REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować
Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Coraz więcej firm zadaje sobie pytanie: czy nadal warto przechowywać dokumenty w wersji papierowej, czy lepiej w pełni przejść na cyfrowe archiwa? Raport EY „Transformacja Cyfrowa 2024” pokazuje, że dla prawie połowy polskich firm (47%) głównym celem cyfryzacji jest poprawa efektywności działania. Automatyzacja, cyfrowa dokumentacja i sprawniejsza komunikacja to kroki, które podejmujemy, żeby oszczędzać czas i pieniądze. Czy tradycyjne archiwa wpisują się w te potrzeby?

REKLAMA

Bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego jest tyle problemów?

REKLAMA

Przez lata zarządzanie dokumentacją firmową było wyzwaniem, które generowało problemy w codziennej pracy. Papierowe dokumenty często się gubią, szczególnie w firmach o dużej liczbie działów czy rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Przekazywanie dokumentacji między działami lub placówkami wymaga dużej precyzji i jest podatne na błędy, opóźnienia czy problemy komunikacyjne.

Przechowywanie dokumentacji firmowej w wersji papierowej jest prostym wyborem, ale w rzeczywistości przynosi wiele problemów – zarówno w zarządzaniu, jak i w kwestii bezpieczeństwa. Tradycyjny sposób archiwizacji jest drogi i zajmuje cenną przestrzeń, a ryzyko zniszczenia dokumentów przez czynniki zewnętrzne, takie jak pożar czy wilgoć, nie jest rzadkością. W dodatku każde przeniesienie dokumentu czy dostarczenie go między działami to dodatkowe ryzyko zagubienia i… czas niezbędny na ich fizyczne doręczenie.

- Firmy mają trudności w przechowywaniu dokumentów. Tradycyjna, papierowa forma dokumentacji wiąże się z koniecznością organizacji specjalnych archiwów, dbania o odpowiednie warunki przechowywania, a także o bezpieczną utylizację nieaktualnych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wymogi RODO a tradycyjna archiwizacja

REKLAMA

Przechowywanie dokumentów papierowych było kiedyś prostsze, ale w dobie RODO wymaga już większej uwagi. Przepisy zmuszają firmy do zrewidowania starych metod i dostosowania ich do nowych zasad ochrony danych osobowych. Proces archiwizacji nie jest jednak łatwy – od selekcji akt przez ich porządkowanie, po archiwizację i niszczenie – każdy krok może wiązać się z ryzykiem wycieku danych. Wiele firm w Polsce wciąż działa na dokumentach papierowych, co oznacza konieczność stosowania dodatkowych zabezpieczeń, zarówno fizycznych, jak i organizacyjnych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- E-archiwa chronią dane na poziomie, który dla dokumentacji papierowej jest nieosiągalny. Zaawansowane aplikacje do zarządzania danymi stosują szyfrowanie, które zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem. Ponadto wykorzystują wielopoziomową autoryzację. To znaczy, że dostęp do dokumentów mają tylko wyznaczeni pracownicy, po wcześniejszym zalogowaniu się na indywidualne konto. E-archiwa to nie tylko wygoda, ale i wyższy poziom ochrony danych, zgodny z wymogami RODO – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Dlatego coraz więcej firm uświadamia sobie, że bez cyfryzacji trudno zachować porządek i efektywność. Z raportu EY wynika bowiem, że aż 86% firm finansowych w Polsce uznaje digitalizację za priorytet o wysokim lub bardzo wysokim znaczeniu.

Co mówi prawo o przechowywaniu firmowych dokumentów księgowych i nie tylko?

Firmy, które jeszcze nie zdecydowały się na przejście na elektroniczne archiwa, często nie są świadome, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest w pełni zgodne z prawem i może zastąpić tradycyjną dokumentację papierową. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak ustawa o rachunkowości czy przepisy RODO, e-archiwa są dopuszczalne. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zrezygnować z papierowych kopii dokumentów, pod warunkiem, że odpowiednio zabezpieczą dane i umożliwią ich weryfikację.

Prawo określa również, jak długo poszczególne dokumenty powinny być przechowywane – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Na przykład:

  • dokumenty księgowe (w tym faktury, księgi rachunkowe) – 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
  • akta pracownicze – 10 lat (dla umów zawartych po 2019 r.) lub 50 lat (dla starszych umów, jeśli nie zostały przekonwertowane do wersji elektronicznej);
  • dokumenty związane z VAT – co najmniej 5 lat.

Dzięki nowoczesnym aplikacjom i systemom do zarządzania dokumentami firmy mogą w pełni dostosować się do aktualnych wymogów prawnych. A to zwiększa zarówno efektywność, jak i bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

Jak technologia może rozwiązywać problemy firm w zakresie obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje wiele problemów, z jakimi do tej pory borykały się firmy korzystające z tradycyjnych rozwiązań. Dokumenty cyfrowe są znacznie mniej podatne na uszkodzenia, a dzięki systemom backupu i przechowywania w chmurze ryzyko ich utraty jest minimalne.

Obieg cyfrowy pozwala też na ścisłe kontrolowanie dostępu do danych, a to ma dość duże znaczenie dla zachowania poufności informacji firmowych. Cyfrowe archiwa umożliwiają błyskawiczne przeszukiwanie dokumentów. Pozwalają na oszczędność czasu i miejsca.

- Cyfryzacja dokumentów to klucz do większej efektywności i oszczędności w firmie. Przede wszystkim redukujemy koszty przechowywania i utylizacji dokumentów, eliminujemy potrzebę wynajmowania powierzchni archiwalnych i zakupu materiałów eksploatacyjnych. Cyfrowy obieg dokumentów przyczynia się także do zwiększenia efektywności operacyjnej, umożliwia pracownikom szybszy dostęp do informacji. Poprawia komunikację między działami – podkreśla Krzysztof Wojtas.

Mimo że cyfryzacja zyskuje na popularności, nadal część firm nie przeszła na elektroniczny obieg dokumentów. Strach przed nowym, obawa o bezpieczeństwo danych czy lęk przed kosztami i złożonością wdrożenia – to tylko niektóre z powodów, które powstrzymują je przed pełną transformacją. Przejście na e-archiwa wiąże się z dużą zmianą w dotychczasowym sposobie pracy, co może budzić obawy o zakłócenia w funkcjonowaniu firmy. Jednak najważniejszym czynnikiem, który może przekonać przedsiębiorców, jest świadomość korzyści – oszczędności czasu, redukcji ryzyka błędów, lepszej organizacji pracy oraz zwiększonego bezpieczeństwa danych. Kiedy firmy dostrzegą, jak digitalizacja wpływa na ich efektywność i bezpieczeństwo, obawy mogą ustąpić miejsca nowym możliwościom.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kapitał zakładowy spółki z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Najniższa krajowa w 2026 r. i minimalna stawka godzinowa - jest oficjalna propozycja rządu

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

REKLAMA

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

REKLAMA