Podczas delegacji zagranicznej nasz pracownik opłacił zakup paliwa kartą płatniczą. Po otrzymaniu wyciągu bankowego dotyczącego konta złotówkowego stwierdzono, że kwota z niego wynikająca jest wyższa niż ta z dokonanej wyceny zakupu. Jak należy zaksięgować taką sytuację?
W sytuacji przedstawionej w pytaniu będą miały zastosowanie zasady wynikające z ustawy o rachunkowości. Zastosowanie będą miały tutaj zasady przewidziane dla innych rozliczeń bezgotówkowych, gdyż realizacja zapłaty nastąpiła za pomocą karty płatniczej w walucie obcej, ze środków zgromadzonych na rachunku złotówkowym. Podstawą do dokonania zapisów w księgach będą faktury (rachunki) wystawione przez zagranicznego sprzedawcę.
W związku z przyjęciem różnych kursów walut przez Państwa przy wycenie operacji oraz przez bank powstały różnice kursowe. Związane jest to z tym, że wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości należy ująć w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez NBP na ten dzień. Natomiast bank przy przeliczeniu danej operacji stosuje kurs z dnia rozliczenia operacji, tj. z dnia obciążenia rachunku bankowego posiadacza karty. Powstałe różnice kursowe, zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy, należy odnieść na przychody lub koszty finansowe.
W Państwa przypadku, w związku z tym, że kurs waluty zastosowany przez bank był wyższy od kursu zastosowanego przez Państwa, będziemy mieć do czynienia z ujemną różnicą kursową, którą należy rozliczyć w ciężar kosztów finansowych.
Ewidencja opisanej sytuacji może przebiegać następująco:
1) koszty zakupu paliwa według faktury (przeliczone po średnim kursie ustalonym przez NBP na dzień przeprowadzenia operacji):
a) wartość zakupu: Wn konto „Rozliczenie zakupu”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”,
b) rozliczenie zakupu: Wn konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5/Ma konto „Rozliczenie zakupu”,
2) wyciąg bankowy potwierdzający obciążenie rachunku z tytułu zapłaty kartą płatniczą (wyższa kwota od przeliczenia dokonanego przez Państwa, przez zastosowanie przez bank wyższego kursu waluty z dnia rozliczenia operacji): Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”/Ma konto „Rachunek bankowy”,
3) zarachowanie różnicy kursowej: Wn konto „Koszty finansowe”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”.
Jakub Morawiec
Podstawa prawna:
art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).