Anna Kędziora
Środki pieniężne w kasie, tak jak pozostałe składniki majątku obrotowego jednostki podlegają okresowej inwentaryzacji, w wyniku której mogą zostać ujawnione niedobory lub nadwyżki środków pieniężnych.
Osoba, której powierzono prowadzenie kasy (kasjer) odpowiedzialna jest za stan gotówki w kasie i prawidłowość przeprowadzanych operacji kasowych.
W niniejszym artykule przedstawimy zasady ewidencji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych powstałych w środkach pieniężnych, a także rozliczania osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.
Powierzenie kasy trzeba udokumentować
Odpowiedzialność materialna za powierzone mienie to szczególny rodzaj odpowiedzialności pracowniczej uregulowany w art. 124-127 Kodeksu pracy. Odpowiedzialność ta dotyczy pracowników, którym powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Pracodawca powierzający pracownikom mienie ma obowiązek zadbać o odpowiednie udokumentowanie tego faktu. Brak możliwości wykazania, że mienie faktycznie zostało powierzone, a odpowiedzialność przyjęta, utrudnia ewentualne dochodzenie odszkodowania w przypadku powstania niedoboru.
Powierzenie pracownikowi mienia może nastąpić w drodze:
• podpisania umowy o odpowiedzialności materialnej,
• podpisania deklaracji lub oświadczenia.
Przykładowy wzór umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jeśli mienie dobrze chronione, to kasjer nie odpowiada
Osoba odpowiedzialna materialnie, pomimo podpisanej umowy lub złożonego oświadczenia, może skutecznie zwolnić się z odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niej niezależnych.
Należy tu zwrócić uwagę na przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 ze zm.). Rozporządzenie to określa obowiązki przedsiębiorców i kierowników jednostek w zakresie ochrony wartości pieniężnych.
Zgodnie z § 2 rozporządzenia przedsiębiorcy i kierownicy innych jednostek organizacyjnych, w celu ochrony wartości pieniężnych, są obowiązani zapewnić bezpośrednią fizyczną ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub transportu lub wykonać techniczne zabezpieczenie tych budynków, pomieszczeń i pojazdów. Zabezpieczenie techniczne musi posiadać odpowiednią klasę odporności na włamanie.
Obowiązkowo inwentaryzacja
Prawidłowy nadzór nad gospodarką kasową powinien polegać m.in. na przeprowadzaniu przez kierownika jednostki lub przez osoby przez niego wyznaczone kontroli kasy, w tym okresowej inwentaryzacji środków pieniężnych.
Obowiązek inwentaryzowania środków pieniężnych na ostatni dzień każdego roku obrotowego wynika z art. 4 ust. 3 pkt 3 oraz art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości.
Niezależnie jednak od zapisów ustawowych środki pieniężne w kasie powinny być inwentaryzowane:
• przy zmianie osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie (kasjera),
• w dowolnym czasie według decyzji kierownika jednostki,
• w sytuacjach losowych (kradzież, pożar itp.).
Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu (wartości nominalnej) przez ich policzenie oraz porównanie tak ustalonego stanu ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym a rzeczywistym. Inwentaryzację kasy przeprowadza zespół spisowy i w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej przelicza wszystkie środki pieniężne znajdujące się w kasie. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół.
W przypadku stwierdzenia niedoborów lub nadwyżek w protokole należy dokonać ich opisu wraz z domniemanymi przyczynami ich zaistnienia. Komisja powinna ponadto potwierdzić w protokole sprawdzenie zabezpieczenia kasy i zabezpieczenia pomieszczeń kasowych (klucze zapasowe, instalacje alarmowe itp.).
Protokół powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostaje przekazany kasjerowi.
Ewidencja księgowa niedoborów i nadwyżek
Do ewidencji wartości stwierdzonych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątku jednostki przeznaczone jest konto 241 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Na koncie tym ujmowane są także roszczenia z tytułu niedoborów i szkód wobec osób materialnie odpowiedzialnych - w przypadku decyzji o uznaniu ich za zawinione.
Ujęte na koncie 241 niedobory środków pieniężnych mogą stanowić:
• niedobory niezawinione, obejmujące w szczególności:
- niedobory powstałe wskutek zdarzeń losowych,
- niedobory pozorne spowodowane błędami w ewidencji przychodów lub rozchodów albo popełnionymi w trakcie inwentaryzacji.
• niedobory zawinione, powstałe np. na skutek zaniedbania przez konkretne osoby obowiązków właściwego zabezpieczenia mienia, nadzoru, zniszczenia, przywłaszczenia itd.
W zależności od decyzji kierownika jednostki niedobory zawinione mogą:
• nie podlegać dochodzeniu od osób materialnie odpowiedzialnych - wówczas następuje odpisanie ich wartości w ciężar odpowiednich kosztów (strat), albo
• stanowić przedmiot roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych.
Należy podkreślić, iż zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory i nadwyżki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Ewidencja analityczna prowadzona do konta 241 „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” powinna umożliwiać:
• wyodrębnienie ujawnionych niedoborów i nadwyżek składników majątku, w tym według osób materialnie odpowiedzialnych za ich stan,
• prawidłowe rozliczenie ujawnionych niedoborów i nadwyżek.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawy prawne:
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne - Dz.U. Nr 129, poz. 858; ost.zm. Dz.U. z 2000 r. Nr 17, poz. 221