Ewidencja kosztów może być prowadzona na cztery sposoby:
• na kontach Zespołu 4, bez korzystania z konta 490 „Rozliczenie kosztów”,
• na kontach Zespołu 4, z zastosowaniem konta 490 „Rozliczenie kosztów”,
• na kontach Zespołu 4 i Zespołu 5,
• na kontach Zespołu 5.
Na kontach Zespołu 4 ewidencja kosztów odbywa się według rodzajów, a na kontach Zespołu 5 - według miejsca powstania.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
W zależności więc od wybranego wariantu sporządzenia rachunku zysków i strat jednostka musi zastosować odpowiednią metodę ewidencji kosztów. Należy jednak zwrócić uwagę, że np. nie jest możliwe sporządzenie rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym bez prowadzenia ewidencji kosztów na kontach Zespołu 5.
Jednostka może też ewidencjonować koszty tylko na kontach Zespołu 5. W takim przypadku możemy mieć problemy z przygotowaniem informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego, w którym obowiązkowo trzeba umieścić informację o kosztach w przekroju rodzajowym.
Dlatego zaleca się ewidencję kosztów na kontach Zespołu 4 - a w razie potrzeby można uzupełnić to ewidencją na kontach Zespołu 5. Stosowanie kont Zespołu 5 oznacza ewidencję tych samych kosztów, które zostały ujęte na kontach Zespołu 4, tylko w innym przekroju. To, jakie konta powinny figurować w Zespole 5, zależy od potrzeb jednostki, ponieważ konta te zaspokajają przede wszystkim potrzeby wewnętrzne, tj. zapotrzebowania informacyjne zarządu.
W organizacjach non profit nieprowadzących działalności gospodarczej koszty należy dzielić na koszty statutowe i koszty administracyjne. W ramach kosztów administracyjnych wykazuje się koszty według rodzajów. Dlatego też w takich jednostkach nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji kosztów na kontach Zespołu 5. Ponieważ w rachunku wyników nie ustala się zmiany stanu produktów, nie ma też potrzeby prowadzenia ewidencji, stosując konto 490 „Rozliczenie kosztów”.
W przypadku organizacji non profit, które podjęły prowadzenie działalności gospodarczej, z wielu powodów zaleca się ewidencję kosztów zarówno na kontach Zespołu 4, jak i Zespołu 5:
1. Na kontach Zespołu 5 możliwe jest podzielenie kosztów administracyjnych dotyczących działalności statutowej i gospodarczej.
2. Organizacja prowadząca działalność produkcyjną lub handlową za pomocą kont Zespołu 5 będzie mogła ustalić rzeczywisty koszt wytworzenia.
3. Konta Zespołu 5 umożliwiają dokładną lokalizację miejsca powstania kosztów, co ułatwia ich kontrolę.
Ewidencja kosztów na kontach Zespołu 4 - bez zastosowania konta 490
Ewidencja kosztów bez zastosowania konta 490 „Rozliczenie kosztów” jest możliwa w jednostkach prowadzących działalność handlową, gdzie nie występuje produkcja. Wynika to z tego, że tylko w tych jednostkach występuje sytuacja, kiedy poza kosztami prostymi podlegającymi rozliczeniu w czasie nie ma innych kosztów dotyczących innych okresów niż okresu sprawozdawczego.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ustalenie wyniku finansowego (nadwyżki przychodów lub kosztów) następuje na zasadach ogólnych, tj. koszty z kont Zespołów 4 i 7 oraz przychody należy przenieść na konto 860 „Wynik finansowy”.
Przy stosowaniu tego sposobu ewidencji, bez konta 490, w pozycji „Zmiana stanu produktów” nie wykazuje się żadnej wartości. W kosztach ujęte są jedynie koszty dotyczące danego okresu. Zapewnia to księgowanie poniesionych kosztów prostych podlegających rozliczeniu w czasie bezpośrednio na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne”.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Funkcjonowanie konta 490 „Rozliczenie kosztów”
Konto 490 „Rozliczenie kosztów” służy do:
• rozliczenia kosztów rodzajowych,
• ustalania wartości umieszczanej w pozycji „Zmiana stanu produktów” porównawczego wariantu rachunku zysków i strat.
Konto 490 może spełniać w pełni lub częściowo funkcję rozliczania kosztów. Pełną funkcję spełni przy stosowaniu kont zarówno Zespołu 4, jak i 5. Funkcję częściową - gdy jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach Zespołu 4. Natomiast jeśli organizacja prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach Zespołu 5 - konto 490 niema w ogóle funkcji.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Takie ujęcie oznacza, że na kontach Zespołu 4 ujmowane są wszystkie koszty poniesione w danym okresie, niezależnie od tego, czy dotyczy to bieżącego okresu czy okresów przyszłych. Dlatego w tym przypadku funkcją konta 490 „Rozliczenie kosztów” jest korygowanie kosztów rodzajowych o koszty, które nie dotyczą danego okresu.
Proces ustalenia wyniku finansowego
Ustalenie wyniku finansowego jest już bardziej skomplikowane, ponieważ wymaga ustalenia zmiany stanu produktów. Należy więc postępować według stałego technicznego schematu.
Krok 1
• przeniesienie wszystkich przychodów powstałych w danym okresie na konto 860 „Wynik finansowy”.
Krok 2
• przeniesienie wszystkich kosztów rodzajowych poniesionych w danym okresie na konto 860 „Wynik finansowy”.
Krok 3
• zaksięgowanie kosztów rozliczonych w czasie w części przypadającej na okres bieżący na konto 490 „Rozliczenie kosztów”,
• przeksięgowanie kosztów własnych sprzedaży z kont Zespołu 7 na konto 490 „Rozliczenie kosztów”,
• ustalenie salda konta 490 „Rozliczenie kosztów”.
Saldo konta 490 „Rozliczenie kosztów” odpowiada zmianie stanu produktów, którą należy przenieść na konto 860 „Wynik finansowy”.
Krok 4
• przeniesienie zmiany stanu produktów na konto 860 „Wynik finansowy”.
Krok 5
• sporządzenie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawy prawne:
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 63, poz. 393
• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117