Aktem wieńczącym powstanie fundacji, po akcie fundacyjnym i ustanowieniu statutu, jest wpis do KRS, prowadzonego przez sąd rejonowy wydział gospodarczy KRS (tzw. sąd rejestrowy), właściwy ze względu na siedzibę fundacji. Z chwilą wydania przez sąd postanowienia o wpisie fundacji do KRS uzyskuje ona osobowość prawną. Sąd dokonuje wpisu fundacji do KRS po stwierdzeniu, że czynności prawne stanowiące podstawę wpisu zostały podjęte przez uprawnioną osobę lub organ i są ważne. Postanowienie o wpisaniu fundacji do KRS sąd wydaje ponadto po stwierdzeniu, że cel i statut fundacji są zgodne z przepisami prawa. Wniosek o rejestrację fundacji do KRS składa się na urzędowym formularzu (KRS-W20) wraz z załącznikami, oraz wymaganymi dokumentami, m.in. oświadczeniem o ustanowieniu fundacji i statutem (w trzech egzemplarzach).
Dokumenty do KRS powinny być złożone w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach. Natomiast druki formularza wniosku i załączników dostępne są w sądzie lub na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.
Wniosek o wpis do KRS należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, czyli od momentu podpisania oświadczenia o powołaniu fundacji. Złożenie wniosku rozpoczyna etap postępowania rejestrowego, w trakcie którego sąd rozpoznaje złożony wniosek nie później niż w terminie 7 dni od daty jego złożenia.
Jeżeli nie ma przeszkód, wpis następuje na podstawie postanowienia sądu niezwłocznie po jego wydaniu i polega na wprowadzeniu do systemu informatycznego danych zawartych w tym postanowieniu. Wpis uważa się za dokonany z chwilą zamieszczenia danych w KRS.
Każda fundacja, bez względu na to czy prowadzi działalność gospodarczą, czy nie, musi posiadać numer REGON i NIP. Fundacje, które jednocześnie z wpisem do rejestru fundacji KRS, rejestrują działalność gospodarczą (tj. składają wniosek o wpis również do rejestru przedsiębiorców KRS), korzystają z zasady „jednego okienka”, która oznacza, że łącznie z wnioskiem o wpis składają wniosek o nadanie numeru NIP i numeru REGON. Natomiast, fundacje, które razem z wnioskiem o wpis w KRS, nie rejestrują działalności gospodarczej, składają wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej. W ten sposób Fundacja otrzyma numer REGON, który będzie zobowiązana zgłosić (w formie wniosku) do KRS. Fundacja powinna również uzyskać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) we właściwym ze względu na siedzibę fundacji urzędzie skarbowym, a także otworzyć odrębny rachunek bankowy, które będzie wykorzystywany do celów prowadzonej przez fundację działalności.
Na zakończenie warto także wspomnieć o tym, że o status organizacji pożytku publicznego mogą ubiegać się organizacje pozarządowe, w tym także fundacje, które spełniają warunki określone w przepisach ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z poźn. zm.). Status organizacji pożytku publicznego uzyskuje organizacja spełniająca określone wymogi, z chwilą wpisania właściwej informacji do KRS. Organem, który decyduje o nadaniu statusu organizacji pożytku publicznego jest sąd rejestrowy.
Podsumowując, wpisanie fundacji do KRS jest niezbędne do uzyskania przez nią osobowości prawnej oraz możliwości rozpoczęcia działalności. Jak zostało wskazane w niniejszej publikacji, aby dokonać powyższego wpisu należy wypełnić i złożyć do KRS odpowiednie formularze wraz z wymaganymi załącznikami.
M. Szulikowski i Partnerzy Kancelaria Prawna