Na uzasadnione żądanie organu, należy przetłumaczyć obcojęzyczny dokument na język polski. Tłumaczenie takie powinno być wiarygodne, zatem - jak uznaje się w doktrynie oraz orzecznictwie – sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Zgodnie z wyraźnym uregulowaniem ordynacji podatkowej oraz ustawy o KAS, koszty takich tłumaczeń pokrywa przedsiębiorca. Wielu przedsiębiorców stoi przed wyzwaniem zminimalizowania kosztów tłumaczeń przysięgłych, które niejednokrotnie mogą – w przypadku obszernych dokumentów – wynosić nawet do kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Coraz większe znaczenie dla praktyki dokumentów obcojęzycznych
W dobie postępującej globalizacji oraz szerokiego uczestniczenia polskich przedsiębiorców w globalnym obrocie gospodarczym, obcojęzyczne dokumenty w dokumentacji prawno-podatkowej przedsiębiorcy nie należą do sytuacji wyjątkowych, a wręcz stanowią przypadek typowy.
Faktury zakupowe, umowy z zagranicznymi kontrahentami, odpisy z rejestrów przedsiębiorców, certyfikaty rezydencji, zagraniczne deklaracje podatkowe, zaświadczenia o zarejestrowaniu do potrzeb podatku VAT w innych krajach - to tylko przykłady dokumentów często tłumaczonych przysięgle w związku z kontrolami i postępowaniami podatkowymi.
Wszystkie te dokumenty nie muszą być przetłumaczone na język polski w momencie ujmowania dokumentu w księgach. Obowiązek taki pojawia się dopiero w przypadku kontroli podatkowej, postępowania podatkowego bądź kontroli celno-skarbowej, wobec zażądania przez organy przedłożenia tłumaczenia.
Podstawy do żądania przedłożenia dokumentów na własny koszt:
Dopuszczalność żądania przedłożenia tłumaczeń obcojęzycznych dokumentów przez stronę (kontrolowanego) zależy od trybu działania organu.
W postępowaniu podatkowym - zgodnie z wyraźnym brzmieniem art. 189 § 3 O.p. - organ podatkowy może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę. Czynności te strona jest obowiązana wykonać na własny koszt.
W kontroli podatkowej – zgodnie z art. 287 §1 pkt 2 O.p. - kontrolowany jest zobowiązany do przedstawienia, na żądanie kontrolującego, tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli. Tłumaczenie takie wykonywane jest na koszt kontrolowanego (art. 287 §2 O.p.).
Od dnia 1 stycznia 2016 roku nie występuje dualizm obowiązujący na gruncie już nieaktualnego stanu prawnego, zgodnie z którym na etapie kontroli podatkowej organ miał możliwość żądania przedłożenia przez kontrolowanego tłumaczeń poświadczonych, dokonanych na własny koszt. Możliwość taka nie istniała wówczas na gruncie postępowania podatkowego.
W kontroli celno-skarbowej - zgodnie z art. 72 ustawy o KAS - kontrolowany zobowiązany jest przedstawiać na żądanie organów urzędowe tłumaczenie na język polski dokumentów mających znaczenie dla kontroli celno-skarbowej, sporządzonych w języku obcym. Zgodnie z art. 75 ustawy o KAS, koszty te ponosi kontrolowany.
W ramach czynności sprawdzających podstawa prawna dla żądanie przedłożenia tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych nie istnieje! Oznacza to, że organ może wymagać od podatnika przedłożenia tłumaczenia uwierzytelnionego wyłącznie po wszczęciu kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej bądź postępowania podatkowego.
Wobec nieprzedłożenia przez stronę (kontrolowanego) tłumaczenia poświadczonego, organ jest uprawniony do samodzielnego zlecenia tłumaczowi przysięgłemu tłumaczenia dokumentów. Jako dalszy skutek nieprzedłożenia tłumaczenia występuje dodatkowo możliwość nałożenia na stronę (kontrolowanego) kary porządkowej w wysokości do 3.000 pln.
Jak minimalizować koszty tłumaczenia przysięgłego?
Wysokość honorarium tłumacza przysięgłego może wynikać bądź z odgórnie narzuconych stawek bądź stawek wolnorynkowych (indywidualnie ustalonych ze Zleceniodawcą).
Stawki narzucone odgórnie obowiązują, gdy tłumacz przysięgły dokonuje tłumaczenia na bezpośrednie żądanie sądu, prokuratora, Policji oraz organów administracji publicznej.
Stawki indywidualnie ustalane ze Zleceniodawcą przeważnie są wyższe niż stawki narzucone rozporządzaniem i obowiązują w odniesieniu do zleceń ze strony organów administracji publicznej i sądów. Wysokość tych stawek również nie może jednak być dowolna, a powinna uwzględniać czynniki określone w § 9 ust. 1 Kodeksu etyki zawodowej tłumacza przysięgłego, takie jak czasochłonność zlecenia, poziom specjalistycznej wiedzy czy dodatkowe kwalifikacje tłumacza.
W przypadku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź kontroli celno-skarbowej, to nie organ, a strona postępowania/kontrolowany zobowiązani są do dostarczenia tłumaczenia – zastosowanie znajdują zatem stawki wolnorynkowe.
Ponieważ możliwości negocjacji wynagrodzenia tłumacza przysięgłego są ograniczone elementami wymienionymi w § 9 ust. 1 Kodeksu etyki zawodowej tłumacza przysięgłego, przedsiębiorca ma przede wszystkim następujące możliwości minimalizowania kosztów tłumaczenia przysięgłego, które powinno być przedłożone w terminie wskazanym w wezwaniu organów:
Możliwość ustalenia z organem zakresu tłumaczenia
Nie cała zawartość dokumentu może być przydatna do wyjaśnienia sprawy. Bardzo często rezygnuje się z tłumaczenia np. pouczeń RODO, które nie wnoszą istotnej wartości w wyjaśnienie istoty sprawy. Pod pewnymi warunkami, postępowanie takie zgodne jest z zasadami etyki obowiązującymi tłumacza przysięgłego.
Umowa pomiędzy polskim przedsiębiorcą a zagranicznym kontrahentem składa się z 60 stron i jest sporządzona w języku niemieckim. Integralną częścią umowy są pouczenia RODO oraz regulacje zobowiązujące polskiego przedsiębiorcę do przestrzegania standardów ochrony środowiska, obowiązujących u zagranicznego kontrahenta (m.in. energooszczędność żarówek, ograniczenie zużycia papieru, normy techniczne), które zajmują 40 stron. Ponieważ zarówno postanowienia RODO jak i standardy ochrony środowiska nie mają znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy podatkowej, organ może zaakceptować tłumaczenie umowy bez tych fragmentów. Na wyraźne żądanie zleceniodawcy, tłumacz przysięgły ograniczy się do tłumaczenia wyłącznie stron umowy nieodnoszących się do RODO. W ten sposób honorarium tłumacza zostanie ograniczone do wyłącznie przetłumaczonych 20 stron tłumaczenia, a nie 60. O pominięciu postanowień odnoszących się do RODO oraz ochrony środowiska tłumacz przysięgły uczyni wyraźną wzmiankę w treści tłumaczenia. Do tłumaczenia zostanie również dołączona pełna kopia umowy w języku niemieckim, z której dokonywano tłumaczenia - zawierająca postanowienia dotyczące RODO oraz ochrony środowiska w języku niemieckim.
Tłumaczenie przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego może być dokonane w pełni elektronicznie – zarówno na podstawie scanu jak i uwierzytelnienie tłumaczenia może nastąpić nie tradycyjną, fizyczną pieczęcią, a kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli organ wyrazi zgodę na otrzymanie tłumaczenia uwierzytelnionego w postaci elektronicznej, nie wystąpią koszty drukowania, zszywania oraz pieczętowania tłumaczenia (co stanowi proces sformalizowany oraz długotrwały, podobnie jak w przypadku aktów notarialnych). Korzystanie z elektronicznych form uwierzytelniania pozwala na zaoszczędzenie czasu niezbędnego do wykonania tłumaczenia.
Zgodnie z art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego, tłumacz przysięgły ma możliwość uwierzytelnić tłumaczenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tłumaczenie takie po wydrukowaniu straci natomiast przymiot tłumaczenia uwierzytelnionego.
Faktury w języku niemieckim generowane są w postaci plików PDF, nie są drukowane a wyłącznie przesyłane kontrahentom drogą elektroniczną. Tłumaczenie takiej faktury może zostać poświadczone również przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego tłumacza przysięgłego. Należy jednak pamiętać, że po wydrukowaniu tłumaczenia, nie będzie ono miało przymiot tłumaczenia poświadczonego. W praktyce zatem tłumaczenie takie będzie musiało być przesłane organowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz będzie wymagało stosownych ustaleń z organem.
Przedsiębiorca dysponuje obszerną, niemieckojęzyczną umową z kontrahentem w wersji papierowej. Umowa zostaje zeskanowana, a następnie przesłana do wyceny tłumaczowi przysięgłemu. Jeśli organ wyrazi zgodę, tłumaczenie może być uwierzytelnione w postaci elektronicznej. Tłumaczenie takie jest następnie wnoszone do organu w postaci pliku PDF drogą elektroniczną. W ten sposób znacząco ogranicza się czasochłonność zlecenia, ponieważ umowa nie musi być okazywana tłumaczowi w oryginale, gotowe tłumaczenie nie musi być drukowane, zszywane, pieczętowane oraz odsyłane drogą tradycyjną, co w przypadku większych przesyłek oznacza wręcz wysyłanie dokumentów nie w kopercie, a w paczce.
W razie potrzeby tłumaczeń przysięgłych czy doradztwa podatkowego związanego z międzynarodową kontrolą podatkową bądź działalnością transgraniczną, zapraszamy do kontaktu i bezpłatnej wyceny pod adresem info@arturtim.com!
Artur Tim, LL.M. Eur. (LMU) - Autor jest tłumaczem przysięgłym języka niemieckiego, doradcą podatkowym, polskim i niemieckim prawnikiem, zdobywcą tytułu Rising Star 2022 (jeden z 10 najlepszych prawników w Polsce poniżej 35 roku życia), doktorantem na Uniwersytecie St.Gallen w Szwajcarii z zakresu technologii podatkowej. Jako tłumacz przysięgły, Autor dysponuje zarówno pieczęcią tłumacza przysięgłego jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz możliwością w pełni zdalnego poświadczania tłumaczeń. W codziennej pracy Autor zajmuje się automatyzacją procesów podatkowych, doradztwem podatkowym w sprawach międzynarodowych oraz gwarantuje szybkie terminy realizacji zleceń tłumaczeń przysięgłych przy jednoczesnym zachowaniu przystępnej wysokości honorarium (ArturTim.com)