Ustalamy na dzień bilansowy salda należności pracowników z tytułu pożyczek udzielonych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy należy oddzielnie wykazywać ich część długoterminową i krótkoterminową? Czy w należnościach tych ujmować należy część odsetek przypadającą na ten dzień, jak je naliczyć i zaksięgować (oprocentowanie 5%)?
RADA
Pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wykazywane są w całości jako pozostałe należności w części B.II bilansu. Decyzja o sposobie naliczenia i momencie zaksięgowania odsetek od pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależniona jest od treści zasad udzielania tych pożyczek, zawartych w zakładowym regulaminie wykorzystania funduszu, w tym terminu wymagalności ich zapłaty.
UZASADNIENIE
Pożyczek udzielonych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na okres dłuższy niż rok nie wykazuje się w bilansie jako długoterminowe aktywa finansowe, ponieważ nie są one inwestycją w odróżnieniu od innych pożyczek i pełnią funkcję pomocy socjalnej dla pracowników. W bilansie wykazywane są w całości jako aktywa obrotowe – inne należności. Nie ma również potrzeby naliczać i wykazywać odsetek, które nie są jeszcze wymagalne, gdyż nie będą one stanowiły przychodów finansowych, ale w przyszłości powiększą fundusz socjalny. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 2 pkt 1) pracodawca może prowadzić działalność socjalną między innymi w formie zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Pożyczka z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych udzielana jest pracownikowi na jego wniosek, na podstawie umowy pożyczki zawartej pomiędzy pracownikiem a zakładem pracy. Zasady udzielania takiej pożyczki, w tym wysokość i sposób naliczania oprocentowania pożyczki czy jego umarzania, również powinny zostać określone w zakładowym regulaminie funduszu. Przepisy dotyczące działalności socjalnej w zakładach pracy pozostawiają tu całkowitą dowolność kształtowania takich umów. Powinny być więc zawierane na zasadach przepisów Kodeksu cywilnego (art. 720–724, art. 359–360).
WAŻNE!
W przypadku braku odmiennego zastrzeżenia w umowie pożyczki co do terminu płatności odsetek są one płatne co roku z dołu, a jeżeli termin płatności sumy pieniężnej jest krótszy niż rok – jednocześnie z zapłatą tej sumy (art. 360 Kodeksu cywilnego).
PRZYKŁAD 1
Dnia 31 maja 2005 roku zakład pracy udzielił pracownikowi pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kwocie 3000 zł, na czas 15 miesięcy, oprocentowanej w wysokości 5% od udzielonej kwoty za cały okres spłaty. Spłata wraz z odsetkami nastąpi w 15 równych comiesięcznych ratach. Umowa pożyczki, zgodnie z regulaminem, określa, że odsetki te płatne są z góry, przez potrącenie w całości z pierwszej raty. Spłata pożyczki pracownika pobierana jest comiesięcznie z wynagrodzenia netto.
Wysokość odsetek 3000 zł × 5% = 150 zł
Kwota do spłaty: 3000 zł + 150 zł = 3150 zł
Miesięczna kwota do spłaty: 3150 zł : 15 = 210 zł
Księgowania
1. Udzielenie pożyczki w kwocie 3000 zł, księgowane pod datą 31 maja 2005 r.:
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 3000 zł,
Ma konto 133 „Rachunki bankowe środków wyodrębnionych – rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 3000 zł.
2. Zarachowanie odsetek od pożyczki w kwocie 150 zł, księgowane pod datą spłaty pierwszej raty, to jest 30 czerwca 2005 r.:
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 150 zł,
Ma konto 850 „Fundusze specjalne – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 150 zł.
3. Spłata pożyczki pracownika potrącana z wynagrodzenia netto, w kwocie 210 zł co miesiąc (przy czym w pierwszej potrąconej racie zawiera się kwota 150 zł dotycząca odsetek i 60 zł dotycząca należności głównej):
Wn konto 231 „Rozrachunki z pracownikiem z tytułu wynagrodzeń” 210 zł,
Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 210 zł.
4. Saldo zobowiązań (bilans zamknięcia) pracownika na dzień bilansowy 31 grudnia 2005 r. wynosi 1680 zł (pożyczka w kwocie 3000 zł + odsetki w kwocie 150 zł – spłacone raty od czerwca do grudnia w kwocie 1470 zł).
PRZYKŁAD 2
Dnia 31 maja 2005 roku zakład pracy udzielił pracownikowi pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kwocie 3000 zł, na czas 15 miesięcy, oprocentowanej w wysokości 5% rocznie. Spłata w równych comiesięcznych ratach. Umowa pożyczki ani regulamin nie określają terminu płatności odsetek. Zgodnie z przepisami prawa cywilnego, ponieważ termin płatności jest dłuższy niż rok, są one płatne co roku z dołu. Po raz pierwszy zostaną naliczone na dzień 1 czerwca 2006 r. (upłynął rok), po raz kolejny na dzień 31 sierpnia 2006 r. (ostateczna spłata pożyczki).
Miesięczna kwota do spłaty 3000 zł/15 200 zł
Wysokość odsetek za okres 31 maja 2005 r. – 1 czerwca 2006 r. (według załączonej tabeli) 95 zł
Wysokość odsetek za okres 2 czerwca 2006 r. – 31 sierpnia 2005 r. 5 zł
Całkowita kwota do spłaty 3000 zł + 100 zł 3100 zł
Tab. 1. Naliczenie odsetek od pożyczki
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.Księgowania
1. Udzielenie pożyczki w kwocie 3000 zł, księgowane pod datą 31 maja 2005 r.:
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 3000 zł,
Ma konto 133 „Rachunki bankowe środków wyodrębnionych – rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 3000 zł.
2. Zarachowanie odsetek od pożyczki w kwocie 95 zł, księgowane pod datą 1 czerwca 2006 r. (analogiczne księgowanie odsetek od pożyczki w kwocie 5 zł, księgowane pod datą 31 sierpnia 2006 r.):
Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 95 zł,
Ma konto 850 „Fundusze specjalne – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 95 zł.
3. Spłata pożyczki pracownika potrącana z wynagrodzenia netto, w kwocie 200 zł co miesiąc:
Wn konto 231 „Rozrachunki z pracownikiem z tytułu wynagrodzeń” 200 zł,
Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 200 zł.
4. Dodatkowo w czerwcu spłata odsetek przez potrącenie z wynagrodzenia w kwocie 95 zł (analogiczne księgowania odsetek w sierpniu w kwocie 5 zł):
Wn konto 231 „Rozrachunki z pracownikiem z tytułu wynagrodzeń” 95 zł,
Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami – z tytułu pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” 95 zł.
5. Saldo zobowiązań (bilans zamknięcia) pracownika na dzień bilansowy 31 grudnia 2005 r. wynosi 1600 zł (pożyczka w kwocie 3000 zł – spłacone raty od czerwca do grudnia w kwocie 1400 zł).
Zobowiązania pracownika z tytułu pożyczki wykazują saldo w kwocie 1600 zł (termin zapadalności zobowiązań z tytułu odsetek upływa w roku przyszłym).
• art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104
• art. 112, art. 720–724, art. 359–360 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 172, poz. 1438
Ewa Szczepankiewicz
główny księgowy w spółce z o.o.