Regulamin powinien szczegółowo określać cele i zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w firmie. Powinien zawierać uprawnienia, obowiązki i zakres odpowiedzialności audytora wewnętrznego, ściśle ustalając jego status w firmie. Powinien wyraźnie podkreślać niezależność komórki audytu wewnętrznego oraz zawierać zapis, że działalności audytorów nie wolno ograniczać w trakcie wykonywania obowiązków.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Regulamin powinien również jednoznacznie określać relacje między audytorami wewnętrznymi a prezesem firmy, kierownictwem audytowanych komórek i jednostek organizacyjnych oraz biegłymi rewidentami i kontrolerami zewnętrznymi (np. z NIK, ZUS czy urzędów skarbowych).
Powinien wymieniać także sytuacje, warunki i okoliczności, w których komórka audytu wewnętrznego będzie mogła świadczyć usługi o charakterze konsultingu lub doradztwa albo wykonywać inne specjalne zadania.
Określone w regulaminie audytu zasady zarządzania działalnością komórki audytu wewnętrznego służą sprawnemu funkcjonowaniu audytu i podnoszeniu jakości jego działania.
W regulaminie należy określić co najmniej:
• ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego w firmie,
• prawa i obowiązki audytora wewnętrznego,
• niezależność audytora wewnętrznego,
• zakres audytu wewnętrznego,
• zasady sprawozdawczości,
• koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego (w przypadku komórki wieloosobowej),
• relacje z innymi instytucjami kontrolnymi.
Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu i oszacowaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawiać w ramach działalności firmy, a także na badaniu i ocenianiu adekwatności, skuteczności i efektywności systemów kontroli wewnętrznej, mających na celu ograniczanie takiego ryzyka. Dlatego w regulaminie audytor wewnętrzny powinien wprost zostać uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności jednostki. Powinien mieć też zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego - oczywiście z zachowaniem poufności informacji. Powinien mieć zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki (komórki) audytowanej, prawo żądania od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego. Audytor wewnętrzny powinien dysponować pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.
UWAGA!
Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Niezależność audytora wewnętrznego wynika z Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego. Polega ona na tym, że audytor podlega bezpośrednio kierownikowi/prezesowi firmy lub radzie nadzorczej, jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań oraz postępuje zgodnie z przepisami prawa, standardami audytu, kodeksem etyki audytora wewnętrznego i z uznaną praktyką audytu wewnętrznego.
W regulaminie zakres audytu wewnętrznego można określić następująco: audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz kierowania firmą, a w szczególności:
• przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;
• ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;
• ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych firmy oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy firmy;
• ocenę zabezpieczenia mienia firmy;
• ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów firmy;
• przegląd programów i projektów firmy w celu ustalenia zgodności z planowanymi wynikami i celami;
• ocenę dostosowania działań firmy do zaleceń poprzednich audytów lub kontroli.
Tu trzeba wspomnieć, że audyt wewnętrzny wykonuje także czynności doradcze mające na celu usprawnianie funkcjonowania firmy. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia - w sposób jasny, rzetelny i zwięzły - ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu wewnętrznego. Przed zwołaniem narady zamykającej audytor wewnętrzny może przekazać projekt sprawozdania kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny.
Zazwyczaj w terminie do końca marca każdego roku audytor ma obowiązek przedstawić prezesowi firmy sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni.
W regulaminie audytu należy zawrzeć także wytyczne dotyczące koordynacji działalności komórki audytu wewnętrznego. Wieloosobową komórką audytu w firmie kieruje kierownik. Kierownik komórki audytu reprezentuje komórkę audytu wewnętrznego wobec prezesa, organów i pracowników firmy, a także wobec osób niebędących pracownikami firmy (np. biegłego rewidenta).
Zadania kierownika są decydujące dla koordynacji pracy całego działu i jego współpracy z kierownictwem jednostki, dlatego w regulaminie należy zawrzeć co najmniej zapisy mówiące o tym, że kierownik komórki audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za:
• rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych,
• efektywną koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego, zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego, Kodeksem etyki i uznaną praktyką,
• zapewnienie, że komórka audytu wewnętrznego nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania podlegające audytowi ani ich nie nadzoruje,
• opracowanie, na podstawie wyników analizy ryzyka, długoterminowego (strategicznego) planu audytu obejmującego wszystkie obszary działania jednostki,
• opracowanie rocznego (operacyjnego) planu audytu na podstawie wyników analizy ryzyka,
• opracowanie planu rekrutacji i doskonalenia zawodowego podległych mu pracowników.
UWAGA!
Należy pamiętać, że zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego kierownik komórki audytu wewnętrznego musi być niezależny w zakresie planowania pracy komórki, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań.
Jak wcześniej wspomniano, regulamin audytu wewnętrznego powinien jasno precyzować relacje z innymi instytucjami kontrolnymi. Kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien brać pod uwagę - jeśli jest to możliwe - plan czynności kontrolnych i sprawdzających wykonywanych przez inne instytucje kontrolne, tak aby uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów.
Trzeba pamiętać, że kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien porozumiewać się z innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z prezesem firmy. Dokumentacja z przeprowadzania audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinna być udostępniana innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem prezesa firmy.
Poniżej zamieszczamy wzór przykładowego regulaminu audytu wewnętrznego. Przykład regulaminu został opracowany dla jednoosobowej komórki audytu wewnętrznego w firmie. Należy pamiętać, że w przypadku komórki wieloosobowej w karcie audytu trzeba określić odpowiednio uprawnienia, obowiązki i zadania kierownika komórki audytu.
Wzór
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz
audytor wewnętrzny, wykładowca WSHiR w Poznaniu