STAN FAKTYCZNY
Jesteśmy jednostką budżetową zajmującą się zarządzaniem nieruchomościami. W ramach wykonywanej działalności świadczymy usługi najmu lokali użytkowych oraz dostawy mediów. Administrując, z upoważnienia gminy, gminnymi lokalami użytkowymi, w jej imieniu zawieramy umowy najmu z poszczególnymi najemcami. Zgodnie z postanowieniami umownymi, oprócz czynszu najmu, najemcy zobowiązani są opłacać zaliczki na poczet dostawy mediów, np.: wody, c.o., które są następnie rozliczane. W zależności od wskazań liczników, wystawiane są faktury korygujące obciążeniowe w wyniku większego zużycia mediów niż przypisane zaliczki, bądź faktury korygujące uznaniowe w sytuacji odwrotnej. W 2011 r. wystawiliśmy faktury korygujące obciążeniowe dotyczące zaliczek mediów z 2008 r. i z 2009 r. Niestety, firma odesłała ww. faktury z informacją o przedawnieniu roszczenia.
ODPOWIEDŹ
Gminnym zasobem nieruchomości, obejmującym także mieszkaniowy zasób gminy, gospodaruje wójt, burmistrz albo prezydent miasta (art. 25 ust. 1 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami; dalej: uogn). Zadania te mogą być powierzone do realizacji własnym organom wykonawczym (podlegli kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych - jednostek budżetowych i zakładów budżetowych).
Zadania, obejmujące wyłącznie zarząd nieruchomościami gminnymi, określone w art. 23 ust. 1 uogn, z wyłączeniem czynności wyszczególnionych w pkt 7-9 tej ustawy, mogą być również powierzone, w ramach zawartej umowy, zarządcom nieruchomości lub przedsiębiorcom zatrudniającym zarządców nieruchomości.
W przypadku opisanym w pytaniu, gminnymi nieruchomościami zarządza samorządowa jednostka budżetowa, która w imieniu gminy świadczy usługi najmu lokali użytkowych z gminnego zasobu nieruchomości. W ramach upoważnienia jednostka budżetowa może zawierać umowy najmu z najemcami lokali gminnych, pobierając czynsz i rozliczając opłaty za dostarczane media. Zgodnie z ustaleniami umowy jednostka, dokonując rozliczania z poszczególnymi najemcami, pobiera zaliczki na poczet kosztów dostawy mediów, a następnie finalnie rozlicza rzeczywiste koszty, wystawiając korygujące faktury obciążeniowe lub uznaniowe - w zależności od rzeczywistych wskazań liczników za dane media. Niewątpliwie taki sposób rozliczenia jest praktyczny i stanowi ułatwienie dla jednostki, pod warunkiem że ostateczne rozliczenie na podstawie wskazań liczników nie następuje w długich okresach rozliczeniowych.
Jak wynika z treści pytania, wystawione faktury korygujące obciążeniowe wystąpiły na skutek większego zużycia mediów niż pobrane zaliczki na ich konto. Faktury te były wystawione w 2011 r. i dotyczyły zużycia mediów za lata 2008-2009, które następnie zostały odesłane przez najemcę z informacją o przedawnieniu roszczeń z tego tytułu.
Zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 118 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (dalej: k.c.), jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata.
Roszczenie o niezapłacone należności z tytułu czynszu z umowy najmu lokali użytkowych przedawnia się z upływem 3 lat od momentu, gdy roszczenie to stało się wymagalne, z uwagi na charakter okresowy tego świadczenia. Ten sam okres przedawnienia dotyczy również dostarczanych wraz z usługą najmu opłat eksploatacyjnych, np. za wodę, c.o.
Jednym również ze szczególnych przepisów jest art. 554 k.c., zgodnie z którym roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy, roszczenia rzemieślników z takiego tytułu oraz roszczenia prowadzących gospodarstwa rolne z tytułu sprzedaży płodów rolnych i leśnych przedawniają się z upływem lat dwóch. Przepis ten stosuje się nie tylko do sprzedaży rzeczy, ale także do sprzedaży energii i praw.
Tak więc roszczenia z tytułu sprzedaży mediów przedawniają się z upływem lat dwóch. Jednak przepis ten odnosi się wyłącznie do sprzedaży dokonanej przez przedsiębiorstwo, które prowadzi działalność w ww. zakresie, np. zakład ciepłowniczy sprzedający energię cieplną.
W związku z tym firma, która odesłała faktury korygujące obciążeniowe, informując jednocześnie o przedawnieniu należności za media, najprawdopodobniej błędnie zinterpretowała ww. przepis art. 554 k.c. i przyjęła, że ma on zastosowanie w stosunku do jednostki budżetowej. Jednakże jednostka zarządza jedynie nieruchomościami, a nie jest przedsiębiorstwem prowadzącym działalność w zakresie sprzedaży mediów.
Jednostka budżetowa w ramach wykonywanej działalności dostarcza media wyłącznie jako pośrednik między ich dostawcami a najemcami lokali użytkowych, i nie jest ich wytwórcą.
Bieg przedawnienia, zgodnie z art. 120 k.c., rozpoczyna się od dnia, w którym opłaty za czynsz i za media stały się wymagalne, czyli terminu, do którego należało je zapłacić, i terminu, od którego zaległości z tego tytułu mogą być dochodzone przed sądem. Przedawnienie dla każdego miesiąca biegnie oddzielnie. W przypadku wystawienia korygujących faktur obciążeniowych dotyczących zaliczek za media za lata 2008-2009 należy zwrócić uwagę, czy minął okres 3-letni, licząc od dnia, w którym upłynął termin płatności zaliczki na poczet opłat za media.
Z przedstawionych w pytaniu informacji nie wynika, w jakich okresach najemcy opłacali czynsz i wnosili wraz z nim zaliczki na poczet dostawy mediów, oraz na jakiej zasadzie odbywa się dostarczanie i rozliczanie mediów - czy w ramach umowy najmu, gdzie będzie to jedna usługa obejmująca czynsz i media, które będą składnikiem najmu, czy też odrębnej umowy świadczenia usług polegających na dostarczaniu ww. mediów.
W przypadku odesłania faktur obciążeniowych przez kontrahenta, jednostka budżetowa powinna zatem skierować roszczenie na drogę postępowania sądowego w celu wyegzekwowania należnych za media opłat. Przed wystąpieniem jednak na drogę cywilnoprawną trzeba sprawdzić, czy od terminu płatności zaliczek za media w 2008 r. do dnia wystąpienia z pozwem o zapłatę roszczeń za nie minęły 3 lata. W sytuacji gdy 3-letni okres już upłynął, należy mieć na uwadze duże prawdopodobieństwo uchylenia się kontrahenta od zapłaty należności poprzez podniesienie zarzutu przedawnienia roszczeń w postępowaniu sądowym na podstawie art. 117 § 2 k.c.
Radosław Tyburczy
Podstawy prawne
• Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 224, poz. 1337)
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 85, poz. 458)
Więcej na ten temat w Rachunkowości budżetowej