Potwierdzenie transakcji fakturowanej w KSeF. MF: to nie jest obowiązek. Jakie dokumenty można wydać nabywcy po wystawieniu faktury w KSeF w trybie: ONLINE, OFFLINE i awaryjnym?

• Potwierdzenie transakcji w KSeF. O co chodzi? Ministerstwo Finansów: dobrowolna możliwość nieuregulowana przepisami
• Co powinno zawierać potwierdzenie transakcji
• Jaki dokument można wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w KSeF w trybie ONLINE
• Jaki dokument można wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w KSeF w trybie OFFLINE (offline24 – art. 106nda ustawy o VAT, niedostępność KSeF – art. 106nh ustawy o VAT)
• Jaki dokument wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w trybie OFFLINE (tryb awaryjny – art. 106nf ustawy o VAT)?

Potwierdzenie transakcji w KSeF. O co chodzi? Ministerstwo Finansów: dobrowolna możliwość nieuregulowana przepisami

Ministerstwo Finansów wyraźnie zaznacza, że możliwość wydania potwierdzenia transakcji nie będzie regulowana przepisami ustawy ani rozporządzenia, bowiem nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników. Jest to całkowicie dobrowolna opcja, którą Ministerstwo wprowadza jako odpowiedź na zgłaszane przez podatników potrzeby.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, potwierdzenie transakcji będzie mogło być wydane w obu funkcjonujących w KSeF trybach wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE. Zdaniem resortu będzie to szczególnie przydatna możliwość np. w przypadku dokonywania sprzedaży w sklepach stacjonarnych, na stacjach benzynowych gdzie klient oczekuje przy kasie na dokument potwierdzający transakcję (fakturę). Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy więc interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie ONLINE lub OFFLINE faktura, nie posiada jeszcze numeru KSeF.

Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że potwierdzenie transakcji z uwagi na swój zakres elementów nie będzie fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT ani fakturą uproszczoną w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Co powinno zawierać potwierdzenie transakcji

Zdaniem ekspertów Ministerstwa Finansów potwierdzenie transakcji, by spełniało swoje zadanie powinno zawierać:

1) nazwę „potwierdzenie transakcji”,

2) podstawowe dane stron transakcji tj.:
- dane sprzedawcy (Podmiot1) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres,
- dane nabywcy (Podmiot2) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,

3) numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),

4) kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),

5) dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”;

Ministerstwo Finansów wyjaśnia też, że pod kodami QR / linkami nie powinno zamieszczać się żadnych napisów (np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana faktura, której to potwierdzenie transakcji dotyczy.

W ramach ww. elementów potwierdzenia transakcji znajdują się więc m.in. dane określone rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF (Dz. U. z 2025 r., poz. 1815) , które umożliwią nabywcy za pomocą kodu QR/ linku, dostęp do faktury w KSeF, bez konieczności uwierzytelnienia w tym systemie.

Jaki dokument można wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w KSeF w trybie ONLINE

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE:

1) Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF i jednocześnie:
- nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzymał fakturę w KSeF) - sprzedawca może dodatkowo wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF), lub

- nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT - sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku przekazania poza KSeF faktura powinna być opatrzona kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF);

2) Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF - sprzedawca może wydać nabywcy (bez względu na jego status) potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej).

Warto wyjaśnić, że art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT dotyczy:
- przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (Polski) lub terytorium państwa trzeciego,
- podmiotu bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w kraju (Polsce),
- podmiotu nieposiadającego siedziby, ale posiadającego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w kraju, który nie uczestniczy w danej transakcji,
- podatnika korzystającego ze zwolnienia z art. 113a ust. 1 ustawy (tzw. procedura SME),
- podmiotu innego niż wyżej wymieniony, nieposiadającego NIP,
- osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsument).

Dodatkowo MF wskazuje, że w przypadku, gdy faktura dotyczy transakcji na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, konieczne będzie wydanie tej faktury nabywcy w sposób uzgodniony bez względu na to, czy wystawca przekazał temu nabywcy potwierdzenie transakcji.

Jaki dokument można wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w KSeF w trybie OFFLINE (offline24 – art. 106nda ustawy o VAT, niedostępność KSeF – art. 106nh ustawy o VAT)

Ministerstwo Finansów informuje, że w przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 lub offline-niedostępność KSeF:

1) Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF),
2) Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie:
- nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT- sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku gdy faktura jest wydawana poza KSeF, powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”), lub
- nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzyma fakturę w KSeF) – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w inny sposób niż poprzez przekazanie do KSeF, natomiast może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).

Jaki dokument wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w trybie OFFLINE (tryb awaryjny – art. 106nf ustawy o VAT)?

W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym, faktura jest wydawana nabywcy w sposób uzgodniony (niezależnie od statusu nabywcy):
- jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury poza KSeF– sprzedawca wydaje nabywcy np. wydruk tej faktury lub przesyła mu plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego faktury dwoma kodami QR (pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”),
- jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury w KSeF– sprzedawca może dodatkowo wydać temu nabywcy potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR (dzięki temu nabywca po zeskanowaniu kodu QR będzie mógł m.in. zweryfikować czy faktura została już dosłana do systemu).

Źródło: Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 (część II)