Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

• Co to jest KSeF?
• Co to jest e-Faktura?
• Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?
• Czy podatnik, który wystawia faktury o łącznej wartości brutto nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie, może wystawiać je w formie papierowej, bez obowiązku korzystania z KSeF?
• Do kiedy paragony fiskalne z NIP nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?
• Kwiaciarka wystawia trzy faktury w miesiącu o wartościach od 1500 zł do 2500 zł każda. Czy musi wystawiać faktury w KSeF?
• Czy trzeba mieć płatny program, żeby wystawiać faktury w KSeF?
• Czy ktoś może się podszyć pod mój PESEL i zalogować do KSeF w moim imieniu?

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur. System wprowadzany jest etapami – najpierw obejmie największe firmy, a od kwietnia 2026 r. wszystkich przedsiębiorców. Wielu z nich zastanawia się, jak nowe przepisy wpłyną na najmniejsze działalności, szczególnie te, które miesięcznie wystawiają faktury o wartości poniżej 10 000 zł.

Ministerstwo Finansów przygotowało szczegółowe wyjaśnienia, aby rozwiać wątpliwości dotyczące wyjątków, terminów i obowiązków. Do końca 2026 r. podatnicy spełniający określone warunki nadal będą mogli korzystać z papierowych faktur lub dokumentów elektronicznych poza KSeF. Sprawdź, co dokładnie oznacza limit 10 000 zł i jak przygotować firmę do zmian.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Co to jest e-Faktura?

To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Czy podatnik, który wystawia faktury o łącznej wartości brutto nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie, może wystawiać je w formie papierowej, bez obowiązku korzystania z KSeF?

Ministerstwo Finansów: „Tak, do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowo lub elektronicznie), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem z tych faktur nie przekracza 10 000 zł.

Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF - począwszy od faktury, która przekroczył limit. Zachęcamy jednak, aby już wcześniej przygotować swoją firmę do KSeF. Odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie wpłynie na konieczność ich odbierania w systemie. Otrzymywanie faktur od 1 lutego 2026 r. będzie odbywało się za pośrednictwem KSeF.”

Do kiedy paragony fiskalne z NIP nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?

Do końca 31 grudnia 2026 r. - do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.

VAT 2026. Komentarz

Kwiaciarka wystawia trzy faktury w miesiącu o wartościach od 1500 zł do 2500 zł każda. Czy musi wystawiać faktury w KSeF?

Docelowo tak. Obowiązek stosowania KSeF obejmie kwiaciarkę od 1 stycznia 2027 r.

Do końca 2026 roku mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł.

Czy trzeba mieć płatny program, żeby wystawiać faktury w KSeF?

Nie. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia - Aplikację Podatnika KSeF, dostępną w wersji online (wersja testowa dostępna będzie od 3 listopada 2025 r.) i Aplikację Mobilną KSeF (od 01 lutego 2026 r.).

Czy ktoś może się podszyć pod mój PESEL i zalogować do KSeF w moim imieniu?

Nie. Sam PESEL nie wystarczy. Żeby się zalogować, potrzebny jest Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF. Bez tego nikt nie będzie w stanie uwierzytelnić się w systemie w Twoim imieniu.

Na podstawie informacji z ksef.podatki.gov.pl