Oto najważniejsze kroki, jakie musi podjąć świeżo upieczony właściciel spółki z o.o. w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.
Krok pierwszy – polityka rachunkowości
Przede wszystkim firma powinna mieć opracowaną dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące w szczególności:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Tak przygotowana polityka rachunkowości powinna być zatwierdzona przez kierownika jednostki i przygotowana w formie pisemnej i aktualizowana.
Krok drugi - bilans otwarcia
Spółka z o.o. powstała z przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej, ma obowiązek otworzyć księgi rachunkowe na dzień jej rejestracji w KRS. Powinna to zrobić w ciągu 15 dni od zaistnienia zdarzenia, jakim jest przekształcenie. Pomimo zmiany formy prawnej, jednoosobowa spółka z o.o. (powstała z przekształcenia działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną), będzie kontynuowała działalność tej osoby. W związku z tym majątek oraz zobowiązania osoby fizycznej powinny być przeniesione w takim samym stanie na jednoosobową spółkę z o.o., stanowiąc bilans otwarcia spółki z o.o. Kapitał zakładowy przyjmuje się w wysokości wynikającej z aktu założycielskiego spółki z o.o.
Krok trzeci - prowadzenie ksiąg rachunkowych
Po przygotowaniu polityki rachunkowości i otwarcia ksiąg wraz z ustaleniem bilansu otwarcia, należy prowadzić księgi rachunkowe spółki z o.o., które zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości tworzą:
- dziennik;
- księgę główną;
- księgi pomocnicze;
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
W ustawie znajdują się też zapisy, które regulują, w jaki sposób prowadzi się księgi rachunkowe przy użyciu komputera. Oto najważniejsze reguły w tym zakresie:
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych na komputerze, za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania;
- warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w takiej formie jest posiadanie przez firmę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych;
Księgi rachunkowe powinny być:
- trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
- wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
- przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
- przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym;
- księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Zapisy w księgach rachunkowych
Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.
Podstawowa zasada, wynikająca z ustawy o rachunkowości jest taka, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Jeżeli pojawi się błąd, można go poprawić zgodnie ze wskazówkami zawartymi w przepisach ustawy.
Prawidłowe dowody księgowe
Dowody księgowe będące podstawą wpisów do ksiąg rachunkowych (np. faktury), powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w przepisach ustawy o rachunkowości oraz wolne od błędów rachunkowych.
Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek – w przypadku błędów w dowodach przepisy wskazują sposób ich korygowania.
W przypadku stwierdzonych błędów w zapisach księgowych poprawia się je:
- przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
- przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w wyżej określony sposób.
Piotr Kowalski
Właściciel Kancelarii Rachunkowej Leganti