Zgodnie z art. 82 i 82a ordynacji podatkowej osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są obowiązane do sporządzania i przekazywania informacji:
1) na pisemne żądanie organu podatkowego - o zdarzeniach wynikających ze stosunków cywilnoprawnych albo z prawa pracy, mogących mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób lub jednostek, z którymi zawarto umowę (formularz ORD-TK);
2) bez wezwania przez organ podatkowy - o umowach zawartych z nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego (formularz ORD-U);
Minister Finansów określił w rozporządzeniu z 24 grudnia 2002 r. w sprawie informacji podatkowych, zakres i wzory tych informacji, a także szczegółowe zasady, termin oraz tryb ich sporządzania (Dz.U. Nr 240 poz. 2061 – ostatnia zmiana -Dz.U. z 2009 r. Nr 187 poz. 1454).
Informację ORD-TK są sporządzane i przekazywane przez:
1) osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, jeżeli suma należności albo suma zobowiązań wynikająca z takich umów zawartych w roku podatkowym z tym samym podmiotem przekroczyła równowartość 10.000 euro - w takim przypadku obowiązek sporządzenia informacji dotyczy wszystkich umów zawartych z tym podmiotem bez względu na wartość należności lub zobowiązań wynikającą z poszczególnych umów;
2) osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i obowiązane do prowadzenia ksiąg podatkowych, jeżeli:
a) wartość należności albo zobowiązania wynikającego z jednorazowej umowy przekroczyła równowartość 3.000 euro - w takim przypadku obowiązek sporządzenia informacji dotyczy tej umowy,
b) suma należności albo suma zobowiązań wynikająca z takich umów zawartych w roku podatkowym z tym samym podmiotem przekroczyła równowartość 10.000 euro - w takim przypadku obowiązek sporządzenia informacji dotyczy wszystkich umów zawartych z tym podmiotem, bez względu na wartość należności lub zobowiązań wynikającą z poszczególnych umów.
Informację ORD-U sporządza się i przekazuje, jeżeli:
1) jedna ze stron tej umowy, bezpośrednio lub pośrednio, bierze udział w zarządzaniu lub kontroli drugiej strony umowy albo posiada udział w jej kapitale uprawniający do co najmniej 5% wszystkich praw głosu (uwzględnia się tylko te umowy, które zostały zawarte w roku podatkowym z tym samym nierezydentem, a suma należności albo suma zobowiązań wynikająca z tych umów przekroczyła równowartość 300.000 euro) lub
2) inny podmiot, niebędący stroną umowy, równocześnie bierze udział, bezpośrednio lub pośrednio, w zarządzaniu lub kontroli podmiotów będących stronami umowy albo posiada udziały w kapitałach tych podmiotów uprawniające, w każdym z nich, do co najmniej 5% wszystkich praw głosu (uwzględnia się tylko te umowy, które zostały zawarte w roku podatkowym z tym samym nierezydentem, a suma należności albo suma zobowiązań wynikająca z tych umów przekroczyła równowartość 300.000 euro), lub
3) nierezydent, będący stroną umowy, posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorstwo, oddział lub przedstawicielstwo w rozumieniu odrębnych przepisów (uwzględnia się tylko te umowy, w których jednorazowa wartość należności albo zobowiązań przekroczyła równowartość 5.000 euro),
- i jeżeli podmiot obowiązany do sporządzenia i przekazania informacji wiedział lub mógł wiedzieć, przy zachowaniu należytej staranności, o fakcie posiadania takich udziałów lub o fakcie posiadania przez nierezydenta przedsiębiorstwa, oddziału lub przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Informacje te sporządza się za rok podatkowy i przesyła się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na adres siedziby albo miejsce zamieszkania podmiotu sporządzającego informację, w terminie trzech miesięcy, licząc od zakończenia tego roku podatkowego.
Od 2010 roku wartości ww. limitów przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym zawarto umowę.
Ponadto na podstawie art. 82a ordynacji podatkowej ww. podmioty obowiązane są do gromadzenia, sporządzania i przekazywania (na formularzu ORD-W1), bez wezwania przez organ podatkowy, informacji o wynagrodzeniach za świadczone na ich rzecz usługi (wykonywaną pracę), wypłacanych przez podmiot będący nierezydentem osobom fizycznym będącym nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego, świadczącym te usługi (wykonującym pracę), jeżeli:
a) w związku z umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz innymi ratyfikowanymi umowami międzynarodowymi, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, może to mieć wpływ na powstanie obowiązku podatkowego lub wysokość zobowiązania podatkowego osób otrzymujących wynagrodzenie;
b) podmiot będący nierezydentem bezpośrednio lub pośrednio bierze udział w zarządzaniu lub kontroli podmiotu, którego dotyczy obowiązek informacyjny, albo posiada udział w kapitale tego podmiotu uprawniający do co najmniej 5 % wszystkich praw głosu.
Od początku 2009 r. istnieje możliwość (wynika to z nowelizacji art. 358 kodeksu cywilnego) aby przedsiębiorca działający na terenie polski umowy z innym polskim przedsiębiorcą rozliczał w walutach obcych.
Dlatego też od 2010 roku w informacjach podatkowych wartości zobowiązań lub należności, wyrażone w walucie obcej przelicza się na walutę polską według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski, na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym:
1) zawarto umowę lub
2) wystawiono faktury albo rachunki potwierdzające zawarcie umowy.
Osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, u których rok podatkowy jest inny niż rok kalendarzowy i rozpoczął się przed dniem 1 stycznia 2010 r., stosują do końca przyjętego przez siebie roku podatkowego przepisy rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2009 r.