Strony zamierzające zawrzeć umowę mogą przeprowadzić negocjacje, które mają na celu uzgodnienie wszystkich istotnych elementów przyszłej umowy i osiągnięcia porozumienia. Do zawarcia umowy w wyniku negocjacji dochodzi, gdy obie strony porozumieją się co do wszystkich postanowień umowy, które podlegały tym negocjacjom. Należy przy tym zaznaczyć, że sam fakt prowadzenia negocjacji nie jest jeszcze obietnicą późniejszego zawarcia umowy. Jeśli jednak negocjacje prowadzone są przez jedną ze stron wbrew dobrym obyczajom, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego jest ona zobowiązana do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła w związku z niezawarciem umowy, na które liczyła podczas negocjacji.
Kolejnymi możliwymi sposobami zawarcia umowy są przetarg i aukcja. W obu przypadkach mamy do czynienia z procesem o charakterze eliminacyjnym, którego uczestnikami może być wiele podmiotów. Celem stosowania tych form zawierania umowy jest skorzystanie z najbardziej konkurencyjnej, a przez to najkorzystniejszej spośród zgłaszanych ofert.
Ogłoszenie organizatora aukcji lub przetargu powinno zawierać zaproszenie do składania ofert, określenie czy chodzi o przetarg, czy też aukcję, informacje dotyczące przedmiotu i warunków aukcji lub przetargu (bądź sposobu, w który warunki te zostaną udostępnione) oraz wskazanie czasu i miejsca postępowania przetargowego lub aukcyjnego. Organizator jest zobowiązany postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia o warunkach przetargu lub aukcji, od chwili gdy udostępnił te informacje do publicznej wiadomości. Na oferencie zaś obowiązek ten ciąży od momentu złożenia przez niego oferty zgodnej z ogłoszeniem organizatora.
Aukcja przeprowadzana jest ustnie. Licytanci biorą udział w aukcji poprzez składanie konkurencyjnych ofert. Oferta złożona w toku aukcji przestaje wiązać składającego ofertę, gdy inny uczestnik aukcji (licytant) złożył ofertę korzystniejszą, chyba że w warunkach aukcji zastrzeżono inaczej. Jeśli zaś pomimo trzykrotnego wezwania, żaden z licytantów nie zgłasza korzystniejszej oferty niż zgłoszona jako ostatnia, licytator udziela wówczas najkorzystniejszej ofercie przybicia, które zamyka aukcję. Przybicie jest równocześnie zawarciem umowy pomiędzy licytantem, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę, a organizatorem aukcji.
Przetarg tym różni się od aukcji, że oferty składane są organizatorowi pisemnie w określonym przez niego miejscu i wyznaczonym czasie. Następnie organizator rozpatruje przedstawione mu oferty, ale już bez udziału oferentów. Po rozpatrzeniu ofert, organizator może wybrać najkorzystniejszą ofertę lub nie wybrać żadnej i zamknąć przetarg bez zawarcia umowy. Ustawodawca nałożył jednak na organizatora obowiązek niezwłocznego poinformowania oferentów na piśmie o rezultacie przetargu, w którym brali udział. Zawarcie umowy pomiędzy organizatorem przetargu, a oferentem następuje co do zasady z chwilą, gdy organizator poinformuje oferenta na piśmie o wyborze złożonej przez niego oferty.
Kodeks cywilny przewiduje szczególne warunki unieważnienia umowy zawartej w drodze aukcji lub przetargu. Organizator oraz uczestnik aukcji albo przetargu może żądać unieważnienia zawartej umowy, jeżeli strona tej umowy, inny uczestnik lub osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik aukcji albo przetargu w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami. Zainteresowany unieważnieniem umowy ma miesiąc na wniesienie żądania unieważnienia od dnia, w którym dowiedział się o zaistnieniu przesłanki unieważnienia, nie później jednak niż rok od dnia zawarcia tejże umowy.
Podsumowując, umowa może zostać zawarta na różne sposoby. Oprócz trybu ofertowego, można ją zawrzeć w drodze negocjacji, bądź poprzez przeprowadzenie aukcji lub przetargu. Dobór odpowiedniego sposobu zależy w głównej mierze od charakteru i stopnia skomplikowania planowanej umowy, a także od celu, który strona chce poprzez daną umowę osiągnąć. Jeśli postanowienia danej umowy są skomplikowane, a stronom zależy na ich dokładnym uzgodnieniu, zastosowane mogą zostać negocjacje. Natomiast aukcja lub przetarg mogą zostać przeprowadzone, jeśli oferentowi zależy na wyborze najkorzystniejszej dla niego oferty.
Patrycja Dzięgielewska
aplikant radcowski
M. Szulikowski i Partnerzy Kancelaria Prawna