Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

• Bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego jest tyle problemów?
• Wymogi RODO a tradycyjna archiwizacja
• Co mówi prawo o przechowywaniu firmowych dokumentów księgowych i nie tylko?
• Jak technologia może rozwiązywać problemy firm w zakresie obiegu dokumentów?

Coraz więcej firm zadaje sobie pytanie: czy nadal warto przechowywać dokumenty w wersji papierowej, czy lepiej w pełni przejść na cyfrowe archiwa? Raport EY „Transformacja Cyfrowa 2024” pokazuje, że dla prawie połowy polskich firm (47%) głównym celem cyfryzacji jest poprawa efektywności działania. Automatyzacja, cyfrowa dokumentacja i sprawniejsza komunikacja to kroki, które podejmujemy, żeby oszczędzać czas i pieniądze. Czy tradycyjne archiwa wpisują się w te potrzeby?

Bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego jest tyle problemów?

Przez lata zarządzanie dokumentacją firmową było wyzwaniem, które generowało problemy w codziennej pracy. Papierowe dokumenty często się gubią, szczególnie w firmach o dużej liczbie działów czy rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Przekazywanie dokumentacji między działami lub placówkami wymaga dużej precyzji i jest podatne na błędy, opóźnienia czy problemy komunikacyjne.

Przechowywanie dokumentacji firmowej w wersji papierowej jest prostym wyborem, ale w rzeczywistości przynosi wiele problemów – zarówno w zarządzaniu, jak i w kwestii bezpieczeństwa. Tradycyjny sposób archiwizacji jest drogi i zajmuje cenną przestrzeń, a ryzyko zniszczenia dokumentów przez czynniki zewnętrzne, takie jak pożar czy wilgoć, nie jest rzadkością. W dodatku każde przeniesienie dokumentu czy dostarczenie go między działami to dodatkowe ryzyko zagubienia i… czas niezbędny na ich fizyczne doręczenie.

- Firmy mają trudności w przechowywaniu dokumentów. Tradycyjna, papierowa forma dokumentacji wiąże się z koniecznością organizacji specjalnych archiwów, dbania o odpowiednie warunki przechowywania, a także o bezpieczną utylizację nieaktualnych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Wymogi RODO a tradycyjna archiwizacja

Przechowywanie dokumentów papierowych było kiedyś prostsze, ale w dobie RODO wymaga już większej uwagi. Przepisy zmuszają firmy do zrewidowania starych metod i dostosowania ich do nowych zasad ochrony danych osobowych. Proces archiwizacji nie jest jednak łatwy – od selekcji akt przez ich porządkowanie, po archiwizację i niszczenie – każdy krok może wiązać się z ryzykiem wycieku danych. Wiele firm w Polsce wciąż działa na dokumentach papierowych, co oznacza konieczność stosowania dodatkowych zabezpieczeń, zarówno fizycznych, jak i organizacyjnych.

- E-archiwa chronią dane na poziomie, który dla dokumentacji papierowej jest nieosiągalny. Zaawansowane aplikacje do zarządzania danymi stosują szyfrowanie, które zabezpiecza dane przed nieuprawnionym dostępem. Ponadto wykorzystują wielopoziomową autoryzację. To znaczy, że dostęp do dokumentów mają tylko wyznaczeni pracownicy, po wcześniejszym zalogowaniu się na indywidualne konto. E-archiwa to nie tylko wygoda, ale i wyższy poziom ochrony danych, zgodny z wymogami RODO – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Dlatego coraz więcej firm uświadamia sobie, że bez cyfryzacji trudno zachować porządek i efektywność. Z raportu EY wynika bowiem, że aż 86% firm finansowych w Polsce uznaje digitalizację za priorytet o wysokim lub bardzo wysokim znaczeniu.

Co mówi prawo o przechowywaniu firmowych dokumentów księgowych i nie tylko?

Firmy, które jeszcze nie zdecydowały się na przejście na elektroniczne archiwa, często nie są świadome, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest w pełni zgodne z prawem i może zastąpić tradycyjną dokumentację papierową. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak ustawa o rachunkowości czy przepisy RODO, e-archiwa są dopuszczalne. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zrezygnować z papierowych kopii dokumentów, pod warunkiem, że odpowiednio zabezpieczą dane i umożliwią ich weryfikację.

Prawo określa również, jak długo poszczególne dokumenty powinny być przechowywane – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Na przykład:

• dokumenty księgowe (w tym faktury, księgi rachunkowe) – 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
• akta pracownicze – 10 lat (dla umów zawartych po 2019 r.) lub 50 lat (dla starszych umów, jeśli nie zostały przekonwertowane do wersji elektronicznej);
• dokumenty związane z VAT – co najmniej 5 lat.

Dzięki nowoczesnym aplikacjom i systemom do zarządzania dokumentami firmy mogą w pełni dostosować się do aktualnych wymogów prawnych. A to zwiększa zarówno efektywność, jak i bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

Jak technologia może rozwiązywać problemy firm w zakresie obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje wiele problemów, z jakimi do tej pory borykały się firmy korzystające z tradycyjnych rozwiązań. Dokumenty cyfrowe są znacznie mniej podatne na uszkodzenia, a dzięki systemom backupu i przechowywania w chmurze ryzyko ich utraty jest minimalne.

Obieg cyfrowy pozwala też na ścisłe kontrolowanie dostępu do danych, a to ma dość duże znaczenie dla zachowania poufności informacji firmowych. Cyfrowe archiwa umożliwiają błyskawiczne przeszukiwanie dokumentów. Pozwalają na oszczędność czasu i miejsca.

- Cyfryzacja dokumentów to klucz do większej efektywności i oszczędności w firmie. Przede wszystkim redukujemy koszty przechowywania i utylizacji dokumentów, eliminujemy potrzebę wynajmowania powierzchni archiwalnych i zakupu materiałów eksploatacyjnych. Cyfrowy obieg dokumentów przyczynia się także do zwiększenia efektywności operacyjnej, umożliwia pracownikom szybszy dostęp do informacji. Poprawia komunikację między działami – podkreśla Krzysztof Wojtas.

Mimo że cyfryzacja zyskuje na popularności, nadal część firm nie przeszła na elektroniczny obieg dokumentów. Strach przed nowym, obawa o bezpieczeństwo danych czy lęk przed kosztami i złożonością wdrożenia – to tylko niektóre z powodów, które powstrzymują je przed pełną transformacją. Przejście na e-archiwa wiąże się z dużą zmianą w dotychczasowym sposobie pracy, co może budzić obawy o zakłócenia w funkcjonowaniu firmy. Jednak najważniejszym czynnikiem, który może przekonać przedsiębiorców, jest świadomość korzyści – oszczędności czasu, redukcji ryzyka błędów, lepszej organizacji pracy oraz zwiększonego bezpieczeństwa danych. Kiedy firmy dostrzegą, jak digitalizacja wpływa na ich efektywność i bezpieczeństwo, obawy mogą ustąpić miejsca nowym możliwościom.