Przepis art. 81 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli.
W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Jeżeli przedsiębiorca nie okaże kontrolerom książki kontroli nie będzie to przeszkodą dla przeprowadzenia czynności kontrolnych. Sankcją będzie utrudnienie w korzystaniu przez przedsiębiorcę z uprawnień, jakie przyznaje mu ustawa o swobodzie działalności gospodarczej w związku z kontrolami.
Książka kontroli służy bowiem przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności. To jej podstawowa funkcja.
Nieprzedstawienie książki kontroli kontrolerom w celu wpisanie do niej informacji o prowadzonej kontroli ogranicza możliwość skorzystania z ustawowych uprawnień przez przedsiębiorcę. Przywilej taki przyznaje np. art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Polecamy: VAT 2011
Przepis ten stanowi, że czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli – przy czym istnieje wiele wyjątków od tego przywileju - u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych;
2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych;
3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych;
4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.
Pewne możliwości ukarania przedsiębiorcy, który nie przedstawił kontrolerom książki kontroli dają inne przepisy niż przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Polecamy: Podatki 2011
Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie
Przykładowo art. 83 kodeksu karnego skarbowego wprowadza następującą sankcję - Kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca tego czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Przepis ten podaje jako przykład udaremnianie lub utrudniania wykonanie czynności służbowej sytuację, kiedy wbrew żądaniu kontrolerów kontrolowany nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa.
Przepis art. 83 k.k.s. dotyczy bezpośrednio czynności związanych z realizacją zadań kontrolerów np. objętych upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli. Wpis do książki kontroli jest czynnością poprzedzającą je. Niemniej jest możliwa taka linia orzecznictwa, która rozciągnie rozumienie utrudniania przeprowadzenia kontroli podatkowej także na odmowę okazania książki kontroli.