Ujmowanie w bilansie zaliczek zarówno otrzymanych od kontrahentów, jak i wpłaconych przez spółkę na poczet przyszłych dostaw zależy od celu, na jaki zostały one wpłacone (np. środki trwałe, towary, usługi).
Otrzymane środki
Problem z odpowiednim przyporządkowaniem zdarzenia gospodarczego do odpowiedniej pozycji sprawo- zdania może się pojawić w przypadku środków wpłaconych spółce przez kontrahentów. Należy bowiem pamiętać, że otrzymane zaliczki na poczet dostaw, które zostaną wykonane w następnym okresie sprawozdawczym, ewidencjonuje się na koncie 850 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Taka ewidencja w księgach rachunkowych wynika z zasad memoriału i współmierności przychodów i kosztów. Natomiast zgodnie z tymi zasadami w księgach ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody, niezależnie od terminu ich zapłaty. Przy czym do pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą przychody dotyczące przyszłych okresów - zwane rozliczeniami międzyokresowymi przychodów.
Jednak mimo że w księgach rachunkowych zaliczka widnieje na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów, nie zawsze należy ją umieszczać w tej właśnie pozycji w bilansie. Będzie tak w przypadku zaliczek otrzymanych na inne cele niż dostawy i usługi, czyli np. na środki trwałe.
Z kolei zaliczki otrzymane na poczet przyszłych dostaw towarów w bilansie powinny być ujęte jako zobowiązania krótkoterminowe. Należy je umieścić w pasywach bilansu odpowiednio w zależności od tego, czy zostały przekazane przez jednostki powiązane, czy pozostałe, w pasywach w pozycji B.III.1b) lub B.III.2e) Zaliczki na dostawy.
Zapłacone zaliczki
Również zapłacone przez spółkę zaliczki będą ujmowane w pasywach bilansu w zależności od tego, co będzie przedmiotem dostawy. Tak więc w przypadku towarów i materiałów, a także usług wykazuje się je w pozycji B.I. Zaliczki na dostawy, natomiast środków trwałych w pozycji A.II.3 Zaliczki na środki trwałe w budowie.
Takie wykazanie w sprawozdaniu zapłaconych środków pieniężnych będzie właściwe, nawet jeżeli do końca roku obrotowego spółka nie otrzymała faktury. Potwierdzeniem dokonania wpłaty jest bowiem wyciąg bankowy, a także faktura, którą spółka otrzyma na początku kolejnego okresu sprawozdawczego.
Należy pamiętać, że w przypadku zaliczek otrzymywanych i wypłacanych w walutach obcych konieczne jest ich przeliczenie na walutę polską. Należy to uczynić według kursu średniego ustalonego dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski obowiązującego na dzień bilansowy. W przypadku gdy rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia. Skutki tej wyceny należy ująć odpowiednio jako przychody lub koszty finansowe.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak ująć zaliczkę na dostawę towaru
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieszka.pokojska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).