Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów należności z tytułu podróży służbowych, wypłacanych osobom sprawującym różne funkcje w stowarzyszeniu, zależy od powierzonego im stanowiska, a konkretnie od przynależności do określonego organu. Kosztem będą delegacje członków zarządu. Z reguły nie będą nim delegacje członków rady nadzorczej - szczegóły w uzasadnieniu.
Kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Natomiast (zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a updop) nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w składrad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Wypłacone wynagrodzenia z tytułu pełnionych funkcji na rzecz tych osób są zatem kosztem uzyskania przychodów. Inne wydatki, niebędące świadczeniami z odrębnego stosunku cywilnoprawnego, takie jak zwrot kosztów delegacji, nie mogą być uznane za koszty podatkowe.
Powołany przepis nie dotyczy jednak członków zarządu. Zarząd jest bowiem organem wykonawczym, a nie stanowiącym. Wydatki na rzecz osób wchodzących w skład zarządu, w tym zwrot kosztów delegacji, są zatem kosztem uzyskania przychodu. Warunkiem oczywistym jest związek tych kosztów z uzyskanym przychodem.
Ponadto art. 16 ust. 1 pkt 38a nie dotyczy sytuacji, gdy organizacja dokonuje zapłaty za świadczenia wykonane na jej rzecz przez członka rady nadzorczej, komisji rewizyjnej lub innego organu stanowiącego tej spółki, jeżeli świadczenie to oraz zapłata wynikają z umów cywilnoprawnych (np. umowy o dzieło bądź zlecenia) zawartych pomiędzy organizacją a członkiem jej organów na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Zapłata za to świadczenie i zwrot kosztów wynika bowiem z zawartej umowy cywilnoprawnej, a nie z tytułu pełnionej funkcji. Osoba ta występuje wówczas w charakterze zleceniobiorcy, a nie członka rady nadzorczej, a zwrotu wydatków poniesionych w trakcie realizacji przez nią umów cywilnoprawnych nie można uznać za świadczenie związane z pełnioną funkcją, ponieważ będzie ono stanowić ekwiwalent za dokonane uprzednio wydatki.
Takie też stanowisko potwierdził Naczelnik Urzędu Skarbowego Poznań-Śródmieście w piśmie z 21 marca 2006 r. (nr ZD/423-19/05/2), w którym możemy przeczytać: „(...) jeżeli członkowie stowarzyszenia, członkowie zarządu i komisji rewizyjnej wykonują pracę na rzecz stowarzyszenia, w oparciu o umowę cywilnoprawną lub wynikającą z założeń statutu, zapłata za uzyskane w wyniku tej pracy świadczenia na rzecz stowarzyszenia będzie dla niego kosztem uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 updop.
Oznacza to, że w przypadku wykonywania pracy na rzecz stowarzyszenia przez członków stowarzyszenia, członków zarządu i komisji rewizyjnej niebędących pracownikami na podstawie umowy cywilnoprawnej lub wynikającej z założeń statutu - wydatki z tym związane są kosztem uzyskania przychodów, gdyż nie są to jednostronne świadczenia (...)”.
Podstawa prawna:
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238