Ponadto, na potrzeby zespołu, spółka zakupiła program MS Project. Jak potraktować jego zakup? Jako oddzielny środek trwały czy też zwiększyć nim wartość ZSI? W ramach prac zespół wyjeżdża do innych firm w celu podpatrzenia, jak w nich funkcjonuje ZSI. I tu ponownie moje pytanie. Jak potraktować koszt takiego wyjazdu? Czy powinien to być nakład zwiększający wartość środka trwałego, czy też bieżący koszt działalności?
Rozwiązanie
Koszty podróży służbowej, a także wynagrodzeń pracowników pracujących przy wdrożeniu zintegrowanego systemu zarządzania, nie powinny zwiększać wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej. Natomiast zakupiony program MS Project powinien stanowić odrębną pozycję wartości niematerialnej i prawnej.
Na wstępie należy stwierdzić, iż koszty nabycia zintegrowanego systemu zarządzania (oprogramowania komputerowego) mogą stanowić nakłady poniesione na zakup wartości niematerialnej i prawnej, o ile system ten spełni warunki określone dla wartości niematerialnych i prawnych zapisane w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim, o wartościach niematerialnych i prawnych mowa jest wówczas, gdy:
l zostały nabyte przez jednostkę,
l są zaliczane do aktywów trwałych,
l nadają się do gospodarczego wykorzystania,
l są o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok,
l są przeznaczone do używania na potrzeby jednostki.
Do wartości niematerialnych i prawnych artykuł ten zalicza w szczególności:
l autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
l prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
l know-how,
l nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.
Co prawda w definicji ustawowej nie ma literalnego wyszczególnienia pozycji „programy komputerowe”, ale wyróżnia się wśród nich autorskie prawa majątkowe. W myśl ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych programy komputerowe to utwory, które mogą być przedmiotem prawa autorskiego. Autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego mogą przejść na jednostkę na podstawie:
l umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych,
l umowy o korzystanie z utworu (licencji).
W ewidencji księgowej nakłady poniesione na nabycie prawa lub licencji na korzystanie z programu komputerowego, o ile spełniają warunki określone dla wartości niematerialnych i prawnych, powinny zostać odniesione w ciężar wartości niematerialnych i prawnych zapisem:
l Wn - konto „Wartości niematerialne i prawne”,
l Ma - konto „Rozliczenie zakupu” lub „Pozostałe rozrachunki” czy też „Rachunek bieżący”.
Natomiast w sytuacji gdy nabyte prawo do programu komputerowego nie spełnia warunków określonych dla wartości niematerialnych i prawnych (np. będzie używany krócej niż rok), koszty nabycia odnosi się bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej zapisem:
l Wn - konto „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5,
l Ma - konto „Rozliczenie zakupu” lub „Pozostałe rozrachunki” lub „Rachunek bieżący”.
Wartość początkową programu komputerowego - zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych - ustala się według zasad określonych w art. 28 ust. 2 ww. ustawy. Określa on, że wartość początkową stanowi cena nabycia, czyli cena zakupu obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług, powiększona m.in. o koszty bezpośrednio związane z zakupem, tj. koszty montażu, instalacji, dokumentacji i uruchomienia programu, a obniżona o rabaty, opusty oraz inne podobne zmniejszenia.
UWAGA
Na bazie przedstawionych definicji, a także pytania Czytelniczki, zastanawiające jest to, czy:
l jest możliwość zwiększania wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych (w tym przypadku autorskiego prawa majątkowego) o koszty własne,
l wynagrodzenia stanowiące nagrody dla pracowników, a także czy koszty podróży służbowych, są kwotą należną sprzedającemu oraz czy są to koszty bezpośrednio związane z zakupem.
Moim zdaniem, nie ma podstaw prawnych, aby wymienione przez Czytelniczkę koszty (podróży służbowej czy wynagrodzeń pracowników pracujących przy wdrożeniu) zwiększały wartość początkową wartości niematerialnej i prawnej. Zgodnie bowiem z definicją wartości niematerialnej i prawnej, podmiot ten powinien nabyć składnik, a nie wytworzyć we własnym zakresie. Sprawą wątpliwą byłoby także zakwalifikowanie oddzielnie nabytego autorskiego prawa majątkowego do programu MS Project do wartości początkowej zakupionego prawa do zintegrowanego programu komputerowego. Program MS Project powinien być uznany za oddzielny składnik wartości niematerialnych i prawnych.
Na zakończenie warto podkreślić, że odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od wartości początkowej programu komputerowego zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się na zasadach ogólnych. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu prawa do używania, natomiast zakończenie amortyzacji następuje nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową prawa lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru. Ustalając okres amortyzacji dla celów rachunkowych, należy uwzględnić okres ekonomicznej użyteczności programu komputerowego (zob. art. 33 ww. ustawy).
Warto również zwrócić uwagę na to, iż wydatki poniesione przez jednostkę w związku z wdrożeniem (czyli podróże służbowe i wynagrodzenia) można zakwalifikować do rozliczeń międzyokresowych kosztów. Za takim rozwiązaniem przemawia fakt, że korzyści uzyskiwane z użytkowania oprogramowania będą dotyczyły przyszłych okresów sprawozdawczych.
Porady udzielił:
Marek Ossowski
pracownik naukowo-dydaktyczny Uniwersytetu Gdańskiego, niezależny konsultant w dziedzinie controllingu i budżetowania;
Pytania: czytelnicy.controlling@infor.pl