W praktyce podmioty gospodarcze stosują najczęściej metodę wynikową ewidencjonowania otrzymanych przychodów z tytułu dotacji. Jest ona właściwa i powinna być stosowana przez jednostki, w odniesieniu do których przepisy systemowe nie zawierają szczególnych, innych niż zawarte w ustawie o rachunkowości, uregulowań.
Podmioty gospodarcze, ustalając zasady (politykę) rachunkowości w zakresie ewidencji przychodów z dotacji unijnych, powinny mieć na uwadze dwa podstawowe przepisy ustawy o rachunkowości, tj.:
• art. 3 ust. 1 pkt 30 – zawierający definicję przychodów rozumianych jako uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli,
• art. 3 ust. 1 pkt 32g
– określający pozostałe przychody operacyjne jako przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w szczególności z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, także środków pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.
– określający pozostałe przychody operacyjne jako przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, w szczególności z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, także środków pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych.
Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, podmioty gospodarcze mogą wybrać jedną z kilku metod ewidencji dotacji.
Metoda 1
Bazuje na założeniu, że w momencie podpisania umowy o dotację znana jest dokładnie kwota dotacji i jednostka posiada pewność, że ją otrzyma. W tym przypadku ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce np. „Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji”)
Ma konto 760
„Pozostałe przychody operacyjne”.
„Pozostałe przychody operacyjne”.
Wydaje się, że taki sposób ewidencji można bezpiecznie stosować, jeżeli dotacja będzie związana z działalnością w bezpośrednio następujących okresach sprawozdawczych tego samego roku obrotowego.
PRZYKŁAD
Podmiot gospodarczy wystąpił o przyznanie dotacji unijnej w styczniu 2006 r. Wniosek o dotację został zaakceptowany. W marcu 2006 r. podpisana została umowa, na mocy której jednostce przyznano dotację w kwocie 150 000 zł. Zgodnie z treścią umowy jednostka ma za uzyskane dofinansowanie przeprowadzić nieodpłatne szkolenia dla osób fizycznych w okresie kwiecień–maj 2006 r.
Metoda 2
Bazuje na założeniu, że w momencie podpisywania umowy o dotację podmiot dokładnie zna jej kwotę i jednostka posiada pewność, że dotację otrzyma, ale dotacja będzie związana z przyszłymi, bliżej nieokreślonymi okresami sprawozdawczymi. Nieznany jest również termin faktycznego otrzymania dotacji. W takiej sytuacji ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce np. „Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji”)
Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
W momencie wpływu dotacji na wyodrębniony rachunek bankowy należy dokonać księgowania:
Wn konto 131
„Bieżący rachunek bankowy” (w analityce np. 133 „Rachunek dotacji…”)
„Bieżący rachunek bankowy” (w analityce np. 133 „Rachunek dotacji…”)
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce np. „Rozrachunki z tytułu przyznanych dotacji”).
PRZYKŁAD
Podmiot gospodarczy wystąpił o przyznanie dotacji unijnej w styczniu 2006 r. Wniosek o dotację został zaakceptowany i w marcu 2006 r. podpisana została umowa, na mocy której jednostce przyznano dotację w kwocie 120 000 zł. Zgodnie z treścią umowy jednostka ma za uzyskane dofinansowanie przeprowadzić nieodpłatne szkolenia dla osób fizycznych najpóźniej do końca 2006 r. Dotacja zostanie przekazana po przeprowadzeniu 50% szkoleń.
Metoda 3
Bazuje na założeniu, że w momencie podpisania umowy o dotację podmiot gospodarczy dokładnie zna jej kwotę i jednostka posiada pewność, że dotację otrzyma. Wartość dotacji jest jednak niewielka (np. 5000 zł). Stosując zasadę istotności, jednostka może nie dokonywać żadnych zapisów w ewidencji księgowej w momencie podpisania umowy, lecz dopiero w momencie wpływu dotacji na rachunek bankowy zapisem:
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” (w analityce np. 133 „Rachunek dotacji…”)
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Metoda 4
Umowa o przyznanie dotacji została podpisana w listopadzie 2005 r., ale dotacja będzie związana z działalnością w 2006 r. W takiej sytuacji należy stosować metodę ewidencji 2 lub 3.
WAŻNE!
Stosowane metody ewidencji przychodów z tytułu dotacji powinny zostać opisane w zasadach (polityce) rachunkowości danego podmiotu gospodarczego.
Należy ponadto podkreślić, że w przypadku jednostek stosujących metodę wynikową otrzymanie środków pieniężnych z przeznaczeniem na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych (środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych), jak również równowartość nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych sfinansowanych ze środków UE zawsze powinno być odnoszone na konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
WAŻNE!
W przypadku otrzymania dotacji finansujących środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne – jednostki stosujące metodę wynikową muszą księgować je poprzez konto rozliczeń miedzyokresowych przychodów.
W tej sytuacji zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększać będą stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych ze środków funduszy unijnych.
Ewidencja księgowa w przypadku księgowania dotacji otrzymanych na zakup środków trwałych przebiegać będzie następująco:
• wpływ środków pieniężnych z funduszy strukturalnych UE na rachunek bankowy jednostki
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” (w analityce np. 133 „Rachunek dotacji…”)
Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
• zakup środka trwałego
Wn konto 010 „Środki trwałe”
Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” lub konto 240 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” (w analityce np. 133 „Rachunek dotacji…”)
• odpisy amortyzacyjne dokonywane od zakupionego środka trwałego
Wn konto 408 „Amortyzacja” lub konto zespołu 5
Ma konto 070 „Umorzenie środków trwałych”
• zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych równolegle do dokonanych odpisów amortyzacyjnych
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
• art. 3 ust. 1 pkt 30, art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
Anna Kędziora
księgowa, konsultant podatkowy