Czy musimy inwentaryzować ten budynek wraz z wyposażeniem (część sprzętu tam się znajdującego jest nasza - np. środki trwałe służące do uzdatniania wody - a część użyczona)? Czy musimy również objąć inwentaryzacją dekoder telewizji cyfrowej o wartości mniejszej niż 3500 zł (dekoder nie jest naszą własnością - zgodnie z umową płacimy wynajmującemu miesięczną opłatę za jego wynajem wraz z abonamentem za korzystanie z telewizji cyfrowej, a po wygaśnięciu umowy mamy obowiązek go zwrócić wynajmującemu)? Czy ww. środki trwałe, z których korzystamy na podstawie umów użyczenia i najmu, powinny być ujęte wartościowo w naszych księgach rachunkowych i traktowane jako majątek jednostki?
Umowy podpisane przez jednostkę budżetową w sprawie przyjęcia w bezpłatne użyczenie budynku kotłowni od gminy na czas określony oraz odpłatnego najmu dekodera od dostawcy usług w zakresie telewizji cyfrowej nie są podstawą do zdjęcia tych środków trwałych z ewidencji księgowej ich właścicieli i wprowadzenia do bilansowej ewidencji księgowej podmiotu faktycznie z nich korzystającego (czyli jednostki budżetowej). Jednak ze względu na konieczność zachowania należytej kontroli i nadzoru nad stanem składników majątkowych należących do innych jednostek, a znajdujących się w użytkowaniu jednostki budżetowej - wskazane jest, aby cudze środki trwałe i pozostałe środki trwałe zostały ujęte w ewidencji pozabilansowej tej jednostki. Konta właściwe do prowadzenia ewidencji pozabilansowej obcych składników majątkowych i sposób jej prowadzenia powinny zostać określone przez kierownika jednostki budżetowej w zakładowym planie kont, stanowiącym część zasad (polityki) rachunkowości jednostki (art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; dalej: uor). Jeden ze sposobów prowadzenia takiej ewidencji przedstawiono na przykładzie.
PRZYKŁAD
Samorządowa jednostka budżetowa, posiadająca składniki majątkowe oddane jej w bezpłatne użytkowanie przez inną jednostkę samorządową (sprzęt komputerowy i meble) oraz oddane w dzierżawę za symboliczną opłatę - 1 zł rocznie - przez fundację będącą organizacją pożytku publicznego (samochód przystosowany do przewozu osób niepełnosprawnych i sprzętu AGD), prowadzi ewidencję pozabilansową tych składników na kontach:
• 091 „Środki trwałe użytkowane nieodpłatnie”,
• 092 „Środki trwałe najmowane/dzierżawione odpłatnie”,
gdzie na stronie Wn tych kont ujmuje się operacje dotyczące otrzymania środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowanie, a na stronie Ma - ich zwrot właścicielowi po wygaśnięciu umów (odpowiednio użyczenia/dzierżawy) - saldo zaś tych kont oznacza wartość obcych środków trwałych pozostających na stanie jednostki. Jednocześnie do obu tych kont jest zaprowadzona ewidencja szczegółowa w postaci ksiąg inwentarzowych obcych środków trwałych, w szczegółowości pozwalającej na identyfikację poszczególnych obiektów środków trwałych (tj. zawierająca dane na temat: nazwy składnika majątkowego, symbolu Klasyfikacji Środków Trwałych i numeru inwentarzowego, charakterystyki środka trwałego, w tym opisu jego części składowych i peryferyjnych, wartości, miejsca użytkowania, a także dat przychodu/rozchodu oraz symbolu i numeru dowodu przychodu/rozchodu).
W przypadku specyficznych potrzeb danej jednostki, ewidencja pozabilansowa obcych składników majątkowych może być bardziej rozbudowana, na przykład mogą zostać osobno wydzielone środki trwałe i pozostałe środki trwałe oddane jednostce w użytkowanie i na przechowanie lub też można na odrębnych kontach wydzielać środki trwałe otrzymane od różnych podmiotów.
Jeśli chodzi o obce składniki majątkowe, to podlegają one inwentaryzacji zgodnie z przepisami art. 26 ust. 2 uor, według których znajdujące się w jednostce składniki aktywów (a więc środki trwałe, pozostałe środki trwałe, materiały, towary), będące własnością innych jednostek (powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania), powinny być objęte inwentaryzacją w drodze spisu z natury, a właściciele tych składników powinni zostać powiadomieni o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
W praktyce obowiązek inwentaryzacji wymienionych aktywów realizowany jest najczęściej w ten sposób, że:
• obce składniki majątkowe spisywane są na odrębnych arkuszach spisu z natury (w podziale według poszczególnych właścicieli),
• arkusze spisowe są wstępnie wyceniane oraz rozliczane według danych na temat ilości i wartości składników majątkowych ujętych w ewidencji pozabilansowej jednostki,
• następnie dodatkowe egzemplarze arkuszy spisowych i dokumentów rozliczeniowych, np. zestawień różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnień dotyczących stwierdzonych różnic i propozycji ich rozliczenia (lub też ich kserokopie), przesyłane są do poszczególnych właścicieli zinwentaryzowanych składników majątkowych.
Szczegółowy sposób postępowania w tym zakresie i rodzaj stosowanych dokumentów również powinien zostać określony przez kierownika jednostki w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości jednostki ustalanej na podstawie art. 10 uor - np. w instrukcji inwentaryzacyjnej.
Podstawa prawna
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)