Jakie ograniczenia w obrocie gotówkowym wynikają z przepisów prawnych? Jak ewidencjonować środki pieniężne wpływające i wypływające z kasy? Jak ująć w księgach rachunkowych zapłatę czekiem gotówkowym? Jak postąpić w sytuacji otrzymania fałszywych znaków pieniężnych?
Bezpośrednie rozliczenia gotówkowe polegają na regulowaniu przez dłużnika jego zobowiązań poprzez wpłatę gotówki do kasy wierzyciela. Rozliczenia gotówkowe mogą być także dokonywane za pośrednictwem banków.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ograniczenia w obrocie gotówkowym
Transakcje gotówkowe mają jednak pewne ograniczenia dotyczące kwot. Otóż zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji (ustalenie równowartości 15 000 euro odbywa się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP ostatniego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji).
Oznacza to więc, że jeśli transakcja opiewa na kwotę powyżej 15 000 euro, to jednostka jest zobowiązana dokonać płatności za pośrednictwem rachunku bankowego. A zatem gotówkowo jednostka może rozliczać się tylko przy transakcjach poniżej 15 000 euro.
Ewidencja środków pieniężnych w kasie
Rozliczenia gotówkowe prowadzone są w firmach za pośrednictwem kasy. Ewidencję środków pieniężnych w kasie prowadzi się na koncie 100 „Kasa”. Jeżeli jednostka posiada więcej kas (lub w kasie występują polskie i zagraniczne środki pieniężne), to należy prowadzić ewidencję analityczną zapewniającą:
- możliwość ustalenia obrotów kasowych i stanu gotówki oraz innych środków pieniężnych w walucie polskiej,
- możliwość ustalenia wyrażonego w walucie obcej stanu gotówki i innych środków pieniężnych w walucie zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.
Po stronie Dt konta „Kasa” księguje się więc wszelkie wpłaty gotówki do kasy, a po stronie Ct - wszelkie wypłaty gotówki. Konto „Kasa” na koniec okresu może wykazywać wyłącznie saldo debetowe.
Jeśli pojawi się saldo kredytowe, to oznacza, że wystąpiły błędy rachunkowe lub ewidencyjne, które muszą być rzecz jasna poprawione.
Ewidencję obrotu gotówkowego w kasie w walutach obcych prowadzi się na oddzielnym koncie „Kasa zagranicznych środków pieniężnych”, które funkcjonuje podobnie jak konto „Kasa” dla waluty krajowej.
Zasady ewidencji przychodu i rozchodu gotówki ilustruje poniższy schemat.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Niedobory i nadwyżki gotówki w kasie
Nieodłącznie z obrotem gotówkowym wiąże się ryzyko powstania niedoborów bądź nadwyżek gotówki w kasie.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Poniżej prezentujemy przykład ewidencji księgowej operacji dotyczących niedoborów i nadwyżek w kasie oraz ich rozliczenie.
PRZYKŁADY
1.
W kasie firmy A podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór gotówki w kwocie 500 zł. Niedobór uznany był zawiniony, a zatem odpowiedzialnością materialną obciążony został kasjer. Główna księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
2.
W kasie firmy B ujawniono podczas przeprowadzanej inwentaryzacji niedobór gotówki w kwocie 200 zł. Po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym powstały niedobór uznany został za niezawiniony. Księgowa ujęła to zdarzenie w księgach rachunkowych w następujący sposób:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
3.
Przeprowadzona inwentaryzacja w kasie firmy G wykazała nadwyżkę gotówki w kwocie 1000 zł. Ewidencja stwierdzonej nadwyżki i jej rozliczenie zostało ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Zaliczka na zakupy pobrana z kasy
Dokumentem umożliwiającym pobranie gotówki na zakupy jest wniosek o zaliczkę. Wniosek o zaliczkę sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika wnioskującego o wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Na pierwszej stronie wniosku pracownik określa, na jakie rodzaje wydatków ma być wypłacona zaliczka, oraz proponuje jej wysokość.
Wniosek o zaliczkę musi rzecz jasna być podpisany przez kierownika danej komórki organizacyjnej (kontrola merytoryczna). Po tej akceptacji, dokonanej przez kierownika komórki, wniosek ten podlega dalej sprawdzeniu jeszcze przez głównego księgowego (kontrola pod względem formalno-rachunkowym) i ostatecznie zostaje zatwierdzany przez kierownika jednostki. Dopiero na podstawie tak wypełnionego i zatwierdzonego wniosku kasjer może wypłacić pracownikowi z kasy zaliczkę.
PRZYKŁAD
Pracownik w firmie A pobrał z kasy zaliczkę w wysokości 200 zł na zakup materiałów. Wydatkowano na materiały 122 zł, a pozostałe 78 zł pracownik zwrócił do kasy firmy. Oto ujęcie zaliczki i rozliczenia tej zaliczki w księgach rachunkowych firmy A.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Pobranie gotówki z bankomatu
Jako operacja gotówkowa traktowane jest również pobranie gotówki z bankomatu, np. na zakupy materiałów biurowych. Oto ujęcie w księgach rachunkowych pobrania gotówki z bankomatu.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Zapłata czekiem gotówkowym
Poza bezpośrednią wpłatą gotówki do kasy jako rozliczenia gotówkowe traktowane są także czeki gotówkowe. Specyfika tego czeku polega na tym, że wystawca czeku upoważnia bank do obciążenia jego rachunku określoną na czeku kwotą oraz wypłacenia tej kwoty okazicielowi czeku.
Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank. Banki prowadzą ścisłą ewidencję wydanych czeków, co służy głównie bezpieczeństwu czeków w wypadku ich zgubienia czy też kradzieży. Nawet niewypełniony formularz czeku jest w przedsiębiorstwie drukiem ścisłego zarachowania. Zaleca się, aby posiadacze blankietów czekowych prowadzili ich ewidencję odnotowując czeki wypełnione i wprowadzane do obrotu czekowego. Pozwala to na kontrolę, czy dany czek został zrealizowany, czy rachunek przedsiębiorstwa został obciążony.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
PRZYKŁAD
Firma C wystawiła czek gotówkowy na kwotę 5000 zł dla firmy D jako zapłatę za dokonane zakupy. Firma C sprzedała towary firmie E za kwotę 1000 zł. Na tą kwotę otrzymała czek gotówkowy jako zapłatę za należność od tej firmy. Oto, jak wygląda ujęcie tego zdarzenia w księgach rachunkowych firmy C. Ewidencja czeków własnych dokonywana jest za pośrednictwem konta rozrachunkowego 248 „Pozostałe rozrachunki”.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Fałszywe pieniądze w kasie
Na zakończenie jeszcze kilka uwag na temat fałszywych pieniędzy, które kasjer otrzyma tytułem zapłaty. W sytuacji więc gdy kasjer zidentyfikuje banknot jako fałszywy, wówczas obowiązkiem kasjera jest zatrzymanie fałszywego banknotu. Jeśli sytuacja okazałaby się pomyłką, czyli banknot byłby prawdziwy, to rzecz jasna klient może liczyć na jego zwrot, ponieważ przepadają jedynie pieniądze fałszywe, a nie te, które po ekspertyzach rzeczoznawców NBP okazały się prawdziwe.
W poniższej tabeli prezentujemy ewidencję zdarzeń związanych z otrzymaniem fałszywych banknotów.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawa prawna:
- ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807 z późn.zm.),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).
dr Aneta Mazur
dr Aneta Mazur