E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

• Elektroniczna dokumentacja pracownicza
• Czym są akta osobowe
• Co powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?
• Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
• Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
• Część C: dokumenty dotyczące rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy
• Część D: Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną pracownika
• Część E: Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika
• Zasady prowadzenia akt
• Ewidencja czasu pracy
• Rejestry
• Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
• Przechowywanie akt pracowniczych

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

W styczniu 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy i kilku innych ustaw (Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją), która zniosła obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Była to zmiana, która pozwoliła zminimalizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy. Wiele firm chcąc zoptymalizować koszty ponoszone np. na materiały biurowe „odpapierza” się i przechodzi na elektroniczną obsługę dokumentów, w tym, korzystając z wprowadzonych zmian, prowadzenie akt osobowych w postaci cyfrowej.

Warto pamiętać, iż digitalizacja akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji pracowniczej. Możliwe jest przechowywanie jednej części akt w formie cyfrowej, a drugiej w formie papierowej.

Aby móc to zrobić pracodawca musi posiadać podpis kwalifikowany lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, którymi podpisze skany dokumentów, które mają przejść w e-teczkę.

Czym są akta osobowe

Wyjaśnijmy najpierw czym właściwie są akta osobowe.

Najprościej mówiąc jest to zbiór dokumentów, prowadzonych zgodnie z przepisami prawa przez pracodawcę, dotyczący pracownika i pokazujący przebieg jego stosunku pracy od nawiązania aż do jego zakończenia.

Dokumenty te powinny być ponumerowane i ułożone w poszczególnych częściach akt w porządku chronologicznym.

Każda część akt zawiera na początku spis dokumentów znajdujących się wewnątrz niej.

Co powinny zawierać poszczególne części akt osobowych?

Akta osobowe składają się z 5 części oznaczonych literowo i zawierają:
A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie
B – dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy
C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
D – informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika oraz informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu.

Jak wspomniałam akta osobowe są podzielone na kilka części, każda z nich ma specyficzne przeznaczenie i określone wymogi dotyczące zawartości. Przyjrzyjmy się, co powinna zawierać każda z nich.

Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

Część A powinna zawierać dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym, takie jak CV, listy motywacyjne, zgody na przetwarzanie danych osobowych, dokumenty dotyczące danych osobowych (kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz wyniki przeprowadzonych testów kwalifikacyjnych, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy). Świadectwa pracy, dyplomy, świadectwa ukończonych szkół, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych potrzebnych do wykonywania pracy.

Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

Część B jest bardzo obszerna. Są to oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (kwestionariusz osobowy pracownika),
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika, wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 164 i 1667),
e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 Kodeksu pracy),
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
f) potwierdzenie poinformowania pracownika:
- o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy),
- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy),
- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
- o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e Kodeksu pracy),
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ Kodeksu pracy),
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ Kodeksu pracy),
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ Kodeksu pracy),
r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy),
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 Kodeksu pracy),
u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
w) dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
x) wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29³ § 1 i 3 Kodeksu pracy),
y) wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika (art. 29⁴ § 3 i 4 Kodeksu pracy),
z) dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy)

Dokumentacja dotycząca pracy zdalnej, to m.in.:
- jednostronne polecenie pracodawcy o wykonywaniu pracy zdalnej oraz o cofnięciu tego polecenia,
- oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej,
- wnioski o pracę zdalną złożone przez pracownika oraz odpowiedzi pracodawcy na te wnioski,
- wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy,
- porozumienie z pracownikiem dot. pracy zdalnej,
- potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, z oceną ryzyka zawodowego oraz z zasadami BHP przy pracy zdalnej.
- wnioski o elastyczną organizację czasu pracy (dla pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 8 lat), związane z pracą zdalną, elastycznymi systemami czasu pracy (np. w systemie przerywanego czasu pracy), czy obniżeniem wymiaru czasu pracy
- wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę na bezterminową lub o przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (np. zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy)

Część C: dokumenty dotyczące rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy

Część C powinna zawierać dokumenty dotyczące rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, takie jak:
- oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę - np. wypowiedzenie, porozumienie stron,
- kopia wydanego świadectwa pracy
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 Kodeksu pracy),
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania czy uzupełnienia świadectwa pracy,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);
- rozliczenia końcowe (tzw obiegówka) jeśli są stosowane w zakładzie pracy.

Część D: Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną pracownika

W tej części umieszczamy dokumenty dotyczące wszelkich postępowań dyscyplinarnych, upomnień czy kar nałożonych na pracownika.

Ważne jest, aby nie dodawać tutaj informacji, które nie są związane z odpowiedzialnością porządkową.

Część E: Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika

Nowością w e-aktach jest części E, która obejmuje dokumentację dotyczącą kontroli trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 Kodeksu pracy),
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy),
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22`1d § 10 i art. 22`1f § 2 Kodeksu pracy).

Zasady prowadzenia akt

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 1481 Kodeksu pracy),
- ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 1731 Kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

Ponadto pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy) - jeśli obowiązują w zakładzie pracy.

Rejestry

Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca powinien utworzyć rejestr:
• wypadków przy pracy
• przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby
• czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy.

Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).

W dokumentacji powinny znaleźć się informacje:
• o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
• wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
• o pracach w szczególnych warunkach
• wykonywanych przez dwie osoby

Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 535;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Przechowywanie akt pracowniczych

Zgodnie z przepisami Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r) lub 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy (dla osób zatrudnionych wcześniej).

Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upływa okres przechowywania. Jeżeli pracownik tego nie zrobi, pracodawca może podjąć decyzję o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Informację o okresie przechowywania dokumentacji wydaje się pracownikowi przy rozwiązaniu stosunku pracy, najczęściej ze świadectwem pracy.

W aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginały mogą być dostępne tylko do wglądu.

Szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej opisane są w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Warto podkreślić, że e-akta można założyć dla każdego pracownika, nawet tego z bardzo długim stażem pracy.

Jak widać wprowadzenie e-akt osobowych, to nie tylko kwestia techniczna i ekonomiczna, ale również organizacyjna i prawna. Wprowadzenie zdigitalizowanej dokumentacji w firmie może przynieść wiele korzyści, ale wymaga również przemyślanego podejścia i, jak wspomniałam, dbałości o szczegóły.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. 2018 poz. 2369, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 535.

Marta Kusek, KUSEK Sp. z o.o.