REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować
Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Coraz więcej firm zadaje sobie pytanie: czy nadal warto przechowywać dokumenty w wersji papierowej, czy lepiej w pełni przejść na cyfrowe archiwa? Raport EY „Transformacja Cyfrowa 2024” pokazuje, że dla prawie połowy polskich firm (47%) głównym celem cyfryzacji jest poprawa efektywności działania. Automatyzacja, cyfrowa dokumentacja i sprawniejsza komunikacja to kroki, które podejmujemy, żeby oszczędzać czas i pieniądze. Czy tradycyjne archiwa wpisują się w te potrzeby?

REKLAMA

Autopromocja

Bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego jest tyle problemów?

REKLAMA

Przez lata zarządzanie dokumentacją firmową było wyzwaniem, które generowało problemy w codziennej pracy. Papierowe dokumenty często się gubią, szczególnie w firmach o dużej liczbie działów czy rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Przekazywanie dokumentacji między działami lub placówkami wymaga dużej precyzji i jest podatne na błędy, opóźnienia czy problemy komunikacyjne.

Przechowywanie dokumentacji firmowej w wersji papierowej jest prostym wyborem, ale w rzeczywistości przynosi wiele problemów – zarówno w zarządzaniu, jak i w kwestii bezpieczeństwa. Tradycyjny sposób archiwizacji jest drogi i zajmuje cenną przestrzeń, a ryzyko zniszczenia dokumentów przez czynniki zewnętrzne, takie jak pożar czy wilgoć, nie jest rzadkością. W dodatku każde przeniesienie dokumentu czy dostarczenie go między działami to dodatkowe ryzyko zagubienia i… czas niezbędny na ich fizyczne doręczenie.

- Firmy mają trudności w przechowywaniu dokumentów. Tradycyjna, papierowa forma dokumentacji wiąże się z koniecznością organizacji specjalnych archiwów, dbania o odpowiednie warunki przechowywania, a także o bezpieczną utylizację nieaktualnych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wymogi RODO a tradycyjna archiwizacja

REKLAMA

Przechowywanie dokumentów papierowych było kiedyś prostsze, ale w dobie RODO wymaga już większej uwagi. Przepisy zmuszają firmy do zrewidowania starych metod i dostosowania ich do nowych zasad ochrony danych osobowych. Proces archiwizacji nie jest jednak łatwy – od selekcji akt przez ich porządkowanie, po archiwizację i niszczenie – każdy krok może wiązać się z ryzykiem wycieku danych. Wiele firm w Polsce wciąż działa na dokumentach papierowych, co oznacza konieczność stosowania dodatkowych zabezpieczeń, zarówno fizycznych, jak i organizacyjnych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- E-archiwa chronią dane na poziomie, który dla dokumentacji papierowej jest nieosiągalny. Zaawansowane aplikacje do zarządzania danymi stosują szyfrowanie, które zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem. Ponadto wykorzystują wielopoziomową autoryzację. To znaczy, że dostęp do dokumentów mają tylko wyznaczeni pracownicy, po wcześniejszym zalogowaniu się na indywidualne konto. E-archiwa to nie tylko wygoda, ale i wyższy poziom ochrony danych, zgodny z wymogami RODO – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Dlatego coraz więcej firm uświadamia sobie, że bez cyfryzacji trudno zachować porządek i efektywność. Z raportu EY wynika bowiem, że aż 86% firm finansowych w Polsce uznaje digitalizację za priorytet o wysokim lub bardzo wysokim znaczeniu.

Co mówi prawo o przechowywaniu firmowych dokumentów księgowych i nie tylko?

Firmy, które jeszcze nie zdecydowały się na przejście na elektroniczne archiwa, często nie są świadome, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest w pełni zgodne z prawem i może zastąpić tradycyjną dokumentację papierową. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak ustawa o rachunkowości czy przepisy RODO, e-archiwa są dopuszczalne. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zrezygnować z papierowych kopii dokumentów, pod warunkiem, że odpowiednio zabezpieczą dane i umożliwią ich weryfikację.

Prawo określa również, jak długo poszczególne dokumenty powinny być przechowywane – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Na przykład:

  • dokumenty księgowe (w tym faktury, księgi rachunkowe) – 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
  • akta pracownicze – 10 lat (dla umów zawartych po 2019 r.) lub 50 lat (dla starszych umów, jeśli nie zostały przekonwertowane do wersji elektronicznej);
  • dokumenty związane z VAT – co najmniej 5 lat.

Dzięki nowoczesnym aplikacjom i systemom do zarządzania dokumentami firmy mogą w pełni dostosować się do aktualnych wymogów prawnych. A to zwiększa zarówno efektywność, jak i bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

Jak technologia może rozwiązywać problemy firm w zakresie obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje wiele problemów, z jakimi do tej pory borykały się firmy korzystające z tradycyjnych rozwiązań. Dokumenty cyfrowe są znacznie mniej podatne na uszkodzenia, a dzięki systemom backupu i przechowywania w chmurze ryzyko ich utraty jest minimalne.

Obieg cyfrowy pozwala też na ścisłe kontrolowanie dostępu do danych, a to ma dość duże znaczenie dla zachowania poufności informacji firmowych. Cyfrowe archiwa umożliwiają błyskawiczne przeszukiwanie dokumentów. Pozwalają na oszczędność czasu i miejsca.

- Cyfryzacja dokumentów to klucz do większej efektywności i oszczędności w firmie. Przede wszystkim redukujemy koszty przechowywania i utylizacji dokumentów, eliminujemy potrzebę wynajmowania powierzchni archiwalnych i zakupu materiałów eksploatacyjnych. Cyfrowy obieg dokumentów przyczynia się także do zwiększenia efektywności operacyjnej, umożliwia pracownikom szybszy dostęp do informacji. Poprawia komunikację między działami – podkreśla Krzysztof Wojtas.

Mimo że cyfryzacja zyskuje na popularności, nadal część firm nie przeszła na elektroniczny obieg dokumentów. Strach przed nowym, obawa o bezpieczeństwo danych czy lęk przed kosztami i złożonością wdrożenia – to tylko niektóre z powodów, które powstrzymują je przed pełną transformacją. Przejście na e-archiwa wiąże się z dużą zmianą w dotychczasowym sposobie pracy, co może budzić obawy o zakłócenia w funkcjonowaniu firmy. Jednak najważniejszym czynnikiem, który może przekonać przedsiębiorców, jest świadomość korzyści – oszczędności czasu, redukcji ryzyka błędów, lepszej organizacji pracy oraz zwiększonego bezpieczeństwa danych. Kiedy firmy dostrzegą, jak digitalizacja wpływa na ich efektywność i bezpieczeństwo, obawy mogą ustąpić miejsca nowym możliwościom.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA