Z działaniem przez pełnomocnika możemy mieć również do czynienia w związku z udziałem w postępowaniu administracyjnym, prowadzonym według reguł określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 267).
Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym
W pierwszej kolejności należy zauważyć, że w postępowaniu administracyjnym pełnomocnikiem strony postępowania może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Krąg osób, które mogą występować jako pełnomocnik przed organami administracji publicznej (inaczej niż w postępowaniu cywilnym przed sądem) nie jest więc
w zasadzie ograniczony (w szczególności pełnomocnik nie musi być adwokatem lub radcą prawnym).
Kiedy i w jaki sposób ustanowić pełnomocnika firmy?
Niemniej jednak, w pewnych szczególnych przypadkach postępowań przed organami administracji publicznej może zachodzić konieczność skorzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika. Tak jest na przykład w przypadku postępowania dotyczącego zgłoszeń patentowych do Urzędu Patentowego, w którym pełnomocnikiem może być zasadniczo tylko rzecznik patentowy.
Forma udzielania pełnomocnictwa
Jeśli chodzi o formę pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym, to może zostać ono udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu organowi prowadzącemu postępowanie, w którym chcemy ustanowić pełnomocnika. W przypadku udzielania pełnomocnictwa do protokołu organ uzyskuje w ten sposób informację o pełnomocniku działającym w danej sprawie. W przypadku natomiast udzielenia pełnomocnictwa w formie pisemnej, konieczne jest złożenie pełnomocnictwa do akt sprawy.
Zasady reprezentacji spółki z o.o. w organizacji
Do akt sprawy należy przy tym złożyć oryginał pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczony odpis. Tylko jeśli ustanowionym przez nas pełnomocnikiem jest adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub doradca podatkowy, pełnomocnik taki może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.
Przepisy przewidują także, że w sprawach mniejszej wagi, organ może nie żądać dokumentu pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony postępowania, a nie ma przy tym wątpliwości, że pełnomocnik jest rzeczywiście upoważniony do występowania w imieniu strony. Ocena, czy dana sprawa jest rzeczywiście sprawą mniejszej wagi jest trudna, w praktyce więc korzystanie z tej możliwości może stwarzać istotne wątpliwości.
Treść dokumentu pełnomocnictwa
Przepisy postępowania administracyjnego nie zawierają szczegółowych wymogów co do treści pełnomocnictwa, w praktyce warto więc zwracać uwagę, aby dostosowywać tę treść do specyfiki danego przypadku (pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentowania przed wszystkimi organami administracji bądź tylko w konkretnej sprawie itp.).
Jak prawidłowo udzielić pełnomocnictwa?
Warto przy tym pamiętać, że jeśli decydujemy się na ustanowienie pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym, organ będzie doręczał wszelkie pisma (w tym np. decyzję rozstrzygającą sprawę) temu pełnomocnikowi, co będzie wywierało skutek prawny bezpośrednio dla strony. W szczególności, w razie doręczenia decyzji pełnomocnikowi, to od tego dnia będzie biegł termin na wniesienie odwołania. Podsumowując, działanie przez pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym nie wymaga dopełnienia złożonych formalności i nie wiąże się ze szczególnymi ograniczeniami. Niemniej jednak ze względu na wagę wielu spraw rozstrzyganych w postępowaniu administracyjnym warto zwracać uwagę na odpowiedni wybór osoby pełnomocnika, treść pełnomocnictwa dostosowaną do specyfiki danego przypadku oraz konsekwencje, jakie wiążą się z ustanowieniem pełnomocnika w sprawie administracyjnej.
Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach
Maciej Szulikowski
radca prawny i partner zarządzający
M. Szulikowski i Partnerzy Kancelaria Prawna