W przypadku realizacji projektu dotowanego w partnerstwie umowę o dotację podpisuje jednostka będąca administratorem w projekcie. Administrator otrzymuje środki pieniężne, które następnie przekazuje partnerowi. Partner powinien wystawić dokument, w którym określa wartość poniesionych wydatków podlegających refundacji ze środków przyznanej dotacji. Dokument ten powinien zostać ujęty w księgach administratora jako podstawa do zapłaty (przekazania środków z dotacji) partnerowi.
Większość dotacji unijnych przyznawana jest pod warunkiem wniesienia do projektu dotowanego wkładu własnego jednostki otrzymującej dotację (realizującej projekt unijny).
Przykład
Łączny koszt realizowanego projektu wynosi 100 000 zł. Zgodnie z zawartą umową jednostka otrzyma dotację w kwocie 90 000 zł (90%). Pozostałą część (10%) jednostka musi pokryć z własnych środków.
Wkładem własnym mogą być przede wszystkim środki pieniężne, którymi jednostka będzie finansowała zakupy związane z realizacją projektu. Wkład własny może być również wniesiony w postaci obrotowych aktywów rzeczowych (towary, materiały, wyroby gotowe itp.). Wniesienie takiego wkładu (zarówno pieniężnego, jak i rzeczowego) podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Przy czym ewidencja ta następuje w wyniku standardowych księgowań operacji gospodarczych, np.:
l ewidencja księgowa faktury (rachunku) dokumentującej zakupy towarów lub usług niezbędnych do realizacji projektu,
l lista płac pracowników zatrudnionych przy realizacji projektu,
l zapłata za ww. towary lub usługi bądź wypłata wynagrodzeń dokonywana z własnych środków pieniężnych stanowiących wkład własny,
l przekazanie na cele projektu rzeczowych aktywów obrotowych stanowiących wkład własny (np. przekazanie z magazynu materiałów w postaci segregatorów, skoroszytów i papieru dla celów opracowania materiałów szkoleniowych związanych z realizacją dotowanego projektu).
Aby udokumentować, że jest to wkład własny, konieczne jest właściwe opisanie dokumentów księgowych i jednoczesne zaewidencjonowanie tych operacji na wyodrębnionych kontach księgowych.
Pamiętać jednak należy, że wkład własny może przybierać formy niematerialne, np.:
l udostępnienie własnych pomieszczeń na potrzeby projektu,
l praca wolontariusza itp.
Tego rodzaju wkład własny nie może podlegać odrębnej ewidencji w księgach rachunkowych jednostki dotowanej, powodowałoby to zdublowanie kosztów (w przypadku pomieszczeń własnych) lub wykazanie kosztów, które wcale nie zostały poniesione (nieodpłatna praca wolontariusza). Wartość takiego wkładu powinna być odpowiednio wyceniona i wykazana w zestawieniach przedkładanych jednostce udzielającej dotacji jako udokumentowanie poniesienia wkładu własnego.
W przypadku realizacji projektu dotowanego w partnerstwie umowę o dotację podpisuje jednostka będąca administratorem w projekcie. Administrator otrzymuje środki pieniężne, które następnie przekazuje partnerowi. Partner ma obowiązek przedłożyć administratorowi szczegółowe rozliczenie (poparte odpowiednią dokumentacją) wydatkowanych środków.
Zgodnie z wytycznymi jednostek udzielających dotacji wszystkie zbiorcze dokumenty wystawione przez partnera powinny być zaewidencjonowane w księgach administratora.
Przypomnieć należy, że rozliczenie partnera (zbiorczy dokument), zgodnie z wytycznymi, może przybierać formę:
l zbiorczej faktury VAT,
l zbiorczej noty księgowej,
l noty przybierającej formę wniosku o płatność.
Z powyższego wynika, że partner wystawia dokument, w którym określa wartość poniesionych wydatków podlegających refundacji ze środków przyznanej dotacji. Dokument ten powinien zostać ujęty w księgach administratora jako podstawa do zapłaty (przekazania środków z dotacji) partnerowi. Partner powinien również przedłożyć administratorowi udokumentowane rozliczenie wkładu własnego. Zdaniem autora wykazany w zestawieniu wkład własny nie powinien podlegać ewidencji w księgach administratora.
Ujęcie wkładu własnego partnera w księgach administratora powodowałoby powstanie rozrachunków, których w dalszym etapie działań nie byłoby jak rozliczyć.
Przyjmując jednak literalnie zapisy wytycznych jednostek przyznających i rozliczających dotacje („wszystkie zbiorcze dokumenty wystawione przez partnera powinny być zaewidencjonowane w księgach administratora”), należałoby stwierdzić, że zestawienie kosztów stanowiących wkład własny jest zestawieniem zbiorczym podlegającym ewidencji.
Wydaje się, że w takiej sytuacji administrator partnerstwa powinien wystąpić do jednostki udzielającej dotacji z pisemnym wnioskiem o:
l udzielenie wyjaśnień co do obowiązku ewidencjonowania w księgach administratora wkładu własnego partnera lub braku takiego obowiązku,
l w przypadku występowania takiego obowiązku - przedstawienie sposobu prowadzenia wymaganej ewidencji.
Dodatkowo należy tu podkreślić, że wymagania różnych jednostek udzielających dotacji co do sposobu dokumentowania i ewidencjonowania zdarzeń związanych z realizowanymi projektami nie są, niestety, jednolite. Tym bardziej więc wskazane jest uzgodnienie sposobu postępowania z konkretną jednostką, przed którą odpowiadacie Państwo za prawidłowość realizacji dotowanego projektu.
Katarzyna Marszałek