Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. Natomiast, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy - podpis składają wszyscy członkowie tego organu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
O tym, kto podpisuje sprawozdanie finansowe, decyduje forma prawna prowadzonej przez jednostkę gospodarczą działalności. Dlatego też kierownicy jednostek składają podpisy jak następuje:
- w przypadku przedsiębiorstwa osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą podpis składa osoba fizyczna prowadząca działalność;
- w przypadku spółki cywilnej i spółki jawnej podpis składają wspólnicy prowadzący sprawy spółki;
- w przypadku spółki partnerskiej podpis składają wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd;
- w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej podpis składają komplementariusze prowadzący sprawy spółki;
- w przypadku spółki z o.o. i spółki akcyjnej podpisy składa zarząd;
- w przypadku jednostki będącej w postępowaniu upadłościowym podpisy składają: likwidator, a także syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym, prowadzący przedsiębiorstwo upadłego.
Podpis musi znajdować się na wszystkich częściach sprawozdania finansowego, czyli na wprowadzeniu do sprawozdania, bilansie, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacjach i objaśnieniach, jak również na rachunku przepływów pieniężnych i zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym. W praktyce często ze względów ostrożnościowych zdarza się, że każda ze stron opatrzona jest podpisem, w celu uniknięcia nieuprawnionej wymiany jakiejkolwiek ze strony.
Ustawa o rachunkowości zakłada możliwość odmowy podpisania sprawozdania przez głównego księgowego lub kierownika jednostki, co wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania. Przyczynę odmowy złożenia podpisu może być m.in. przejęcie przez głównego księgowego obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w trakcie roku bądź po jego zakończeniu, co uniemożliwia mu uzyskanie pewności, co do rzetelności prowadzonych ksiąg.
Kto jest zobowiązany podpisać sprawozdanie finansowe, gdy w trakcie roku obrotowego, za który sporządzany jest dokument, nastąpiła całościowa lub częściowa zmiana składu zarządu? W takiej sytuacji sprawozdanie podpisują osoby, które na dzień sporządzenia sprawozdania pełniły funkcję kierownika jednostki.
Dość istotne znaczenie ma także data podpisania sprawozdania finansowego. Ważne jest, aby wszystkie części składowe sprawozdania były opatrzone taką samą datą. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy w jednostce wystąpiły zdarzenia po dniu bilansowym, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania, które wpływają w sposób istotny na przygotowane sprawozdanie. Wtedy bowiem sporządza się nowe sprawozdanie finansowe i uprawnione osoby podpisując je podają nową datę podpisu.
Osoby podpisujące sprawozdanie finansowe biorą na siebie odpowiedzialność za zawarte tam informacje, czyli potwierdzają, że sprawozdanie to jest kompletne i przedstawia zgodny z prawdą i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
Odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym także za nadzór, ponosi kierownik jednostki, nawet jeżeli niektóre z obowiązków w tym zakresie zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą, np. głównemu księgowemu. Powierzenie odpowiedzialności głównemu księgowemu nie oznacza jednak, że kierownik jednostki już jej nie ponosi. Zakres odpowiedzialności kierownika ma charakter nieograniczony, odpowiada on bowiem nadal z tytułu nadzoru za rachunkowość jednostki.
Warto wiedzieć, że w ubiegłym roku rozszerzono grupę osób odpowiedzialnych za sprawozdanie finansowe jednostki. Dołączono do ustawy o rachunkowości art. 4a, który przewiduje solidarną odpowiedzialność kierownika jednostki oraz członków rady nadzorczej lub innych organów nadzorujących jednostki za zgodne z ustawą sporządzenie (oraz publikację) sprawozdania finansowego oraz sprawozdanie z działalności jednostki. Przepis ten obarcza członków rady nadzorczej odpowiedzialnością za sprawozdanie finansowe, mimo że sami sprawozdania nie podpisują.
Podstawa prawna
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466