REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

KUSEK Sp. z o.o.
Biuro Rachunkowe
E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?
E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?
rozwiń >

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

W styczniu 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy i kilku innych ustaw (Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją), która zniosła obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Była to zmiana, która pozwoliła zminimalizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy. Wiele firm chcąc zoptymalizować koszty ponoszone np. na materiały biurowe „odpapierza” się i przechodzi na elektroniczną obsługę dokumentów, w tym, korzystając z wprowadzonych zmian, prowadzenie akt osobowych w postaci cyfrowej.

Warto pamiętać, iż digitalizacja akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji pracowniczej. Możliwe jest przechowywanie jednej części akt w formie cyfrowej, a drugiej w formie papierowej.

Aby móc to zrobić pracodawca musi posiadać podpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, którymi podpisze skany dokumentów, które mają przejść w e-teczkę.

REKLAMA

Autopromocja

Czym są akta osobowe

Wyjaśnijmy najpierw czym właściwie są akta osobowe.

Najprościej mówiąc jest to zbiór dokumentów, prowadzonych zgodnie z przepisami prawa przez pracodawcę, dotyczący pracownika i pokazujący przebieg jego stosunku pracy od nawiązania aż do jego zakończenia.

Dokumenty te powinny być ponumerowane i ułożone w poszczególnych częściach akt w porządku chronologicznym.

Każda część akt zawiera na początku spis dokumentów znajdujących się wewnątrz niej.

Co powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Akta osobowe składają się z 5 części oznaczonych literowo i zawierają:
A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie
B – dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy
C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
D – informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika oraz informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu.

Jak wspomniałam akta osobowe są podzielone na kilka części, każda z nich ma specyficzne przeznaczenie i określone wymogi dotyczące zawartości. Przyjrzyjmy się, co powinna zawierać każda z nich.

Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

Część A powinna zawierać dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym, takie jak CV, listy motywacyjne, zgody na przetwarzanie danych osobowych, dokumenty dotyczące danych osobowych (kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz wyniki przeprowadzonych testów kwalifikacyjnych, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy). Świadectwa pracy, dyplomy, świadectwa ukończonych szkół, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych potrzebnych do wykonywania pracy.

Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

Część B jest bardzo obszerna. Są to oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (kwestionariusz osobowy pracownika),
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika, wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 164 i 1667),
e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
f) potwierdzenie poinformowania pracownika:
- o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
- o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 221c § 12 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),
u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
w) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 293 § 1 i 3 Kodeksu pracy),
y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 294 § 3 i 4 Kodeksu pracy),
z) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 Kodeksu pracy)

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dokumentacja dotycząca pracy zdalnej, to m.in.:
- jednostronne polecenie pracodawcy o wykonywaniu pracy zdalnej oraz o cofnięciu tego polecenia,
- oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej,
- wnioski o pracę zdalną złożone przez pracownika oraz odpowiedzi pracodawcy na te wnioski,
- wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy,
- porozumienie z pracownikiem dot. pracy zdalnej,
- potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, z oceną ryzyka zawodowego oraz z zasadami BHP przy pracy zdalnej.
- wnioski o elastyczną organizację czasu pracy (dla pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 8 lat), związane z pracą zdalną, elastycznymi systemami czasu pracy (np. w systemie przerywanego czasu pracy), czy obniżeniem wymiaru czasu pracy
- wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę na bezterminową lub o przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (np. zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy)

Część C: dokumenty dotyczące rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy

Część C powinna zawierać dokumenty dotyczące rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, takie jak:
- oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę - np. wypowiedzenie, porozumienie stron,
- kopia wydanego świadectwa pracy
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania czy uzupełnienia świadectwa pracy,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);
- rozliczenia końcowe (tzw obiegówka) jeśli są stosowane w zakładzie pracy.

Część D: Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną pracownika

W tej części umieszczamy dokumenty dotyczące wszelkich postępowań dyscyplinarnych, upomnień czy kar nałożonych na pracownika.

Ważne jest, aby nie dodawać tutaj informacji, które nie są związane z odpowiedzialnością porządkową.

Część E: Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika

Nowością w e-aktach jest części E, która obejmuje dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22`1d § 10 i art. 22`1f § 2 Kodeksu pracy).

Zasady prowadzenia akt

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Ewidencja czasu pracy

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 1481 Kodeksu pracy),
- ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 1731 Kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

Ponadto pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy) - jeśli obowiązują w zakładzie pracy.

Rejestry

Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca powinien utworzyć rejestr:
• wypadków przy pracy
• przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
• czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).

W dokumentacji powinny znaleźć się informacje:
• o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
• wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
• o pracach w szczególnych warunkach
• wykonywanych przez dwie osoby

Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 535;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Przechowywanie akt pracowniczych

Zgodnie z przepisami Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r) lub 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy (dla osób zatrudnionych wcześniej).

Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upływa okres przechowywania. Jeżeli pracownik tego nie zrobi, pracodawca może podjąć decyzję o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Informację o okresie przechowywania dokumentacji wydaje się pracownikowi przy rozwiązaniu stosunku pracy, najczęściej ze świadectwem pracy.

W aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginały mogą być dostępne tylko do wglądu.

Szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej opisane są w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warto podkreślić, że e-akta można założyć dla każdego pracownika, nawet tego z bardzo długim stażem pracy.

Jak widać wprowadzenie e-akt osobowych, to nie tylko kwestia techniczna i ekonomiczna, ale również organizacyjna i prawna. Wprowadzenie zdigitalizowanej dokumentacji w firmie może przynieść wiele korzyści, ale wymaga również przemyślanego podejścia i, jak wspomniałam, dbałości o szczegóły.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 535.

Marta Kusek, KUSEK Sp. z o.o.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odprawa lub odszkodowanie dla pracownika przy odejściu z pracy a podatek. NSA: Nie nazwa świadczenia lecz jego charakter decyduje o opodatkowaniu

Restrukturyzacja zatrudnienia u danego pracodawcy polega niejednokrotnie na wdrożeniu programu dobrowolnych odejść, a następnie procedury zwolnień grupowych. Elementem obu tych rozwiązań są wypłacane pracownikom przez pracodawcę świadczenia o charakterze odpraw pracowniczych. Źródłem kontrowersji stało się opodatkowanie tych świadczeń podatkiem dochodowym PIT. W wyroku z 19 listopada 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny, podzielając dotychczasową, ugruntowaną linię orzeczniczą tego Sądu, wyjaśnia, czy tego typu “odszkodowanie” wolne jest od podatku dochodowego.

Emerycie, myślałeś, że z racji wieku masz prawo do ulgi rehabilitacyjnej? Ministerstwo Finansów rozwiewa wątpliwości

Samo bycie emerytem nie wystarczy! Aby skorzystać z ulgi rehabilitacyjnej, musisz mieć status osoby niepełnosprawnej lub utrzymywać taką osobę. Sprawdź, kto faktycznie może liczyć na odliczenie i dlaczego wiek nie daje automatycznych przywilejów.

Podatek od spadków i darowizn w 2025 r. - skale i grupy podatkowe, kwoty wolne od podatku

Jakie skale podatkowe i kwoty wolne od podatku obowiązują w 2025 roku? Okazuje się, że od lipca 2023 r. nie zmieniły się przepisy w tym zakresie.

Polscy przedsiębiorcy mają dość! W 2025 roku oczekują niższych podatków i pilnych reform

Zawiłe przepisy, rosnące koszty i biurokratyczna udręka – polskie firmy jasno mówią, czego potrzebują od rządu w 2025 roku. Priorytetem są niższe podatki, walka z inflacją i tańsze kredyty. Transport alarmuje o brakach kadrowych, a budownictwo czeka na unijne środki. Czy władze wysłuchają głosu przedsiębiorców?

REKLAMA

Terminy płatności składek do ZUS i przekazywania dokumentów rozliczeniowych w 2025 roku

Płatnicy składek mają obowiązek przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów rozliczeniowych i oczywiście płacenia składek. Muszą to robić co miesiąc w określonych terminach.

Pożyczka między firmami bez VAT? Czy może potencjalna bomba zegarowa dla Twoich rozliczeń!

Zwolnienie z VAT przy pożyczkach między firmami brzmi kusząco, ale co jeśli rezygnacja z niego może zrujnować Twoje rozliczenia? Sprawdź, dlaczego ta decyzja to coś więcej niż tylko formalność i jak wpłynie na Twoje podatki!

Kawa z INFORLEX. Fundacja rodzinna w praktyce

Fundacja rodzinna w praktyce – zapraszamy na bezpłatne spotkanie online z cyklu 𝐊𝐚𝐰a 𝐳 𝐈𝐍𝐅𝐎𝐑𝐋𝐄𝐗. Bezpłatne spotkanie online odbędzie się 12.02.25 o g𝐨𝐝𝐳𝐢𝐧ie. 𝐓𝐞𝐦𝐚𝐭em spotkania będą fundacja rodzinna w praktyce.

Mezoinwestycje w MŚP. Czym jest zdolność finansowa i jak ją wykazać? Jak uniknąć błędów w staraniach o dotacje unijne?

To dość oczywiste że zdolność finansowa przedsiębiorstwa stanowi jeden z kluczowych obszarów, determinujących sukces w procesie aplikowania o środki unijne. W szczególności, kiedy mowa o konkursie Mezoinwestycje w MŚP, w którym minimalna wartość dofinansowania to 2 mln PLN, a poziom dofinansowania wynosi nawet do 60% kosztów netto planowanej inwestycji. Wnioskodawca w procesie aplikacyjnym zobowiązany jest wykazać przed instytucją oceniającą swą zdolność finansową do realizacji planowanego przedsięwzięcia.

REKLAMA

Emerycie, skarbowy już na Ciebie czeka! Koniecznie sprawdź swój PIT przed tą datą

Do końca lutego emeryci i renciści otrzymają formularze PIT od ZUS i KRUS. W zależności od tego, jaki dokument dostaniesz – PIT-40A czy PIT-11A – może się okazać, że musisz złożyć zeznanie podatkowe. Sprawdź, co zrobić, by uniknąć problemów i czy 30 kwietnia to dla Ciebie ważny termin!

Budżet pod ścianą: wyższe podatki, mniej wsparcia, koniec ulg

Polacy muszą szykować się na trudne zmiany. OECD zaleca pełne wycofanie wsparcia energetycznego jeszcze w tym roku, wyższe podatki od nieruchomości i środowiskowe oraz koniec ulg dla kierowców – nowy podatek od pojazdów miałby zależeć od emisji spalin. Dodatkowo rząd może ograniczyć stosowanie preferencyjnych stawek VAT, a świadczenia na dzieci kierować tylko do najuboższych. Czy domowe budżety to wytrzymają?

REKLAMA