Jakie dokumenty należy udostępnić biegłemu
Zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownik badanej jednostki powinien zapewnić udostępnienie biegłemu rewidentowi:
1 ksiąg rachunkowych;
2 dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów;
3 wszelkich innych dokumentów w postaci:
a) istotnych umów handlowych i bankowych, których stroną jest badana jednostka,
b) uchwał z posiedzeń zarządu, rady nadzorczej,
c) innych ważnych dokumentów.
Sprawozdania finansowe jednostek mikro
Oprócz tego kierownik jednostki powinien udzielić wyczerpujących:
1 informacji, wyjaśnień i oświadczeń, które są niezbędne do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu finansowym jednostki,
2 informacji związanych z przebiegiem badania,
3 informacji o terminach spisów z natury składników majątku jednostki.
Dostęp do ważnych dokumentów powinien być zapewniony, gdyż może to uniemożliwić uzyskanie pełnych informacji o sytuacji jednostki, które są niezbędne do wydania opinii z badania. W przypadku, gdy biegły rewident potrzebuje dostępu do dokumentów istotnych z punktu widzenia prowadzonego badania, powinien on każdorazowo zwrócić się w tej sprawie do kierownika badanej jednostki.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Warto przy okazji wspomnieć, że biegły rewident ma obowiązek zachowania jako tajemnicy służbowej tego wszystkiego, czego dowiedział się w trakcie wykonywania swoich obowiązków. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy musi złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.
Dokumenty weryfikowane przez biegłego
W przypadku, gdy biegły przeprowadzał badanie danej jednostki w poprzednim roku, to aktualizuje on swoją dokumentację rewizyjną, uzupełniając ją o dokumenty, które uległy zmianie w danym roku obrotowym.
Zapoznając się z jednostką, biegły rewident poprosi ją o przedstawienie następujących dokumentów:
Dokumenty rejestracyjne, uchwały, umowy:
1) NIP,
2) REGON,
4) odpis KRS,
5) umowa lub statut jednostki,
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi wykreślenie z KRS
6) opinia i raport z badania sprawozdania finansowego za rok ubiegły, jeśli jednostka była badana przez inny podmiot,
7) uchwały zgromadzenia wspólników dotyczące sprawozdania za rok ubiegły,
8) potwierdzenie złożenia sprawozdania finansowego za rok ubiegły do KRS, urzędu skarbowego oraz do publikacji w „Monitorze Polskim B”,
9) uchwała Rady Nadzorczej lub zgromadzenia wspólników o wyborze audytora,
10) umowy kredytowe z bankami, umowy pożyczek,
11) protokoły z kontroli skarbowych, ZUS itp.
Polityka rachunkowości
Po zapoznaniu się z wymienionymi wyżej dokumentami biegły rewident zwraca szczególną uwagę na politykę rachunkowości. Jest ona bowiem podstawą ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych jednostki. Dlatego przed przystąpieniem do sporządzenia sprawozdania finansowego jednostka powinna ją przejrzeć i w razie potrzeby zaktualizować.
W praktyce często zdarza się, że małe i średnie jednostki nie przywiązują wagi do jakości sporządzonej przez siebie polityki rachunkowości i nie rozstrzygają w niej sposobów ujęcia wielu operacji gospodarczych. Należy wspomnieć jak ważną kwestią jest przyjęcie przez jednostkę odpowiednich rozwiązań dostosowanych do specyfiki jej działalności. W wielu bowiem przypadkach ustawa o rachunkowości zawiera kilka sposobów wyceny aktywów i pasywów. Spośród wielu możliwych rozwiązań jednostka powinna wybrać te zapewniające rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego.
Należności nieściągalne, przedawnione i umorzone w bilansie
Polityka rachunkowości w szczególności powinna określać:
1) rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze;
2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli:
a) zakładowego planu kont,
b) wykazu ksiąg rachunkowych,
c) opisu systemu przetwarzania danych;
4) system służący ochronie danych i ich zbiorów.
Dodatkowo istotne jest sprawdzenie ciągłości stosowanych przez jednostkę zasad rachunkowości, co nie oznacza, że nie można dokonywać w nich zmian. Jednostka powinna pamiętać jednak o tym, aby w informacji dodatkowej ujawnić wprowadzone w zasadach rachunkowości zmiany, a także ich wpływ na wynik finansowy. Oprócz tego wprowadzenie zmian w stosowanych zasadach oznacza konieczność ich stosowania od początku danego roku obrotowego.
Pozostałe dokumenty
Aby móc zapoznać się z zasadami funkcjonowania jednostki oraz przeprowadzić analizę sprawności działania w jednostce systemu kontroli wewnętrznej biegły sprawdza różne dokumenty funkcjonujące w jednostce w postaci: instrukcji, regulaminów opisujących przebieg kontroli wewnętrznej, w szczególności są to:
1) regulaminem organizacyjnym jednostki,
2) regulaminem wynagradzania,
3) instrukcją obiegu dokumentów,
4) instrukcją dotyczącą gospodarki magazynowej,
5) instrukcją inwentaryzacyjną,
6) instrukcją dotyczącą gospodarki kasowej,
7) instrukcją w sprawie wnoszenia i wynoszenia składników majątkowych przez bramę – system przepustek.
autor: Marta Przyborowska
Podyskutuj o tym na naszym FORUM