Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?
- Sytuacja wyjściowa: eksport, wywóz i powrót
- Powrót towaru a procedury celne
- Czy trzeba korygować eksport?
- Reeksport – ponowne wysłanie do klienta
- Wyzwania praktyczne
- Porównanie obowiązków celnych i podatkowych
- Podsumowanie
Sytuacja wyjściowa: eksport, wywóz i powrót
Na początku procedura przebiega prawidłowo: eksporter dokonuje zgłoszenia celnego w systemie AES, towar opuszcza obszar celny Unii, a wygenerowane dokumenty (m.in. komunikat IE-599/ CC599C i potwierdzenie MRN) stanowią dowód zakończonego wywozu. W deklaracji VAT transakcja zostaje ujęta jako eksport opodatkowany stawką 0%.
Problem pojawia się dopiero później – kontrahent poza UE odmawia odbioru lub nie podejmuje przesyłki. Towar wraca więc do Unii i trafia do magazynu czasowego składowania. W tym momencie eksporter staje przed wyzwaniem: jak zakwalifikować taki zwrot i jak go prawidłowo obsłużyć od strony celnej i podatkowej?
Powrót towaru a procedury celne
Prawo celne przewiduje specjalne rozwiązania dla takich sytuacji. Najczęściej stosuje się procedurę towarów powracających (reimportu) na podstawie art. 203 UKC. Dzięki niej przedsiębiorca może sprowadzić z powrotem swój towar na teren Unii bez konieczności płacenia należności celnych – pod warunkiem spełnienia kilku warunków:
- towar faktycznie wcześniej opuścił obszar celny UE,
- powraca w niezmienionym stanie (nie został poddany żadnej dodatkowej obróbce poza normalnym użyciem czy transportem),
- powrót następuje w określonym czasie, co do zasady w ciągu 3 lat od wywozu.
Warto podkreślić, że taki zwrot nie jest traktowany jak zwykły import – jego obsługa odbywa się w dedykowanej procedurze, która odzwierciedla fakt, że towary „wracają do domu”.
Czy trzeba korygować eksport?
Z perspektywy podatkowej istotne jest pytanie: skoro towar wrócił, czy eksporter powinien korygować wcześniej zastosowaną stawkę 0% VAT?
- Nie ma takiej potrzeby. Jeżeli towar faktycznie opuścił obszar celny Unii, a eksporter dysponuje komunikatem IE-599/CC599C, to wywóz jest zdarzeniem dokonanym i prawidłowo opodatkowanym stawką 0%.
- Powrót przesyłki jest nowym zdarzeniem gospodarczym, kwalifikowanym jako reimport. To oznacza, że pierwotna transakcja eksportowa pozostaje ważna, a w księgach nie dokonuje się jej korekty. Natomiast należy zapłacić podatek VAT od importu.
Reeksport – ponowne wysłanie do klienta
Jeżeli po reimporcie przedsiębiorca decyduje się ponownie wysłać towar poza Unię – np. do tego samego klienta – konieczne jest rozpoczęcie całego procesu wywozowego od nowa. W praktyce oznacza to:
- Wprowadzenie towaru do UE w procedurze reimportu, aby w pełni zalegalizować jego powrót.
- Złożenie nowego zgłoszenia wywozowego w systemie AES przy kolejnym wysyłaniu. Każdy eksport jest bowiem odrębną procedurą, niezależną od wcześniejszego zdarzenia.
- Powiązanie dokumentacji – w zgłoszeniu można wskazać, że towar wrócił i jest ponownie wysyłany, ale dla organów celnych to zawsze nowe zgłoszenie.
- Zachowanie spójności księgowej i podatkowej – faktury, noty korygujące czy powiązanie MRN powinny być prowadzone w sposób przejrzysty, aby przy ewentualnej kontroli można było wykazać pełną historię transakcji.
Wyzwania praktyczne
Logistyka: zwrot towaru generuje koszty dodatkowe – magazynowania, ponownego przewozu, ubezpieczenia. Czasami bardziej opłaca się sprzedać towar innemu odbiorcy w UE niż ponownie wysyłać go do pierwotnego klienta.
Podatki: z punktu widzenia VAT, oba wywozy są eksportami – najpierw pierwszy, potem kolejny. Dokumentacja musi być jednak prowadzona w sposób spójny, by uniknąć zarzutów o nadużycia.
Relacje handlowe: odmowa odbioru przesyłki to nie tylko problem proceduralny, ale i biznesowy. Warto zabezpieczać się poprzez odpowiednie warunki dostawy (Incoterms), pobieranie zaliczek czy stosowanie ubezpieczeń transakcji, aby minimalizować ryzyko strat.
Najlepsze praktyki dla eksporterów
- Zawsze korzystaj z procedury towarów powracających – unikniesz niepotrzebnych opłat celnych.
- Dokumentuj cały cykl życia przesyłki – od pierwszego wywozu, przez powrót, aż po ponowny eksport.
- Dobieraj właściwe warunki Incoterms – niektóre, jak EXW czy FCA powodują duże ryzyko podatkowe.
- Wprowadź wewnętrzne procedury awaryjne – określ, kto w firmie odpowiada za obsługę powrotów i reeksportów, aby działać sprawnie i zgodnie z przepisami.
Porównanie obowiązków celnych i podatkowych
Etap | Eksport (pierwsze wyprowadzenie poza UE) | Towar powracający (reimport) | Reeksport (ponowne wysłanie poza UE) |
Podstawa prawna | Art. 269 i nast. UKC (Unijny Kodeks Celny) | Art. 203 UKC – procedura towarów powracających | Art. 269 i nast. UKC – nowe zgłoszenie wywozu |
Charakter operacji | Wyprowadzenie towaru z UE do kraju trzeciego | Wprowadzenie z powrotem na teren celny UE tego samego towaru | Kolejny eksport tego samego towaru poza UE |
Warunki | Towar wywieziony z UE i opuszcza obszar celny | Ten sam towar, w tym samym stanie, powrót zwykle do 3 lat | Towar dopuszczony do obrotu albo zwolniony w procedurze powracających, ponownie kierowany poza UE |
Dokumentacja | Faktura eksportowa, zgłoszenie celne, komunikat IE-599/CC599C (potwierdzenie wywozu) | Dowód wcześniejszego eksportu (MRN, IE-599/CC599C), dokumenty transportowe, zgłoszenie w procedurze powracających | Nowa faktura eksportowa, nowe zgłoszenie wywozowe, nowy komunikat IE-599/CC599C |
Należności celne | Brak cła (chyba że eksportowane towary objęte są ograniczeniami) | Zasadniczo brak należności celnych, jeśli spełnione warunki towarów powracających | Brak cła, standardowa procedura eksportowa |
VAT | 0% VAT – pod warunkiem posiadania IE-599/CC599C | Brak VAT przy wprowadzaniu, jeśli stosuje się procedurę powracających – VAT naliczany w deklaracji | 0% VAT przy ponownym wywozie, dokumentowane nowym IE-599/CC599C |
Magazynowanie | Możliwe czasowe składowanie przed wywozem | Trafia do magazynu czasowego składowania do czasu procedury towarów powracających | Możliwe ponowne czasowe składowanie przed wywozem |
Obowiązki księgowe | Ujęcie eksportu w ewidencji, deklaracji VAT i JPK_V7 | Ujęcie w ewidencji celnej i podatkowej jako reimport (techniczny powrót towaru - import) | Ujęcie w ewidencji jako nowy eksport ze stawką 0% VAT |
Ryzyko | Brak dokumentu IE-599/CC599C = ryzyko zakwestionowania stawki 0% | Błędna procedura (np. dopuszczenie do obrotu zamiast powracających) = naliczenie cła i VAT | Niewłaściwa dokumentacja = ryzyko utraty prawa do stawki 0% VAT przy kolejnym eksporcie |
Podsumowanie
Powrót towaru po eksporcie z powodu nieodebrania przez klienta nie jest sytuacją rzadką w praktyce międzynarodowego handlu. Kluczowe jest jednak, by prawidłowo zastosować procedurę reimportu, a następnie ponownie dokonać zgłoszenia wywozowego przy kolejnym eksporcie.
Dzięki temu przedsiębiorca unika ryzyka naruszenia przepisów celnych i podatkowych, a jednocześnie zachowuje pełną przejrzystość dokumentacji księgowej. Dobrze przygotowane procedury wewnętrzne oraz właściwie sformułowane umowy handlowe mogą znacznie zminimalizować skutki takich sytuacji – zarówno dla eksporterów, jak i ich partnerów biznesowych.
dr Izabella Tymińska, ekspert ds. ceł, prawa celnego, handlu zagranicznego