Rok 2026 przyniesie prawdziwą rewolucję w obszarze rachunkowości i finansów. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy będą musieli nie tylko zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur, lecz także zaktualizować politykę rachunkowości swoich jednostek.
- Dlaczego aktualizacja polityki rachunkowości jest konieczna
- Co powinno znaleźć się w polityce rachunkowości po wdrożeniu KSeF
- Narzędzia i systemy wspierające politykę rachunkowości
- Kontrola wewnętrzna i bezpieczeństwo danych
- Regularna aktualizacja dokumentacji
- Podsumowanie
Od kwietnia 2026 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur wewnętrznych, zabezpieczenia procesów obiegu dokumentów oraz dostosowania zasad dokumentowania i archiwizacji do wymogów systemu. Dla wielu firm to ostatni moment, by wprowadzić odpowiednie modyfikacje – zanim pojawią się problemy podczas audytu lub zamknięcia roku finansowego.
Dlaczego aktualizacja polityki rachunkowości jest konieczna
Polityka rachunkowości to zbiór zasad i rozwiązań organizacyjnych, które określają sposób prowadzenia ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jej zadaniem jest nie tylko zapewnienie zgodności z przepisami, ale również ochrona interesów przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem jego specyfiki, potrzeb i zasobów.
Wprowadzenie KSeF oznacza, że dotychczasowe zasady obiegu i dokumentowania faktur muszą zostać zrewidowane i zaktualizowane. Polityka rachunkowości powinna odzwierciedlać faktyczny przebieg procesów finansowo-księgowych, dlatego jej aktualizacja jest niezbędna, by uniknąć rozbieżności między praktyką a zapisami dokumentu.
Co powinno znaleźć się w polityce rachunkowości po wdrożeniu KSeF
Kluczowe zmiany, które należy uwzględnić w polityce rachunkowości w związku z obowiązkowym KSeF, obejmują m.in.:
- Opis zasad obiegu faktur ustrukturyzowanych – sposób ich wystawiania, odbioru, weryfikacji i ewidencji w systemie finansowo-księgowym.
- Określenie sposobu archiwizacji faktur – zarówno tych pobieranych z KSeF, jak i dokumentów występujących poza systemem. Model archiwizacji powinien być ujednolicony i spójny dla wszystkich typów dokumentów.
- Procedury awaryjne – działania na wypadek niedostępności KSeF, zarówno po stronie administracji, jak i przedsiębiorstwa.
- Zakres odpowiedzialności – wskazanie osób lub stanowisk odpowiedzialnych za komunikację z systemem oraz opis procedury nadawania uprawnień do korzystania z KSeF.
- Definicję dowodu księgowego – doprecyzowanie, że dowodem mogą być dokumenty w formatach XML, PDF, EDI itp., które nie wymagają wydruku, wraz z określeniem zasad zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.
Narzędzia i systemy wspierające politykę rachunkowości
Wraz z wdrożeniem KSeF każda jednostka powinna przeanalizować narzędzia i aplikacje zintegrowane z systemem finansowo-księgowym. To właśnie one odpowiadają za elektroniczny obieg dokumentów, ich przechowywanie i przetwarzanie.
W polityce rachunkowości warto opisać:
- mechanizmy zapewniające ciągłość działania systemów,
- zasady tworzenia kopii zapasowych,
- sposób nadawania i kontroli uprawnień użytkowników,
- procedury audytu logów oraz kontroli dostępu.
Takie zapisy nie tylko zwiększą bezpieczeństwo danych, lecz także ułatwią udokumentowanie należytej staranności w razie kontroli.
Kontrola wewnętrzna i bezpieczeństwo danych
Każda jednostka powinna szczegółowo opisać zasady kontroli wewnętrznej nad prawidłowością danych przesyłanych do KSeF. Mogą to być m.in. checklisty, raporty z kontroli jakości danych czy automatyczne alerty systemowe.
Dobrą praktyką jest także opracowanie schematu graficznego obiegu dokumentów, który w prosty sposób pokazuje etapy akceptacji i odpowiedzialność poszczególnych osób. Warto również zadbać o synchronizację polityki rachunkowości z polityką bezpieczeństwa IT, co minimalizuje ryzyko incydentów cybernetycznych i naruszeń danych.
Regularna aktualizacja dokumentacji
W miarę zmian interpretacji przepisów oraz postępu technologicznego, dokument polityki rachunkowości powinien być regularnie aktualizowany. Brak bieżących zmian może skutkować zakwestionowaniem ksiąg rachunkowych przez organy kontrolne lub audytora.
Regularne przeglądy polityki pozwalają zachować spójność między praktyką księgową a wymogami prawa, co stanowi jeden z filarów wiarygodności sprawozdawczej jednostki.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale również szansa na uporządkowanie procesów finansowych i poprawę bezpieczeństwa danych. Aktualizacja polityki rachunkowości do końca 2025 roku pozwoli firmom wejść w 2026 rok z pełną gotowością, minimalizując ryzyko błędów, kar oraz niepotrzebnych komplikacji podczas kontroli i audytów.
To ostatni moment na zmiany, by cyfrowa transformacja rachunkowości przebiegła sprawnie i z korzyścią dla całej organizacji.