Przepisy regulujące podatki dochodowe wprowadziły podział kosztów uzyskania przychodów na koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty bezpośrednie) oraz koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie). Niestety ani w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ani w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie znajdziemy definicji wprowadzonych pojęć.
Pamiętajmy jednak, że przed przyporządkowaniem kosztu uzyskania przychodów do konkretnego okresu, musimy koszt ten prawidłowo zakwalifikować do jednej z wymienionych kategorii, a więc do kosztów bezpośrednich albo do kosztów pośrednich.
Koszty bezpośrednio związane z przychodami
Koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne (mogą pomniejszyć przychód albo zwiększyć stratę) w roku podatkowym, w którym powstał przychód, jeśli:
1. zostały poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody; np. realizujemy wieloletnią inwestycję budowlaną i ponieśliśmy wydatki na zakup materiałów w latach poprzedzających rok uzyskania przychodu ze sprzedaży, to wydatki na zakup materiałów zaliczymy do kosztów podatkowych w roku sprzedaży,
2. zostały poniesione w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody,
3. zostały poniesione po zakończeniu roku podatkowego, w którym powstał przychód, do dnia:
a) sporządzenia sprawozdania finansowego, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzenia takiego sprawozdania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania podatkowego,
b) złożenia zeznania podatkowego, nie później jednak niż do upływu terminu dla złożenia zeznania, jeżeli podatnicy, nie są obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.
Koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzono sprawozdanie finansowe albo złożono zeznanie, jeśli:
- zostały poniesione w roku następującym po roku, w którym powstał przychód, ale już po dniu sporządzenia sprawozdanie finansowego, zeznania podatkowego albo po upływie terminu do złożenia zeznania.
Jeżeli zatem podatnik w danym roku uzyska przychód z tytułu sprzedaży nieruchomości, w następnym roku złoży zeznanie podatkowe albo sprawozdanie finansowe, a następnie otrzyma fakturę od agencji ochrony mienia i zapłaci za ochronę realizowanej inwestycji budowlanej, podatnik potrąci ten koszt podatkowy w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzone zostało sprawozdanie finansowe lub złożono zeznanie.
Reasumując, koszty bezpośrednio związane z przychodami należy uwzględniać w rozliczeniu podatkowym w okresie, w którym te przychody zostały osiągnięte. Bez znaczenia dla rozliczenia w czasie kosztów bezpośrednich jest data wystawienia faktury albo innego dokumentu kosztowego.
Koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie)
Koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Przypomnijmy, że są to koszty związane z działalnością podatnika, ale nie można ich bezpośrednio powiązać z określonymi przychodami (np. kosz energii elektrycznej jest związany z ogółem przychodów podatnika, jest to ogólny koszt funkcjonowania firmy).
Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią one koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Proporcjonalnie rozliczymy np. abonamenty, prenumeratę, czynsz najmu za dłuższy okres.
W przypadku podatników podatku dochodowego od osób prawnych oraz osób fizycznych, które prowadzą księgi rachunkowe za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się:
- dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo
- dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Oznacza to, że koszty pośrednie nie zależą już od faktycznej zapłaty, gdyż poniesienie nie oznacza dokonania zapłaty, ale zaksięgowanie.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.