Co stanowi o sukcesie bądź porażce tego typu przekształcenia? Na co zarówno podmioty biorące w nim udział, jak i zewnętrzni doradcy powinni zwrócić uwagę? Kiedy możemy mieć pewność, że taki proces jest dobrze prowadzony? Aby ułatwić odpowiedź na te pytania, przygotowaliśmy krótką listę najczęściej popełnianych błędów i kwestii, na które powinien zwrócić uwagę każdy menadżer odpowiedzialny za przeprowadzenie fuzji czy reorganizacji w swoim przedsiębiorstwie.
1. Brak indywidualnego podejścia
Nie pozwólmy, aby wynajęta przez nas firma doradcza oparła się wyłączenie na standardowych procedurach wprowadzanych u wszystkich swoich klientów. Konsultanci powinni być oczywiście merytorycznie przygotowani do działań – nie tylko pod kątem swoich obowiązków, ale także specyfiki i środowiska, w jakim funkcjonuje przedsiębiorstwo, dla którego obecnie pracują. Usługi świadczone dla niego nie mogą ograniczać się do „odhaczania” kolejnych punktów w standardowym scenariuszu. Dlatego jak najbardziej zleceniodawca może prosić o indywidualnie przygotowany plan działań, propozycje różnych wariantów czy symulacje – żadne z tych zadań nie powinno przerażać doradcy. Nie do przyjęcia jest sytuacja, kiedy to klient musi najpierw nauczyć konsultanta specyfiki swojej branży lub przez większość procedury pozostaje dla niego praktycznie anonimowy, a doradca nie przejawia zainteresowania tym, by spojrzeć na swoje zadania w szerokiej perspektywie.
2. Niezrozumienie potrzeb klienta
Konsekwencją pierwszego punktu niestety bardzo często jest wybór procedury przekształcenia, która zupełnie nie odpowiada potrzebom klienta. Bywa tak, że najprostsza na pierwszy rzut oka, typowa metoda dodatkowo komplikuje cały proces, bo w momencie wyjściowym konsultant nie dopytał, co tak naprawdę zleceniodawca chce osiągnąć po jego zakończeniu. Aby można było rekomendować metody oraz wybrać tę najodpowiedniejszą, doradca musi najpierw zgłębić struktury danego podmiotu gospodarczego, poznać szczegóły, a także przygotować klienta na to, co będzie działo się w jego firmie w najbliższych tygodniach, aby przedsiębiorca z powodu zwyczajnego niedoinformowania nie powziął błędnego obrazu wprowadzanych zmian.
Monitor Księgowego – prenumerata
50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online
3. Zaskakiwanie klienta kolejnymi czynnościami w ostatniej chwili
Kolejnym dużym błędem wpływającym nie tylko na współpracę na linii konsultant-klient, ale często także na sprawność pracy całej firmy, jest brak precyzyjnego harmonogramu przeprowadzania poszczególnych czynności. Sprawia to często, że menadżerowie średniego szczebla oraz prawnicy odpowiedzialni za przygotowywanie niezbędnych dokumentów co chwilę stawiani są w obliczu bardzo niekomfortowej konieczności działania pod presją czasu. Taka sytuacja jest niedopuszczalna i to po stronie konsultantów powinno leżeć takie zaplanowanie prac i ustalenie ich harmonogramu z klientem, aby proces ten przebiegł nie tylko jak najsprawniej, ale także bezstresowo.
4. Zlecanie podwykonawcom
Często wybierając do współpracy daną firmę doradczą prezes czy menadżer nie kieruje się opiniami o niej, doświadczeniem poszczególnych jej specjalistów czy też ceną. Z automatu wybiera on bowiem rozpoznawalną, markę długie lata obecną na rynku myśląc, że to zagwarantuje wysoki poziom prac. Nie zdaje sobie przy tym sprawy, że często jej konsultanci nie mają czasu zająć się wszystkimi zadaniami i w konsekwencji na porządku dziennym jest powierzanie ich podwykonawcom. To sprawia, że odpowiedzialność za zlecenie oraz jego prawidłowe wykonanie cedowana jest na kolejne osoby, co często skutkuje miernymi efektami. Dlatego warto w pierwszej kolejności rozważyć, czy od razu bezpośrednio nie postawić na współpracę z mniejszym podmiotem i dzięki temu zagwarantować sobie jego pełne zaangażowanie.
5. Zaprzestanie obsługi i konsultacji z chwilą dokonania rejestracji przekształcenia
Takie podejście do klienta może powodować u niego poczucie braku wsparcia merytorycznego w sytuacji, gdy paradoksalnie jest ono bardzo potrzebne. Zawarcie ostatecznej umowy czy zakończenie postępowania sądowego nie jest bowiem jednoznaczne z rozwianiem wszelkich wątpliwości i czerpaniem jedynie zysków oraz satysfakcji z zakończonego żmudnego procesu zmian. Wątpliwości podatkowe czy księgowe, pytania kontrahentów bądź pracowników zwykle trwają jeszcze przez kilka tygodni po zakończeniu formalności. Przez ten czas doradcy również powinni być dostępni i jak najszybciej odpowiadać na przesyłane zapytana.