W praktyce gospodarczej firmy często wynajmują pomieszczenia np. na biura czy magazyny. Przypomnijmy, że kwestie te reguluje art. 659 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.
Spółki, które na tej podstawie korzystają z różnych lokali, powinny pamiętać o odpowiedniej ewidencji czynszów z tego tytułu. Warto więc zwrócić uwagę na fakt, że opłaty mogą obejmować różne okresy sprawozdawcze.
W takiej sytuacji zastosowanie mają zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. Przepisy nakazują firmom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Z kolei dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.
Oznacza to, że jeżeli spółka z góry uiściła płatność z tytułu czynszu, ewidencja tych kosztów w księgach rachunkowych odbywa się za pośrednictwem konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych.
W księgach rachunkowych zdarzenie gospodarcze można zaewidencjonować w następujący sposób:
1. Zapłata z góry za czynsz: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki, Ma konto 130 - Rachunek bankowy.
2. Zarachowanie kosztów najmu: strona Wn konto 400 - Koszty według rodzajów - wartość w cenie sprzedaży netto, strona Wn konto 225 - Rozliczenie VAT naliczonego - wartość VAT naliczonego, strona Ma konta - Pozostałe rozrachunki - łączna kwota czynszu.
3. Przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie: strona Wn konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów, strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów.
4. Zarachowanie kosztów do bieżącego okresu: strona Wn konta 490 Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Przy rozliczaniu tego typu wydatków w księgach rachunkowych należy pamiętać o zasadzie istotności. W przypadku gdy wartość takich wydatków nie jest znaczna, może być ujęta bezpośrednio w koszty. Działanie takie nie może jednak zniekształcać wyniku finansowego spółki. Każda firma powinna więc indywidualnie określić próg istotności i zapisać go w swojej polityce (zasadach) rachunkowości.
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieszka.pokojska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
• Art. 659 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).