązanie na wypadek ogłoszonej awarii KSeF
• Wspólne zasady dla wszystkich trybów – co musisz wiedzieć?

Wraz z obowiązkowym wejściem KSeF w 2026 roku przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w rządowym systemie. Dotychczas można taką fakturę wystawić w Wordzie, Excelu czy nawet na papierze, a następnie przekazać ją w ustalonej formie do kontrahenta. Po wprowadzeniu KSeF każda faktura będzie trafiała do centralnego rejestru, gdzie będzie jej przypisany numer identyfikacyjny. Co ważne, ustawodawca przewidział różne tryby wystawiania faktur, aby zapewnić ciągłość działalności firm w każdej sytuacji.

Podstawowy tryb online – standard w codziennym wystawianiu faktur w KSeF

Podstawowym trybem będzie tryb online, czyli standardowa praca z KSeF. W tym modelu faktura jest wystawiana i natychmiast wysyłana do systemu. Dopiero po jej przyjęciu przez KSeF uzyskuje numer identyfikacyjny i może być uznana za „wystawioną”.

Nabywca otrzyma ją bezpośrednio w systemie, a to oznacza, że po wysłaniu faktury do KSeF nie musimy już jej przekazywać odbiorcy. Ten tryb będzie dominujący w codziennej pracy firm, zwłaszcza w sektorze B2B.

Tryb offline24 i niedostępność systemu KSeF – elastyczność dla przedsiębiorców

Drugą możliwością jest tryb offline24. Jest to rozwiązanie dobrowolne, pozwalające wystawić fakturę, gdy przedsiębiorca chwilowo nie ma dostępu do internetu lub gdy system KSeF działa z opóźnieniem. Wizualizacje faktury można przekazać nabywcy od razu, a do systemu należy ją dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego.

Ten model sprawdzić się może u przedsiębiorców pracujących np. w terenie, gdzie nie zawsze jest internet. Drugą grupą mogą być firmy z dużą liczbą klientów, a jednocześnie chcące otrzymać potwierdzenie zakupu. Wysyłka i odbiór do KSeF może chwilę trwać, a dzięki wizualizacji faktury nie będą wydłużać się chociażby kolejki. Aczkolwiek Ministerstwo Finansów nie uznaje tego trybu jako standardowego dla transakcji B2B.

W przypadku niedostępności samego systemu, np. z powodu prac serwisowych, postępowanie jest podobne. Jeśli przedsiębiorca musi wystawić fakturę, również może to zrobić. Faktura musi być zgodna ze schemą i można przekazać ją w sposób zwizualizowany do nabywcy lub wydać potwierdzenie transakcji. W tym przypadku wystawca faktury musi dostarczyć dokument również do systemu w ciągu jednego dnia roboczego, ale po ponownej dostępności KSeF.

Tryb awaryjny – rozwiązanie na wypadek ogłoszonej awarii KSeF

Kolejny wariant to tryb awaryjny, uruchamiany tylko w sytuacji oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF przez Ministerstwo Finansów. Informacja o awarii pojawi się w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym. W tym czasie podatnik może wystawiać faktury w postaci elektronicznej (zgodnie z obowiązującą strukturą), a po zakończeniu awarii ma 7 dni roboczych na przesłanie ich do KSeF.

To zabezpieczenie systemowe, które ma chronić przedsiębiorców przed paraliżem w przypadku problemów po stronie administracji. W tym przypadku przekazanie wizualizacji faktury odbiorcy oznacza, że już ją otrzymał, pod warunkiem że takie przekazanie nastąpiło szybciej niż przesłanie faktury po awarii do KSeF. Odbiorca może z tak przekazanej faktury odliczyć VAT lub zaliczyć wydatek do kosztów.

Wspólne zasady dla wszystkich trybów – co musisz wiedzieć?

Każdy z trybów offline – zarówno offline24, offline (niedostępność), jak i awaryjny – wymaga odpowiedniego oznaczenia faktury dwoma kodami QR:

• OFFLINE – umożliwia weryfikację danych faktury,
• CERTYFIKAT – potwierdza autentyczność wystawcy.

Warto dodać, że niezależnie od trybu faktura musi być wystawiona w strukturze logicznej FA(3), czyli nowym formacie e-faktury obowiązującym od lutego 2026 r. Oprogramowanie przedsiębiorcy powinno automatycznie rozpoznawać, w jakim trybie działa – np. w sytuacji braku połączenia przełączyć się na offline24, a po ogłoszeniu awarii na tryb awaryjny.

W praktyce duże firmy i sieci handlowe będą korzystały głównie z trybu online, mikrofirmy i branże terenowe z offline24, a tryb awaryjny pozostanie bezpiecznikiem dla wszystkich. Choć nowe zasady mogą wydawać się skomplikowane, ich celem jest nie ograniczanie przedsiębiorców, lecz zapewnienie im możliwości działania w każdych warunkach – niezależnie od tego, czy nie działa internet, czy zawiesi się serwer Ministerstwa Finansów.

Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt